Tag der offenen Tür erfolgreich planen und umsetzen
Nadine Barth Events Marketing Organisation Werbung
Wenn Unternehmen sich dazu entschliessen, einen Tag der offenen Tür zu veranstalten, dann sollte an diesem wichtigen Termin nichts dem Zufall überlassen werden. Um potenzielle Kunden, Partner und Konkurrenten von der eigenen Firma zu überzeugen, sollte zwar eine lockere, aber dennoch professionelle Atmosphäre herrschen. Und die entsteht nicht von alleine.
Damit am grossen Tag alles wie am Schnürchen klappt, ist jede Menge Vorarbeit nötig, die am besten im Team angegangen wird. Das Ziel sollte dabei nie aus den Augen verloren werden: Aussenstehende von den eigenen Produkten oder Dienstleistungen und der eigenen Firmenphilosophie zu überzeugen.
Eckdaten entscheidend für Erfolg
Bevor es um die konkreten Abläufe des Tages der offenen Tür geht, müssen zuerst einige wichtige Formalitäten geklärt werden. In einem ersten Schritt sollte ein Termin gefunden werden, an dem voraussichtlich möglichst viele Menschen Zeit haben. Hier bietet sich besonders das Wochenende an. Da am Sonntag traditionell in vielen Familien Zeit mit den Angehörigen verbracht wird, wäre Samstag der optimale Tag.
Neben dem Wochentag ist auch der zeitliche Abstand zwischen der Bekanntgabe des Events und dem Termin als solchem wichtig. Wer potenziellen Besuchern genügend Zeit zum Planen lassen möchte, der sollte den Termin mindestens einen Monat im Voraus bekanntgeben. Das erfordert, dass die Location frühzeitig gebucht wird und am grossen Tag alles bereitsteht.
Besucher begeistern durch abwechslungsreiches Programm
Der Tag der offenen Tür soll natürlich in erster Linie Aussenstehende über das eigene Unternehmen aufklären und die Firma in ein gutes Licht rücken. Damit sich die Besucher nicht langweilen, reicht es allerdings nichts aus, nur Vorträge über Produkte, Erfolge und Ziele zu halten.
Je spannender und abwechslungsreicher der Tag der offenen Tür gestaltet wird, desto eher möchten die Gäste bleiben und desto positiver behalten sie den Tag in Erinnerung. Es lohnt sich also, wenn hier ein wenig Mühe und Geld in gutes Entertainment investiert wird.
Welche Möglichkeiten zur Unterhaltung angeboten werden, hängt in erster Linie von der Zielgruppe ab. Welche Altersgruppe wird erwartungsgemäss am meisten vertreten sein? Und welche Interessen haben die Besucher wohl? An dieser Stelle kann es hilfreich sein, wenn Veranstalter eine Persona erstellen, um die Zielgruppe besser kennenzulernen und deren Erwartungen abschätzen zu können.
Besonders viel Aufmerksamkeit kann am Tag der offenen Tür durch das Einladen von Promis erlangt werden. Wenn einen bekannter Sänger oder eine Band auftritt, dann lockt das unweigerlich Besucher an. Ebenfalls sehr beliebt: Falls Kinder mit zur Veranstaltung gebracht werden dürfen, darf ein Clown nicht fehlen, um die kleinen Gäste bei Laune zu halten.
Grillen am Tag der offenen Tür
Nicht nur die Liebe geht durch den Magen, sondern auch die Begeisterung der Besucher für die veranstaltende Firma. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass für das leibliche Wohl gesorgt wird. Findet das Event im Sommer oder Frühling statt, ist Grillen eine tolle Möglichkeit, um Gäste zu überzeugen.
Damit wirklich alle Besucher auf ihre Kosten kommen, ist es essenziell, neben Fleisch und Wurst auch Speisen ohne Fleisch zu servieren. Frisches Gemüse vom Grill kommt gerade bei Vegetariern oder bei gesundheitsbewussten Menschen sehr gut an. Ansonsten ist es wichtig, dass das Fleisch und die Wurst von einer hohen Qualität sind.
Zusätzlich zum klassischen Steak und der Wurst vom Grill sollten typische Kinderessen wie Chicken Wings oder Burger angeboten werden. Diese werden nicht nur von den Kids gerne gegessen, sondern auch viele Erwachsene schätzen diese Leckereien.
Bild: stockcreations – shutterstock.com
Nicht nur die Speisen, sondern auch die Getränke sollten eine gewisse Wertschätzung gegenüber der Besucher unter Beweis stellen. Zu den gegrillten Speisen passt am besten ein frisch gezapftes, kühles Bier oder ein eiskalter Softdrink.
Kontakte pflegen und neue Beziehungen generieren
Natürlich hat ein Tag der offenen Tür noch einen ganz anderen Zweck, als die Gäste zufriedenstellend zu bewirten und ausreichend zu bespassen. Bei diesem Event sollen neuen Kontakte geknöpft werden, die im besten Fall in einem zukunftsträchtigen neuen Projekt enden. Zudem sollen die Besucher untereinander neue Kontakte knüpfen und sich nach Möglichkeit fachlich sowie persönlich austauschen.
Damit kleine und grosse Besucher vom Unternehmen begeistert werden können, müssen diese auch untereinander agieren dürfen. Je grösser der Andrang an Besucher ist, desto besser ist das für den Einzelnen und natürlich für das Unternehmen. Dabei sollte die Kommunikation nicht aus den Augen verloren werden.
Gemütliche Sitzecken, zahlreiche Stehtische und wind- sowie regengeschützte Unterstände im Freien sorgen dafür, das zusammenkommt, was zusammen gehört: der Kunde und das Unternehmen. Zudem sollte nach Möglichkeit das ganze Team eingespannt werden, um die wichtigen Gäste zu unterhalten und sich mit diesen auszutauschen.
Wenn der Tag der offenen Tür dann tatsächlich stattfindet, müssen die Gäste nicht nur unterhalten werden, sondern es bietet auch auch an, das Event in Bildern festzuhalten. Wer daran denkt, Fotos und Videos vom diesem besonderen Fest aufzunehmen, der kann das entsprechende Material später zum Beispiel auf der eigenen Homepage oder in einer Zeitschrift verwenden. Traut sich niemand aus dem Team diese Aufgabe zu, kann ein Fotograf engagiert werden.
Quellen:
Titelbild: Rido – shutterstock.com
