Mit einem guten Sponsoren-Exposé überzeugen Sie Geldgeber von Ihrem Event

04.12.2014 |  Von  |  Organisation
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Potenzielle Geldgeber für Events sehen sich meist massenhaften Anfragen ausgesetzt. Der Bedarf an Unterstützung von Veranstaltungen mit Produkten oder Finanzspritzen ist gross. Es ist daher entscheidend, dass Sie bereits mit Ihrem Exposé aus der Menge der Bewerber herausstechen.

Zusätzlich sollten Sie innovative und wirksame Kommunikationstools anbieten, die bei Ihren Mitbewerbern nicht im Portfolio auftauchen. Die folgenden fünf Tipps liefern Beispiele für aussergewöhnlich effektive Wege, die Ihre Veranstaltung für potenzielle Sponsoren schmackhaft machen.

Vorab ein Tipp zu den erwähnten Kommunikationstools: Neben den klassischen Methoden wie Sponsoren-Erwähnung auf allen Werbemitteln, Give-aways für Teilnehmer usw. sollten Sie „out-of-the-box“ denken. Entsprechende Stichworte dafür sind Ambient- und Guerilla-Marketing – Sie finden eine Vielzahl entsprechender Promotion-Aktionen im Internet. Diese können Sie für Ihr Event adaptieren und die Inszenierung Ihren Sponsoren anbieten. Achten Sie dabei darauf, dass die Massnahme nachweisbar die Zielgruppe Ihres künftigen Kooperationspartners anspricht. Bestenfalls hat sie noch einen viralen Effekt, der über die Dauer der Veranstaltung selbst hinausweist.

1. Branchen- und Job-Clouds

Jeden Sponsor interessiert hauptsächlich, wer genau Ihre Veranstaltung besuchen wird. Dies sollten entweder potenzielle potente Abnehmer des Sponsoren-Portfolios sein oder kommunikative Multiplikatoren, bestenfalls die Meinungsführer auf dem Gebiet. Dennoch ist es nicht empfehlenswert, eine vollständige Liste aller Teilnehmer inklusive Positionsbeschreibung, Firmenporträt und angehängten XING-Profilen ins Exposé einzuarbeiten. Erstens liest das kein Mensch – und Ihr Sponsor soll doch möglichst schon beim Überfliegen des Dokuments anspringen – und zweitens wissen Sie zu der Zeit der Sponsorensuche oft noch gar nicht, wer kommen wird.

Innovativer und auch intuitiver ist stattdessen die Präsentation einer Job-Cloud. Sie kennen wahrscheinlich Tag-Clouds: Eine wolkenartige Ansammlung von Schlagworten, die in vielen Blogs erscheinen, um die wichtigsten beschriebenen Themen und deren Beliebtheit zu symbolisieren. Gehen Sie einfach die Jobtitel und Branchen Ihrer, wenn auch potenziellen oder bisher lediglich eingeladenen Teilnehmer durch und stellen Sie diese als Cloud dar. Die am häufigsten vorkommenden sollten natürlich am grössten wiedergegeben sein. So bekommen Sponsoren gleich einen Eindruck davon, wie viele Vertriebler, IT-Spezialisten, Marketingmanager, CIOs, CFOs, CEOs etc. welcher Branchen vor Ort sein werden – ohne dass Sie zu detaillierte Angaben machen müssten. Eine Software zur Cloud-Erstellung finden Sie – meist kostenfrei – im Netz.

2. Wie werden die Unternehmen präsentiert?

Unternehmen, die Sie als Gäste oder Teilnehmer Ihres Events empfangen sind bei Kongressen und Messen für Sponsoren als potenzielle Kunden interessant. Arbeiten Sie deshalb mit den Logos als Ergänzung zur reinen Aufzählung von der Firmennamen. Überhaupt sollten im Exposé viele Illustrationen verwendet werden.

