Komfortable Dossiers- und Schriftgutverwaltungen – mit eDossiers

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Wie kann man Dossiers und Schriftgut im Kontext eines Unternehmens bündeln? Häufig fehlt bei der einzelnen Speicherung in Dateien der erkennbare Zusammenhang, und die Recherche dauert unnötig lange. Mit eDossiers lässt sich das ändern.

In elektronischen Dossiers werden Geschäftsprozess, Inhalte und Anwendungen kombiniert und am selben Ort hinterlegt. So kann man schneller in die Vorgangsbearbeitung einsteigen und lange Recherchen in den Geschäftsunterlagen vermeiden.

Jedes Dossier wird als Teil eines Vorgangs eingeordnet und kann jederzeit abgerufen und aktualisiert werden. Dabei wird auch die E-Mail-Kommunikation einbezogen. EDossiers bringen Übersicht und Transparenz in die Geschäftsprozesse. Weitere Informationen über das Arbeiten mit eDossiers sind hier zu finden.

Was sind eDossiers?

Bei eDossiers handelt es sich um eine EDV-gestützt Dossiers- und Schriftgutverwaltung. Sie kann auf Abteilungs-, Vorgangs- oder Projektebene eingesetzt werden. Anmerkungen, Schriftverkehr, E-Mails, Zahlungsverkehr oder juristische Zusammenhänge werden in den elektronischen Dossiers gebündelt und können gemeinsam abgerufen werden. So werden Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen auf den ersten Blick deutlich, und lange Recherchen können vermieden werden. Die e-Dossier-Technologie vereint unterschiedliche Dossieranwendungen und Dateiformate. Alle Informationen können nach vorgangs- oder kundenbezogenen Kriterien geordnet und gebündelt abgefragt werden. Dafür genügt schon ein einziger Klick auf ein Icon.

Wo kommen eDossiers zum Einsatz?

Elektronische Dossiers können in allen Bereichen eines Unternehmens produktiv genutzt werden. Im Vertrieb können zum Beispiel Kundendossiers angelegt werden. Die Lagerverwaltung kann mit einem Bestandsdossier optimiert werden.

Im Personalbereich kann man sich mit Personaldossiers einen Überblick verschaffen. Bezüglich Planung, Produktentwicklung und Fertigung können Projektdossiers angelegt werden, die den Fortgang eines Projekts dokumentieren. Juristische Vorgänge können in Form von Vertragsdossiers oder Gerichtsdossiers verarbeitet werden. Die Bündelung verschiedener Unterlagen und Vorgänge ist auch in der Verwaltung und im Gesundheitswesen von herausragender Bedeutung.

Hier können spezifizierte bzw. fallorientierte Bürgerdossiers und Patientendossiers angelegt werden. Viele weitere Dossierarten können mit dieser Anwendung formiert und produktiv genutzt werden. Hängeregister und Ordner gehören mit den bündelnden Funktionen von eDossiers der Vergangenheit an. Hier einige der vielen möglichen Dossierarten, die eDossiers unterstützt:

  • Beschaffungsdossier
  • Bestandsdossier
  • Gerichtsdossier
  • Immobiliendossier
  • Kundendossier
  • Personaldossier
  • Kreditdossier
  • Leasingdossier
  • Patientendossier
  • Projektdossier
  • Vertragsdossier

eDossiers bieten viele Vorteile. (Bild: Pressmaster - shutterstock.com)

eDossiers bieten viele Vorteile. (Bild: Pressmaster – shutterstock.com)


Eine einheitliche Basis für alle Dossiers

Der grosse Vorteil von eDossiers ist, dass diese Anwendung eine einheitliche Basis für alle Dossiers schafft. Die einzelnen Vorgänge können unabhängig von lokalen Speicherorten verknüpft werden, so dass man Zusammenhänge schnell und zuverlässig erkennt. Individuelle Anforderungen verschiedener Aufgaben-, Fach- und Geschäftsbereiche können auf der Basis einer einheitlichen Technologie berücksichtigt werden.

Mit eDossiers alle Geschäftsvorgänge im Blick behalten

Die elektronische Dossierverwaltung ermöglicht einen sicheren und standortübergreifenden Zugriff auf alle relevanten Akten, Notizen, Dokumente und Schriftstücke zu einem Vorgang. Das dynamische Register wird automatisch vollständig und aktuell gehalten. Dabei können auch Informationen von Fremdsystemen integriert werden. Mit eDossiers kann man von jedem Ort aus auf den gesamten Dossierbestand zurückgreifen. Vorgänge lassen sich sorgfältiger dokumentieren, und inhaltliche Zusammenhänge können schneller erfasst werden. Die Dossierverwaltung mit eDossiers reduziert den Material-, Personal- und Raumaufwand für die Dokumentierung von Vorgängen in allen Geschäftsbereichen.

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Titelbild: Maxx-Studio – shutterstock.com

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