Die Erfahrung der Besucher ist wichtig für die Konferenzplanung

Die Erfahrungen von Konferenzbesuchern gleichen sich oft wie ein Ei dem anderen. Die wenigsten Veranstalter haben erkannt, dass sich das Umfeld für ihre Events jedoch in den vergangenen Jahren umfassend verändert hat. Jeff Hurt, Eventmanager und Blogger aus den USA, schreibt, dass die nächste Grenze, die eine Konferenz produktiv, erwähnenswert und einzig macht, in der Erfahrung der Besucher liege.

Der Sinn einer Konferenz besteht darin, Informationen zu vermitteln und den Teilnehmern Gelegenheit zu geben, ihr professionelles Netzwerk auszuweiten. Die Möglichkeiten dafür sind heutzutage längst nicht mehr an ein einziges Event gebunden – im Internet sind sie permanent und massenhaft verfügbar. Daraus folgt unter anderem, dass es den Gästen schwerfällt, den Wert einer solchen Veranstaltung für Informationsvermittlung und Networking überhaupt noch bewusst wahrzunehmen und von anderen, digitalen Wegen zu unterscheiden.

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Die Konsequenz daraus ist: Gute – also produktive – Konferenzen müssen ihren Besuchern einen echten Mehrwert bieten, den sie in der digitalen Welt nicht finden können. Veranstalter und Eventmanager bieten ihnen anstatt einer speziellen Erfahrung jedoch meist graues Einerlei. Informationsvermittlung im einem Plenum, an Universitätsvorlesungen erinnernd,  Kaffee- und Mittagspausen, allenfalls noch Diskussionen in kleineren Runden. Auch Qualität und Preise der Veranstaltungen sind sich oft zum Verwechseln ähnlich. Für die Veranstalter hat das zur natürlichen Folge, dass sich ihre Kunden, nämlich Unternehmen und Institutionen,  für das günstigste Angebot entscheiden.

Die Konferenzteilnehmer stellen sich auf die gewohnte Langeweile ein. Derzeit scheiden sich die Geister an der Frage, ob es sinnvoll ist, die tradierten Abläufe zu durchbrechen und den Konferenzbesuchern individuelle Erfahrungen zu bieten. Das umfasst sowohl das Eventmanagement als auch die Kunden, die sich ihre Konferenzen organisieren lassen möchten. Die Ursache liegt wohl unter anderem darin, dass das Ziel, die „individuellen Erfahrungen“, schwer zu definieren und scheinbar noch schwerer umzusetzen ist.

Drei bedeutsame Punkte für die Organisation einer Konferenz

Der New Yorker Psychologe, Philosoph und Pädagoge John Dewey beschrieb Erfahrungen bereits vor Jahrzehnten als Interaktionen, die zwischen einem Individuum und seiner Umgebung stattfinden. Jeff Hurt greift diesen Ansatz auf und wendet ihn auf die Organisation von Konferenzen an. Aus seiner Sicht sind drei Kriterien wesentlich:

1. Umfeld

Eine bestimmte Umgebung kann inspirierend wirken und zu neuen Erfahrungen und Interaktionen führen – oder sie muss einfach nur ausgehalten werden. Bei der Organisation von Konferenzen stehen bisher Effizienz, Funktionalität, die Höhe des Budgets und das Erreichen vorgefasster, oft eher abstrakter Ziele im Blickpunkt. Spannend können die Konferenzen werden, die nicht nur Raum für etablierte Rituale, sondern für positive Emotionen und informelles Networking bieten. Entscheidend für den Erfolg einer Konferenz ist, ob die Veranstalter ein ideales Milieu schaffen können. Das umfasst den Austausch von Informationen – also Lern- und Kommunikationsprozesse –, und das perfekte Umfeld für die Enstehung einer aktiven Konferenz-Community. Die Frage ist, welche „physische Umgebung“ dafür notwendig ist, aber auch, ob Firmen und Institutionen bereit sind, für einzigartige Erfahrungen der Teilnehmer ihrer Konferenzen den kalkulierten Preis zu bezahlen.

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2. Potenziale der Veranstaltung

Welche neuen praktischen Fähigkeiten, welches Wissen, welche Erfahrungen können die Teilnehmer einer Konferenz tatsächlich mit nach Hause nehmen und in ihren Business-Alltag integrieren?  Zustande kommen diese Eindrücke durch passive Beobachtung oder aktive Partizipation. Hurt stellt in diesem Kontext die „emotionale Reise“ der Teilnehmer heraus, die eine zentrale Rolle dabei spiele, ob eine Konferenz – aber auch jedes andere Event – ihren Zweck erfüllt. Ob sie also die von den Veranstaltern beabsichtigten Ziele erreicht oder verfehlt. Die Antizipation dieser Emotionen sei ein wesentliches Element für die Planung und Organisation von Konferenzen. Die Aufmerksamkeit und die gefühlsmässige Präsenz der Teilnehmer sollen dabei so gesteuert werden, dass die produktiven Potenziale der Veranstaltung zu nachhaltigem Erfolg führen.

Aufseiten der Initiatoren steht hinter dieser Steuerung ein permanenter Lernprozess. Sie müssen sich die Frage stellen: Was hat dazu beigetragen, dass frühere Konferenzen von den Gästen als grossartig wahrgenommen wurden? Wo sind die Gründe für Misserfolge zu suchen? Welche inhaltlichen und vor allem auch atmosphärischen Erwartungen haben die Besucher an die konkrete Konferenz?

3. Begegnungen und Interaktionen

Die tatsächlich stattfindende Interaktion ist für das Gelingen einer Konferenz die dritte – und entscheidende – Komponente. Was spüren, beobachten und tun die Teilnehmer während der Zusammenkunft? Wie viel Zeit und Raum bekommen sie für individuelle und aktive Interaktionsprozesse? Generell gilt, dass sich Konferenzbesucher einzigartige (Lern-)Erfahrungen wünschen. Hurt führt an dieser Stelle den Begriff „Lern-Design“ in die Debatte ein, welcher über reine Informationsvermittlung weit hinausgeht.

Anspruch an moderne Konferenzen – ein differenziertes Lern-Design

Lern-Design bedeutet per Definition, dass der Fokus der Veranstaltung auf Aktivitäten und praktischen Übungen liegt, bei denen die Teilnehmer sich einbringen können. Mit einigen mehr oder weniger hochkarätigen Vortragenden ist es also nicht getan. Entscheidend ist vielmehr, auf welche Art und Weise diese sich zu ihrem Auditorium in Beziehung bringen. Es geht um kollaboratives und kommunikatives Lernen genauso wie um die Möglichkeit, die vermittelten Informationen/Lerninhalte zu interpretieren, diskutieren und im weitesten Sinne praktisch zu erproben. Das wiederum erfordert eine Konferenzorganisation, bei der die Vermittlung von Inhalten im Plenum, Diskussionen in Gruppen und informelle Phasen gleichberechtigt nebeneinanderstehen. Ausserdem sind die Umgebungen für diese verschiedenen Anforderungen eminent wichtig und sollten jeweils massgeschneidert sein.

 

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