Vor allem, wenn Sie Marken- oder Branchenführer als Teilnehmer gewinnen konnten, ist die Versuchung gross, diese besonders prominent zu präsentieren, um auch entsprechend starke Sponsoren zu finden. Tatsache ist aber, dass Sie je nach Event mit einer Menge kleinerer Geldgeber manchmal ebenso gut, wenn nicht besser bedient sind. Für diese wiederum sind grosse Marken oft gar nicht so interessant, da sie unter Umständen nicht die Produktions- oder Lieferkapazitäten besitzen, um mit denen zu kooperieren.


Wie werden die Unternehmen präsentiert? (Bild: © Peshkova - shutterstock.com)

Wie werden die Unternehmen präsentiert? (Bild: © Peshkova – shutterstock.com)


Stellen Sie deshalb alle Logos gleichberechtigt nebeneinander und lassen sich von der homogensten Layout-Lösung inspirieren. Das demonstriert Ihren Sponsoren, dass deren Logos von der Grafik her mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden. Unser Tipp: Wenn Unternehmen alternative Logo-Formen zur Auswahl liefern, wählen Sie immer die eckige und eingerahmte, wenn Sie mehrere Marken nebeneinander präsentieren wollen.

3. Sponsoren-Packages und kombinierbare Einzelmodule

Am professionellsten wirkt Ihr Exposé, wenn Sie entweder mehrere Sponsoren-Packages im Angebot haben, deren Preise und Umfang gestaffelt sind, oder die verschiedenen Promotion-Massnahmen als nach Wunsch kombinierbare Einzelmodule anbieten. In beiden Fällen sollten diese erst ausführlich beschrieben sein und danach nochmals in Kurzfassung tabellarisch nebeneinander gelistet auftauchen. Perfekt wäre es natürlich, würde sich jeder Sponsor für die Premium- oder Deluxe-Variante entscheiden. Andererseits ist ein verkauftes Basic-Paket immer noch besser als keines und sollte daher ebenso hochwertig kommuniziert werden.

Als eine subtile Hinweisform auf die Überlegenheit der All-inclusive-Variante hat sich die grafische Gegenüberstellung bewährt. So kann der potenzielle Sponsor sofort die Vorteile der umfangreicheren Pakete erkennen, ohne dass dies den Basistarif abwerten würde.

4. Massgeschneiderte Lösungen

Vergessen Sie nicht, neben den Angebotsmodulen auch ganz individuelle Lösungen anzubieten. Entwerfen Sie ein Szenario, das exemplarisch aufzeigt, welche Extras möglich sind, angefangen vom ausführlichen Briefinggespräch. Beschreiben Sie dieses aus Sicht eines fiktiven Teilnehmers, den Sie durch den Tag begleiten, und heben Sie all jene Stationen hervor, an denen er mit Sponsoren in Kontakt kommt – bis hin zum eigens kreierten Betthupferl auf dem Hotel-Kopfkissen.

5. Das Sponsoren-Exposé

Ihr Sponsoren-Exposé wird wahrscheinlich in der Marketingabteilung des Unternehmens oder in den Händen derjenigen landen, die für Kommunikation zuständig sind. Das sind Menschen, die jeden Tag Geschichten erzählen müssen – und das meist recht gern tun. Deshalb sind sie auch empfänglich für die Story, welche hinter Ihrem Event steht. Beschreiben Sie sich und die Veranstaltung mit dosiert emotionalen Worten, aus denen Ihre Begeisterung und Ihr Interesse für den Veranstaltungsinhalt und Ihre Teilnehmer klar abzulesen sind.

Nichts beruhigt Sponsoren mehr als ein Veranstalter, der sich ganz offensichtlich mit seinem Event identifiziert und es nicht nur als Gelddruckmaschine betrachtet. Erzählen Sie, welche Idee Ihrem Event zugrunde liegt und wie es zu dem wurde, was es heute ist. Flechten Sie kurze Anekdoten ein und machen Sie dem Sponsor Lust, mitzuschreiben am nächsten Kapitel Ihrer Eventgeschichte.

 

Oberstes Bild: © Matej Kastelic – shutterstock.com

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