Bewerbungen – verwalten Sie noch oder managen Sie schon?

Das ist eine berechtigte Frage. Tatsächlich werden Bewerbungen auch mithilfe der Neuen Medien immer ideenreicher gestaltet, während mancher Personalverantwortliche im Umgang mit Bewerbungen in vergangenen Zeiten stecken geblieben ist.

Längst nicht alle Personalabteilungen sind mit einem professionellen Bewerbermanagement vertraut und so kommt es nicht selten vor, dass insbesondere Initiativbewerbungen oder solche, die nicht deckungsgleich zu einem Anforderungsprofil passen, von überforderten Personalern in der nicht strukturierten Datenbank „versenkt“ werden.

Bewerbermanagement – was ist das?

Tatsächlich besteht die Aufgabe erfolgreicher Personaler darin, Bewerber mit geübtem Auge und einem professionellen Bewerbermanagement zu sichten und auch dann im Blickfeld zu behalten, wenn aktuell keine Position vakant ist. Dieser gezielte Umgang mit Bewerbern ist mithilfe eines Bewerbermanagements möglich, das überdies noch eine Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringt. Ein strukturierter, organisierter und respektvoller Umgang mit Bewerbern dient überdies dazu, die Aussendarstellung eines Unternehmens zu verbessern. Eine positive „Bewerberpolitik“ führt auch dazu, dass die talentiertesten und qualifiziertesten Kandidaten auf ein Unternehmen aufmerksam werden, denn eine Verbreitung nicht nur über soziale und berufliche Netzwerke ist gewiss.

Die Optimierung von Prozessen im Bereich des Bewerbermanagements

Die Optimierung von Prozessen spielt in allen administrativen Bereichen eines Unternehmens eine weitreichende Rolle, nur nicht im Bewerbermanagement. Hier hinken viele Unternehmen hinterher und zwar unabhängig davon, ob Bewerbungsmappen in Papierform oder digital eingereicht werden. Während die einen in Aktenordnern bearbeitet oder unbearbeitet oder auch teilweise bearbeitet sprichwörtlich „vor sich hingammeln“, ergeht es auch den digital eingereichten Bewerbungen nicht viel besser. Um eine Optimierung in diesem Bereich zu erzielen, ist es zunächst einmal wichtig, sich die im Zusammenhang mit Bewerbungen auftretenden Probleme bewusst zu machen, zu denen diese Sachverhalte gehören:

• Bewerbungen gehen per Papier und per E-Mail ein. Insoweit stellt sich das Problem, diese beiden Formen zusammenzuführen.
• Meistens werden unabhängig davon, ob eine Bewerbung per E-Mail oder per Post verschickt wurde, keine Eingangsbestätigungen versandt, da es an einer einheitlichen Vorgehensweise fehlt.
• Eine Vielzahl von Bewerbungen gehen auch dann noch ein, wenn die ausgeschriebene Stelle bereits mit einem der Bewerber erfolgreich besetzt wurde. Das bedeutet, dass der gesamte Bewerbungsprozess sehr langsam und schleppend abgewickelt wird und dass die meisten Bewerbungen ins Leere laufen. Denn viele Bewerber erhalten keine Mitteilung darüber, dass die Stelle bereits vergeben ist beziehungsweise dass die Entscheidung zugunsten eines anderen Kandidaten ausgefallen ist.
• Der Versand von Eingangsbestätigungen oder Absagen kann nur funktionieren, wenn eine entsprechende Übersicht der eingegangenen Bewerbungen angefertigt wird, in der der Eingang jeder einzelnen Bewerbung aufgelistet und der jeweilige Bearbeitungsstatus vermerkt wird.
• Aufgrund einer fehlenden Auflistung in einer Datenbank ist auch eine sich an den Bewerbungsprozess anschliessende Auswertung der Bewerberzahlen sowie von Hintergrundinformationen bezüglich des Erfolgs des für die Veröffentlichung der Stellenanzeige genutzten Portals oder Printmediums nicht möglich.
• Die in anderen Bereichen längst gängige Praxis der professionellen Bearbeitung und Archivierung der Daten einschliesslich der Angabe des jeweiligen Bearbeitungsstatus scheint in vielen Unternehmen noch nicht Einzug gehalten zu haben. Das ist schockierend angesichts der Tatsache, dass die Rekrutierung neuer Mitarbeiter ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens ist.
  

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Von der Bewerberverwaltung zum Bewerbermanagement

Einige der geschilderten Probleme können auf einfache Weise gelöst werden. Es beginnt mit der Stellenanzeige, die jeweils mit einer Kennziffer versehen wird, unter Angabe der Bewerbungsfrist. Vereinfacht wird das Management eingehender Bewerbungen, wenn ausdrücklich um Zusendung per E-Mail gebeten wird, im Idealfall an eine eigens dafür eingerichtete zentrale E-Mail-Adresse. Unter der Voraussetzung, dass für diese Adresse ein Autoresponder eingerichtet wird, der automatisch eine Eingangsbestätigung an den Bewerber nach Eingang seiner E-Mail versendet, kann kein Bewerber vergessen werden. Sofern doch vereinzelt Bewerbungen in Papierform zugeschickt werden, sollten sie unverzüglich gescannt und in digitaler Form an die zentrale E-Mail-Adresse verschickt werden, während die Bewerbungsmappe zeitnah per Post an den Bewerber zurückgeschickt wird.

Alle eingehenden Daten werden in einer Datenbank zusammengeführt und stehen nun dem zuständigen Personaler zur Prüfung zur Verfügung. Auf diese Weise können interessante Bewerbungen zusammengeführt werden. Gleiches gilt für Bewerbungen, die möglicherweise für andere Einsatzbereiche interessant sind, oder solche, die nicht infrage kommen. Durch diese übersichtliche Sortierung können zügig Einladungen zum Vorstellungsgespräch oder Absagen verschickt werden. Die beschriebenen Aktivitäten können mithilfe von Excel-Tabellen abgewickelt werden. Doch es gibt auch spezielle Bewerbermanagement-Software, die den Recruitingprozess auf effektive Weise unterstützt und die einzelnen Arbeitsabläufe vereinfacht. Die Software hat darüber hinaus den Vorteil, dass sie gesetzliche Vorgaben berücksichtigt.

Ein durchorganisiertes Bewerbermanagementsystem spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. Auf diese Weise kann ein Unternehmen mit jeder Stellenausschreibung den Schatz an potenziellen Kandidaten erweitern. Werden diese entsprechend ihren Fähigkeiten kategorisiert, entsteht auf diese Weise ein Pool an möglichen Mitarbeitern, die bei Bedarf kontaktiert werden können. Dafür bedarf es jedoch regelmässig aus Gründen des Datenschutzes der Einwilligung der Kandidaten. Auch die Bewerber werden es positiv sehen, dass sie ein Feedback über den aktuellen Bewerbungsstatus erhalten.

 

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