Fünf Strategien, mit denen Projektmanager überzeugen

Projektmanager müssen in vieler Hinsicht Multitalente sein. Eine der wichtigsten Eigenschaften ist, überzeugen zu können – Mitarbeiter, Kunden, Stakeholder, überhaupt alle in ein Projekt Eingebundenen.

Sachinformationen in Form von Zahlen, Daten, Fakten reichen dafür alleine nicht. Die Gehirnforschung zeigt: Emotionales wirkt oft besser und nachhaltiger. Mit geschickt gesetzten emotionalen Impulsen können Projektmanager Botschaften wirkungsvoll verankern. Hierzu ein eindrückliches Beispiel.

Sisyphos – ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Tagelang stellte der Projektmanager Zahlen zusammen. Er wollte seinem Team vor Augen führen, wie wichtig der Projekterfolg für sein Unternehmen ist. Schon mehrfach waren Teams an dieser Projektaufgabe gescheitert; dieses Mal sollte es klappen. Doch statt der Zahlen präsentierte der Projektmanager ein Bild – und zwar eine Zeichnung des Sisyphos, der archaischen Sagengestalt.

Sisyphos musste immer wieder einen Felsblock den Berg empor schleppen; oben angekommen rollte der Block wieder hinab. „Ich will, dass der Fels dieses Mal oben bleibt“, verkündete der Projektmanager bei der Präsentation, „unser Projekt muss ein Erfolg werden.“ Die Botschaft sass. Noch Wochen später erinnerte sich das Team an den Sisyphos. „Mit der Argumentation allein über Zahlen hätte ich diesen Effekt im Team nicht erreicht“, meint der Projektmanager.

Der entscheidende emotionale Impuls

Gehirnforscher haben festgestellt: Im menschlichen Gehirn werden Informationen und Botschaften besser verankert, wenn eine Präsentation auch das Gefühl anspricht. Deshalb geben geschickte Präsentatoren ihrem Publikum immer wieder einen „emotionalen Impuls“, einen kleinen Kick für das Gefühl. Neben inspirierenden Bildern und Fotos empfiehlt Christoph Rabl von der Unternehmensberatung „next level consulting“ beispielsweise auch die geschickte Stimmführung des Referenten, eine passende Gestik oder eine kurze, bewegende „Kurz-Story“ wie die von Sisyphos.

Er erklärt, wie Projektmanager mit fünf Kreativ-Strategien ihre Präsentation „gehirngerecht“ gestalten:

1. Achten Sie auf „Nonverbales“

Der Ton macht die Musik, heisst es. Nicht anders bei Präsentationen. Unbewusst achten Zuhörer auf die Stimmlage des Vortragenden. „Über die Stimme werden viele Emotionen transportiert“, sagt Christoph Rabl, „schwingt Sorge in der Stimme der Referenten mit, so kann er seine Zuhörer nur schwer motivieren.“ Ähnliches gilt für die Gestik. Mit verschränkten Armen vor dem Publikum zu stehen, schafft kaum Verbindung zu den Zuhörern.

In einer Generalprobe sollte der Referent beobachten, wie er auf andere wirkt – und ob sein Auftritt seine Präsentation unterstützt. Manchmal reichen wenige treffende Gesten oder eine geschickte Betonung mit der Stimme, um wichtige Botschaften hervorzuheben. Entscheidend für den Erfolg: Profis bleiben authentisch und kopieren nichts Fremdes.

2. Wechseln Sie das „Setting“

Viele Konferenzräume sind praktisch ausgestattet – doch darüber hinaus wenig inspirierend. Sie helfen kaum, emotionale Impulse zu setzen. Deshalb wählen erfahrene Präsentatoren bei besonders wichtigen Auftritten ein passendes „Setting“. So verlegte ein Manager, der achtzig Mitarbeitern ein Reorganisationsprojekt vorstellen wollte, seine Präsentation auf eine Baustelle.

