Betriebliche Informationen aufbereiten mit Kennzahlen

Kennzahlen sind Zahlen, die man kennen sollte. Denn Kennzahlen bilden wesentliche Funktionen und Prozesse im Betrieb in Form von absoluten oder Verhältniszahlen ab und ermöglichen so einen schnellen Überblick über betriebliche Vorgänge.

Dabei kommt es nicht auf die Anzahl der ermittelten Kennzahlen an, sondern vielmehr darauf, die Richtigen auszuwählen, sie richtig zu ermitteln und zu interpretieren.

Ein Unternehmen – gleich welcher Grösse oder Branche – zu führen und erfolgreich zu managen, ist ohne die Arbeit mit Kennzahlen kaum möglich. Ob Preise, Termine, Absatzmengen oder Leistungsstunden geplant und nachgehalten werden sollen, immer handelt es sich um quantifizierbare Grössen und damit um Kennzahlen. Um bei den vielen quantifizierbaren Grössen nicht den Überblick zu verlieren, werden in der Regel nicht Einzelwerte (z. B. der Wert einer einzelnen Rechnung), sondern verdichtete Werte (Summe aller Rechnungen eines Monats) betrachtet und verglichen.

If you can’t measure it, you can’t manage it

Jede Kennzahl ist Teil des betrieblichen Informationssystems, das das Management bei der Steuerung und Durchführung von Prozessen unterstützt. Sie ermöglichen die systematische Kontrolle der Geschäftsentwicklung und deren kurz-, mittel- und langfristiger Planung. Allerdings müssen die ausgewählten Kennzahlen dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie müssen …

• … wirklichkeitstreu sein, also die betriebliche Realität abbilden;
• … den gesamten betrachteten Prozess vollständig abbilden;
• … wirtschaftlich sinnvoll sein, und das sowohl unter dem Aspekt der für die Ermittlung und Auswertung entstehenden Kosten als auch bezogen auf ihre Aussagekraft;
• … verständlich für alle Empfänger aufbereitet sein;
• … immer auf die gleiche Weise ermittelt werden, um eine Vergleichbarkeit der Zahlen im Zeitverlauf zu ermöglichen und damit eine Entwicklung ablesen zu können.

Bei der Systematik von Kennzahlen werden zwei Arten von Kennzahlen unterschieden: Absolutzahlen (auch als Grundzahlen bezeichnet) und Verhältniszahlen. Absolute Kennzahlen werden unabhängig von anderen Zahlen betrachtet und dargestellt, daher ist ihre Aussagekraft sehr begrenzt. Beispiele für absolute Kennzahlen sind etwa die Summe aller Mitarbeiter, die Differenz von Plan- und Istumsatz, die durchschnittlichen Kosten für eine Versandpalette oder die Anzahl aller gelagerten Artikel.

Verhältniszahlen setzen zwei oder mehr Grössen zueinander ins Verhältnis und ermöglichen damit Aussagen über komplexe betriebliche Vorgänge. Die absoluten Kennzahlen „Gesamtkosten“ und „Gesamtstunden“ sind für sich betrachtet wenig aussagekräftig. Werden sie jedoch in Relation zueinander gesetzt, indem die Kosten durch die Stunden geteilt werden, ergibt sich die Verhältniszahl „Kosten pro Stunde“, die etwa als Basis für die Kalkulation genutzt werden kann.

Werden die Kennzahlen regelmässig und in gleichen Zeitabständen neu ermittelt, kann deren Entwicklung auch über die Zeit verfolgt werden. Diese Vergleiche sind ebenfalls wichtig, um möglichst früh zu erkennen, wenn sich Abweichungen ergeben, die genauer untersucht werden müssen. So kann ein im Vergleich zum Vormonat höherer Wert für die Kennzahl „Kosten pro Stunde“ bedeuten, dass mehr Überstunden angefallen und bezahlt wurden oder dass insgesamt weniger Stunden gearbeitet wurden, bei unveränderten Kosten.

