Digitalisierung: Studie zum papierlosen Büro gibt Aufschluss

Geschäftsabläufe im Büro zunehmend zu digitalisieren, trifft bei betroffenen Mitarbeitern grösstenteils auf Zustimmung. Das zeigt eine aktuelle Studie von TNS Emnid im Auftrag von Sage. Dabei halten 71 Prozent der über 800 Befragten in Deutschland, Österreich und der Schweiz „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für sinnvoll. Die Vision als „machbar“ erachten 67 Prozent. Den Hauptantrieb geben dabei Zeitersparnis und Umweltschutz, wobei die Angst vor Datenverlust und Bürokratie die Digitalisierung wieder abbremsen.

„Die Vision vom weitgehend papierlosen Büro ist sinnvoll und realisierbar, das zeigen unsere Ergebnisse. Jetzt kommt es auf die Entscheider an. Sie müssen die Rahmenbedingungen für papierlose Prozesse in ihren Unternehmen schaffen und ausbauen”, sagt Rainer Downar, Executive Vice President Central Europe bei der Sage Group plc. Software wird bei der digitalen Transformation ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg sein.

Hauptargumente für das papierlose Büro

Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ein gutes Drittel (34 Prozent) der Befürworter in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. In der Schweiz teilen diese Einschätzung nur 17 Prozent der Befürworter. Die Schweizer nennen zu 38 Prozent, die Österreicher gar zu 44 Prozent den Umweltschutz als wichtigsten Treiber.

Fortschritte nur leicht erkennbar

Eine deutliche Mehrheit (54 Prozent) der deutschen Studienteilnehmer hat in den vergangenen Jahren einen abnehmenden Papiereinsatz im Büro registriert. Ein knappes Drittel (30 Prozent) stellte keine Veränderung fest und nur 15 Prozent nahmen eine Zunahme des Papierverbrauchs wahr. In Österreich (67 Prozent) und der Schweiz (60 Prozent) hingegen fiel der Rückgang des Papiereinsatzes deutlich stärker aus. Eine Ursache dieser unterschiedlichen Entwicklungen liegt offenkundig im Umgang der Unternehmen mit dem Thema: Während in Österreich 65 Prozent und in der Schweiz immerhin 61 Prozent der Unternehmen Schritte unternommen haben, um dem papierlosen Büro näher zu kommen, wurden in Deutschland nur 56 Prozent aktiv.

Aber auch das persönliche Handeln der Befragten unterscheidet sich teilweise deutlich: So drucken in Deutschland mehr als ein Fünftel der Befragten (21 Prozent) geschäftliche Unterlagen, die sie per E-Mail erhalten, fast immer aus. In der Schweiz tun das nur 15 Prozent. “Fast nie” hingegen drucken in der Schweiz 30 Prozent, in Deutschland nur 22 Prozent ihre E-Mails aus.

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Studie zum papierlosen Büro (Quelle: Sage GmbH)

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Digitalisierung steht Angst vor Datenverlust und Bürokratie entgegen

Die grössten Hindernisse, die Schweizer Unternehmen davon abhalten, den Papierverbrauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (50 Prozent) und hohe bürokratische Hürden in Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (36 Prozent).

Dazu erklärt Marc Ziegler, Country Manager Sage Switzerland: „Wenn mehr als zwei Drittel der Unternehmen (36 Prozent) durch bürokratische Hürden gehindert wird, die Digitalisierung im Büro voranzutreiben, ist das eine erhebliche Einschränkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und eine Gefahr für den Standort Schweiz. Wir ermuntern deshalb die Entscheider in den Unternehmen, die Aufgeschlossenheit ihrer Mitarbeiter konsequenter zu nutzen und sie auf dem Weg zum nahezu papierlosen Büro mit geeigneten Lösungen auszustatten, z.B. mit Software für digital durchgehende Prozesse oder die elektronische Archivierung.”

Bislang, auch das zeigt die aktuelle Sage-Studie zum papierlosen Büro, erlebt ein gutes Viertel der Befragten (26 Prozent) im eigenen Unternehmen immer noch mangelnde Änderungsbereitschaft als ein Haupthindernis bei der Reduzierung des Papierverbrauchs.

Die Umfrage wurde unter 808 Büromitarbeitenden in Deutschland (400), Österreich (207) und der Schweiz (201) durch das Marktforschungsunternehmen TNS Emnid im Auftrag der Sage im Mai 2016 durchgeführt.

 

Artikel von: Sage Schweiz AG
Artikelbild: Johnny Greig – istockphoto.com