Der ungewöhnliche „Tagungsraum“ signalisierte: Das Unternehmen gleicht einer Baustelle, hier entsteht viel Neues und Sinnvolles. Indes, auch mit einfacheren Mitteln kann man beim Setting einen emotionalen Impuls auslösen. Eine Projektleiterin aus dem Oman liess bei ihrer Status-Präsentation eine kleine Schale mit exotischem Weihrauch durchs Publikum gehen. Sie machte damit ihren Zuhörern deutlich: Ihr Projekt findet in einem fernen Land statt – und unterliegt dort manchmal anderen Regeln als hier.

3. Beziehen Sie die Teilnehmer ein

Was bedeutet es für die Mitarbeiter, wenn bei einem Reorganisationsprojekt Abteilungen aufgelöst werden und Mitarbeiter ihre vertraute Umgebung verlassen müssen? Ein Projektmanager zeigte dies in seinem Vortrag so: Er bat seine rund 120 Zuhörer, den Platz zu wechseln; sie sollten sich neben jemanden setzen, den sie noch nicht kannten. Nach zehn Minuten sassen alle wieder – und hatten deutlich gespürt, wie schwer es fallen kann, sich mit Fremden vertraut zu machen.

Solche „Mitmach“-Aktionen können Kernbotschaften von Vorträgen unterstützen. Doch sollten Projektmanager darauf achten, dass sie begrenzt bleiben. Vor allem darf das Publikum dem Präsentator nicht die Zügel aus der Hand nehmen, anderenfalls kann die Veranstaltung ein ungeplantes Ende nehmen.

4. Verwenden Sie emotionale Bilder

Bilder und Grafiken sind nichts Neues in Präsentationen. Doch nur selten unterstützen sie auch emotional die Botschaften. Ein gelungenes Beispiel: Derweil der Projektmanager die vor ihm liegenden Projektziele beschreibt, zeigt er das Bild einer in die Ferne führende Landstrasse. Bilder wirken sehr unmittelbar auf das Gefühl, brauchen keine weiteren Worte.

„Solche Bilder und Fotos tragen übrigens auch zum Verständnis des Gesagten bei“, erklärt Christoph Rabl, „sie unterstützen das Formulieren von Botschaften, indem sie den Inhalt eingrenzen.“ Beispielsweise erklärt das Bild der zum Horizont gleitenden Landstrasse: Die Ziele liegen noch weit in der Ferne – und sie werden nicht schon morgen erreicht.

5. Erzählen Sie eine „Story“

Die Geschichte vom Sisyphos, der vergebens den Stein auf den Berg wälzt, kennt fast jeder. Ein Bild der Vergeblichkeit und der Frustration. „Es gibt viele solcher archaischen Geschichten, die die Menschen überall auf der Welt verstehen“, sagt Christoph Rabl, „beispielsweise Sagen wie die vom Odysseus oder auch die Märchen der Gebrüder Grimm.“ Geschickte Präsentatoren erzählen mit drei, vier Sätzen diese Geschichten – und berühren damit die Gefühle ihrer Zuhörer.

Denn bei solchen archaischen Geschichten geht es immer um „Herzensfragen“ des Menschen. „Einige Geschichten drücken aus, dass der Mensch bei Herausforderungen einen Gefährten haben will, andere Geschichten zeigen, wie man mutig ins Ungewisse aufbricht“, sagt Christoph Rabl. Wer solche Geschichten erzählt, nutzt den uralten Weisheitsschatz des Menschen – und nimmt sein Publikum sofort gefangen. An solche Präsentationen erinnert sich das Publikum noch nach Wochen.

Entscheidend: nicht manipulieren

Entscheidend für alle fünf Strategien: Das Publikum darf sich durch derlei Kunstgriffe nicht manipuliert und über den Tisch gezogen fühlen. Viele Profis lassen sich deshalb in die Karten schauen und erklären ihrem Publikum, mit welchen Mitteln sie etwas präsentieren und wie diese Technik wirkt. „Führe ich beispielsweise den Mythos von Sisyphos an, so erläutere ich den Hintergrund dafür“, berichtet Christoph Rabl, „ich sage, dass ich mich durch dieses Bild besser und nachhaltiger verständlich machen will.“

 

Quelle: next level consulting Schweiz Unternehmensberatung GmbH
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