Auswahl der Kennzahlen

Welche Kennzahlen konkret im Unternehmen ermittelt und überwacht werden, hängt in erster Linie von den strategischen und operativen Zielen ab. Kennzahlen sollen dabei unterstützen, die Ziele zu erreichen und bei Abweichungen möglichst zeitnah reagieren zu können, um das Unternehmen wieder auf Zielkurs zu bringen. Ist etwa ein Ziel, den Gewinn vor Steuern um 10 Prozent im kommenden Jahr zu erhöhen, muss dieses Unternehmensziel in Teilziele der einzelnen operativen Bereiche zerlegt werden, die alle ihren Anteil zur Erreichung beitragen sollen. Da Kennzahlen jedoch nur betriebliche Vorgänge abbilden und sie nicht definieren, ist bei dieser Planung die Einbindung der operativ Verantwortlichen wichtig, schliesslich liegt es an diesen, ihre Ziele zu erreichen.

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Darstellung von Kennzahlen

Besonders die verständliche Aufbereitung der Kennzahlen erweist sich in der Praxis oftmals als schwierige Herausforderung. Oft werden umfangreiche Tabellen erstellt, die möglichst viele Informationen auf engstem Raum unterbringen sollen, etwa die detaillierte Darstellung von Kostenarten oder gar Fibu-Konten. Werden die aktuellen Daten dann noch mit dem Vormonat, dem aufgelaufenen Zeitraum bis zum aktuellen Monat, dem Plan und dem Vorjahr verglichen und die absoluten und prozentualen Abweichungen dargestellt, erhöht sich die Informationsdichte enorm, während im gleichen Mass die Verwirrung beim Empfänger steigt.

Je mehr Zahlen dargestellt werden sollen, desto eher ist eine grafische Darstellung geeignet, die Informationen schnell aufzunehmen und zu verarbeiten. Diagramme in unterschiedlichen Arten visualisieren die Zahlenwerte und machen sie auf einen Blick verständlich. Bei zeitlichen Verläufen bieten sich Kurven oder Säulen an, während Torten- oder Kreisdiagramme Strukturen verdeutlichen können. Die Diagramme lassen sich bequem in Excel oder PowerPoint aus einer Datentabelle erstellen, es macht also nicht mehr Arbeit, Kennzahlen zu visualisieren, sorgt aber für deutlich mehr Verständnis beim Empfänger.

Neben der grafischen Aufbereitung tragen auch Farben dazu bei, die Ergebnisse schneller zu sichten und relevante Abweichungen zu identifizieren. Klassischerweise werden dazu die bekannten Ampelfarben eingesetzt, rot steht für eine unerwünschte Abweichung, grün signalisiert, dass sich die Kennzahl entsprechend der Planung unauffällig entwickelt. Gelb kann als zusätzlicher Indikator genutzt werden, um eine gewisse Toleranz bei Abweichungen zu definieren, die zwar beachtet werden sollten, aber nicht zu sofortigen Massnahmen führen sollen.

Von der Kennzahl zum Berichtswesen

Einzelne Kennzahlen werden meist zu komplexen Berichten zusammengestellt, in denen – entweder tabellarisch oder in Diagrammform – die verantwortlichen Führungskräfte regelmässig über „ihre“ Kennzahlen informiert werden. Die formale Gestaltung sollte dabei jeweils gleich bleiben, um eine Vergleichbarkeit mit älteren Berichten zu ermöglichen und die Akzeptanz beim Empfänger zu erhöhen. Dieser muss sich so nur einmal in die Struktur und den inhaltlichen Aufbau des Berichts einarbeiten, was bei wenig zahlenaffinen Führungskräften die Gewöhnung an dieses Werkzeug erleichtert.

Je nachdem, welche Prozesse ausgewertet werden, kann das Berichtswesen monatlich, täglich oder noch häufiger aktualisiert werden. Je stärker die Kennzahlen operative Entscheidungen beeinflussen, desto kürzer muss der Ermittlungszeitraum gewählt werden, um möglichst aktuelle Informationen zu nutzen. Je höher die Updatefrequenz der Kennzahlen ist, desto mehr Zeit wird für deren Ermittlung, Aufbereitung und Verarbeitung benötigt, was die Kosten erhöht. Es gilt daher, das Gebot der Wirtschaftlichkeit auch bei der Auswahl, Anzahl und Frequenz von Kennzahlen zu berücksichtigen.

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Fazit: Kennzahlen sorgen für Transparenz im Unternehmen und machen Prozesse messbar. Wenn sie sorgsam und mit den Verantwortlichen gemeinsam ausgewählt werden, sind sie ein optimales Werkzeug, um Entscheidungen sachbezogen und möglichst objektiv zu fällen.

 

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