Die Pressemappe – (nicht nur) für Medienvertreter

Die Pressemappe zählt zu den klassischen PR-Instrumenten, die nicht an Aktualität verloren haben. Sie ist die Grundlage für die Berichterstattung von Journalisten, weshalb sie sorgfältig zusammengestellt werden und einen echten Mehrwert bieten sollte. Doch welche Informationen gehören in eine Pressemappe? Wann wird sie verteilt oder versendet und an wen? Antworten auf diese Fragen finden Sie hier.

Die Pressemappe bündelt eine Vielzahl von Informationen über ein Unternehmen oder eine Organisation in einer Mappe, die meist anlässlich von Pressekonferenzen an die Medienvertreter verteilt wird. Sie kann als ansprechend gestaltete Mappe in einer Printversion oder als CD ausgelegt oder dauerhaft auf den Webseiten eines Unternehmens online gestellt werden, wo sie nicht nur für Medienvertreter jederzeit abrufbar ist. Die Pressemappe enthält die wichtigsten Unternehmensinformationen nicht nur für Journalisten. Sie ist eine der Quellen, auf die Journalisten und andere Medienvertreter zugreifen, wenn es um ausführliche Recherchen geht, die die Basis sind für Pressemitteilungen oder als Vorbereitung für Interviews. Insoweit sollte die Pressemappe einige grundlegende Informationen bereithalten.

Der Inhalt einer Pressemappe

In die Pressemappe gehören alle aktuellen und sonstigen relevanten Informationen über Ihr Unternehmen, die Journalisten und anderen Medienvertretern die wichtigsten Eckdaten an die Hand geben, zu denen Unternehmensdaten wie die Firmengeschichte, Produktinformationen, Bildmaterial, aktuelle Pressemitteilungen und gegebenenfalls zusätzliche Materialien gehören.

1. Stellen Sie allen Informationen ein Inhaltsverzeichnis voran. Das vereinfacht nicht nur die Arbeit von Journalisten, sondern weckt auch das Interesse an den Inhalten. Ausserdem verfügen Journalisten, Redakteure und andere Medienvertreter grundsätzlich über ein begrenztes Potenzial an Zeit. Insoweit verschafft ein Inhaltsverzeichnis in einer Pressemappe nicht nur einen schnellen Überblick, sondern ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen und Nachweise. Deshalb sollte es beim Aufschlagen deutlich sichtbar und übersichtlich gestaltet sein.

2. Journalisten interessieren sich für Fakten, und die sollten auch in einer Pressemappe übersichtlich strukturiert und komprimiert zur Verfügung stehen. Dafür eignet sich ein sogenanntes Factsheet, das im Idealfall einen Umfang von einer DIN-A4-Seite hat. In tabellarischer Form sind hier Daten und Fakten über die wichtigsten Eckdaten, die im Zusammenhang mit der Unternehmenspräsentation von Bedeutung sind, tabellarisch angeordnet. Zu den für Journalisten interessanten Informationen gehören je nach Anlass auch solche über die Gründung eines Unternehmens, die gewählte Rechtsform sowie Lebensläufe der Gesellschafter oder Geschäftsführer.

Je nach Anlass ist auch Zahlenmaterial für Journalisten interessant, das in Form des Geschäftsberichtes oder in Auszügen davon in die Pressemappe eingelegt werden kann. Aufschluss über die Grösse eines Unternehmens geben Infos über nationale und internationale Standorte sowie die Anzahl der Beschäftigten, was ebenfalls für die Berichterstattung von Bedeutung sein kann. Ebenso interessant sind Angaben über die Produktpalette oder die angebotenen Dienstleistungen sowie Brancheninformationen, um nur einige Beispiele zu nennen. Wichtig ist, das richtige Mass zu finden und die Pressemappe nicht zu überladen.

---

---

3. Neben dem Textmaterial ist das Bildmaterial ebenso wichtig. Legen Sie deshalb Ausdrucke von Fotos in die Pressemappe, die Journalisten kostenfrei zur Illustration des Themas verwenden können. Sofern Sie auf Ihren Webseiten einen Pressebereich eingerichtet haben, sollte auch hier umfassendes Bildmaterial für die Medien zum Download bereitstehen. Wählen Sie das Material sorgfältig aus und zwar so, dass es zum Thema der Veranstaltung passt. Geeignet sind beispielsweise Fotos der Repräsentanten Ihres Unternehmens oder Produktfotos.

4. Als Ergänzung zu Fotos oder auch als alleiniges Anschauungsmaterial eignen sich Grafiken, die aufgrund der übersichtlichen Darstellung den Leseanreiz erhöhen. Auch sie sollten zum Thema passen und geeignet sein, das in der Pressemappe vorhandene Textmaterial zu vertiefen. Im Idealfall befinden sich Grafiken als Printversion in der Pressemappe und stehen im Pressebereich auf Ihren Webseiten zum Download zur Verfügung. Wichtig ist, dass Sie urheberrechtliche Bestimmungen beachten. Das bedeutet, sowohl das Bildmaterial als auch die Grafiken sollten von Ihnen beziehungsweise einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellt worden sein. Ansonsten sollten Sie die Erlaubnis des Urhebers zur Veröffentlichung einholen.

5. Für Journalisten und Medienvertreter sind nicht nur Informationen interessant, sondern auch mögliche Ansprechpartner, die Sie mit Namen, der jeweiligen Funktion und den Kontaktdaten in der Pressemappe aufführen.

6. Je nach Anlass enthält eine Pressemappe mindestens eine aktuelle Pressemitteilung, denn Journalisten sind immer auch daran interessiert zu erfahren, worüber und wie ihre Kollegen berichten. Sie geben Medienvertretern umfassende Recherchequellen an die Hand, wenn Sie einen Pressespiegel zusammenstellen aus ausgewählten bereits erschienenen Artikeln. Sofern Sie bereits in Radio- oder TV-Sendungen als Studiogast oder mit einem Interview vertreten waren, fügen Sie entsprechende Informationen bei oder gewähren Sie Zugriff auf Audiodateien.

7. Je nach Anlass kann es sinnvoll sein, zusätzliche Materialien in die Pressemappe einzulegen. Denkbar sind bereits mit Führungspersönlichkeiten aus dem Unternehmen geführte Interviews, deren Inhalt in einer Printversion oder als Audio- oder Videodatei auf CD oder in Ihrem Pressebereich zum Download zur Verfügung steht. Sollten Sie als Unternehmer oder namhafte Führungspersönlichkeiten Ihres Unternehmens bereits eigene Fachartikel oder sonstige Publikationen verfasst haben, dann gehören diese oder zumindest Verweise darauf ebenfalls in die Pressemappe.

Pressemappen werden nicht nur anlässlich einer Pressekonferenz ausgelegt oder verteilt, sondern sind flankierendes PR-Material bei Pressegesprächen und auch auf Fachmessen. Auch bei Einladungen zu Interviews, TV-Sendungen oder Redaktionsbesuchen, bei Vorträgen, Netzwerkterminen und überall dort, wo Sie auf Journalisten treffen könnten, sollten Sie Pressemappen immer griffbereit haben – sowohl in der Printvariante als auch digitalisiert.

 

Oberstes Bild: © sixninepixels – Shutterstock.com