Papier, Papier, Papier
Die Ausstattung sieht in jedem Betrieb je nach Bedarf ein wenig anders aus. Die klassischen Produkte unterscheiden sich in Form, Grösse und Qualität: Schreibpapier, Kopierpapier, Druckerpapier, Endlospapier, Papier für den gewerblichen Bedarf, Formulare, Schreibblöcke, Vordrucke, Quittungen, Papier für wichtige Dokumente und Recyclingpapier für schnelle Notizen, Spezialpapier für hohe Ansprüche und Einsatzmöglichkeiten.
In der Verwaltung
Uns ist wahrscheinlich gar nicht bewusst, wie oft wir zum Papier greifen. Eine schnelle Notiz beim Telefonieren, die Aufzeichnung einer wichtigen Information oder einer Idee. Eine Erinnerung, ein To Do, ein Hinweis für die Kollegen, so geht es von morgens bis abends. Viele Produkte stehen hier zur Auswahl, kleine Schreibblöcke, bunte Post-its, Notizzettel in allen Farben und Formen. Dokumente werden geschrieben, überarbeitet und ausgedruckt, dazu verwenden wir Kopier- oder Druckerpapier, zum Teil in erstklassiger Qualität. Für verschiedene Vorgänge bietet sich farbiges Papier an. Grafische Elemente und Zeichnungen erfordern ein besonderes Format, DIN A 3 oder grösser.
Vordrucke und Formulare haben ihr ganz eigenes Einsatzgebiet, sie erleichtern die Arbeit mit Bestellungen, Lieferscheinen, Laufzetteln und Abrechnungen im Finanz- und Lohnbereich. Auch auf Blöcke und Formulare zum Durchschreiben wollen wir nicht verzichten, der Durchschlag dient als Kopie, die schnell und bequem zur Hand ist.
Bereich Präsentation und Moderation
Schule, Studium, Workshops, Weiterbildung, Präsentation, Wissensvermittlung – keiner dieser Bereiche kommt ohne das passende Papier aus. Der Zuhörer schreibt in sein Notizbuch, der Moderator benutzt ein Flip-Chart mit den passenden Blöcken, auch hier sind wir angewiesen auf geeignetes Zubehör für den reibungslosen Ablauf unserer Tätigkeit.
Versand, Lager und Archiv
Natürlich kommen weder die Mitarbeiter im Lager und Versand noch das Archiv ohne Papier aus. Zerbrechliche und wertvolle Produkte erhalten Schutz durch eine gute Verpackung aus Seidenpapier oder Packpapier. In Maschinenbau und Technik werden wasserundurchlässige und korrosionsverhütende Ölpapiere verwandt. Die Lagerverwaltung und die Versandabteilung brauchen Papier für den Wareneingang und die Auslieferung, Lieferscheine, Inventur, Personal und die vielen kleinen Notizen, die den Betrieb am Laufen halten.
Besondere Papiere für besondere Aufgaben
Spezialpapiere für die verschiedensten Anwendungsbereiche vervollständigen die Betriebsausstattung. Fotopapier für Inkjet- oder Laserdruck, Karton in verschiedener Dicke, handgeschöpftes Büttenpapier für persönliche Briefe, technisches Papier, strukturiertes oder transparentes Material, Architektur- und Thermopapier für gestalterische Aufgaben und natürlich Papier für die verschiedenen Druckertypen.
Eine sinnvolle Vorratshaltung ist auch bei bewusst sparsamem Verbrauch notwendig. Ihr Lager sollte immer die eingesetzten Materialien in ausreichender Menge auf Vorrat bereithalten und regelmässig ergänzen.
Ziel papierloses Büro
Auch wenn viele Vorgänge inzwischen auf digitalem Weg erfolgen, ist der Weg zu einem komplett papierlosen Büro noch weit. Vielleicht wird es gar nicht vollständig zu verwirklichen sein. Rechnungen, Mahnungen, Auftrags- und Lieferscheine und geschäftliche Korrespondenz werden mit E-Mail versandt, viele Dokumente müssen jedoch nach wie vor als Schriftstück vorliegen. Die steuerrechtlichen Bestimmungen sind da eindeutig. Verträge gelten als Nachweis von geschäftlichen Beziehungen zwischen Unternehmen oder Personen und müssen unbedingt in Papierform aufbewahrt werden. Das gleiche gilt für Arbeitsverträge und alle anderen wichtigen Dokumente. Die Zeiten, wo ein Vertrag per Handschlag besiegelt wurde, sind lange vorbei.
Behalten Sie trotzdem den Umweltschutz und ein verantwortungsbewusstes und ressourcenschonendes Verhalten im Blick. Sparen und vereinfachen Sie, wo immer es geht. Da wo es auch im heutigen Geschäftsleben nicht möglich ist, auf Papier zu verzichten, wirtschaften Sie planvoll und achten Sie auf eine gute Vorratshaltung und passende Ausstattung.
Oberstes Bild: © patpitchaya – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
