Sicher und bequem: Datenstick und mobile Festplatte
Dank der allgegenwärtigen Rechner werden die Aufgaben flexibler gelöst, mit Hilfe von mobilen Festplatten und USB-Sticks gesichert. Planvoll eingesetzt können Speichermedien und externe Laufwerke einen wichtigen Beitrag im Unternehmen leisten. Drei Beispiele aus dem Arbeitsalltag verdeutlichen dies.
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Sicherer Austausch von Daten per Stick
Der USB-Stick spielt im Bereich des Datentransfers eine bedeutende Rolle. Ein lokaler Betrieb zum Beispiel tauscht regelmässig wichtige Daten mit anderen Niederlassungen oder Unternehmen aus. Die sensiblen Dokumente sollen nicht über das Internet von einem Computer zum anderen gesandt werden. Die Sicherheit der Daten muss unbedingt gewährleistet werden. Einfacher und schneller ist die Weitergabe online oder per E-Mail, die Übermittlung läuft problemlos, dem Partner stehen die Daten in Sekundenschnelle zur Verfügung und können bearbeitet werden. Für die Sicherheit der übertragenen Daten kann in diesem Fall aber nicht garantiert werden.
Sensible Daten benötigen sensiblen Umgang. Hart erarbeitete Neuentwicklungen, kostenintensive Projekte, Informationen aus dem persönlichen Bereich speichere ich besser auf einem USB-Stick oder einer mobilen Festplatte. Inzwischen können viele Gigabyte Daten auf relativ kleinen Speichermedien abgelegt und persönlich übergeben werden. Ohne Schwierigkeiten lassen sich diese kleinen Wunderwerke an jeden beliebigen Computer mit kompatiblem Betriebssystem anschließen. Zusätzliche Sicherheit bieten Passwörter, mit denen ich einzelne Dateien, komplette Ordner und sogar ein gesamtes Laufwerk vor neugierigen Augen schützen kann. So regle ich individuell, wem ich Zugriff auf die abgespeicherten Daten gewähre.
Hohe Sicherheit bei Wechselfestplatten
Jeder hat schon von den Folgen eines plötzlichen PC-Absturzes gehört. Auch neue Computer können „streiken“, wer diese Erfahrung bereits gemacht hat, kennt den Ärger und die Arbeit, die dieser Systemabsturz mit sich bringt. Stundenlang wird versucht, die zerstörten Dateien zu retten. Der Rechner kann über einen längeren Zeitraum nicht benutzt werden. Die Gesamtbilanz: viel Zeit, Geld und Nerven gehen verloren. Eine erfolgreiche Schutzmassnahme gegen Ausfälle sind externe (mobile) Festplatten, die als Sicherungslaufwerke genutzt werden können.
Richtig eingestellt bedeutet das eine perfekte Darstellung meiner gewohnten Einstellungen zeitgleich auf den beiden Laufwerken (Festplatte im Rechner und externe Festplatte). Unbemerkt findet das Backup im Hintergrund statt. Auf die gespiegelten Daten der Wechselfestplatte kann jederzeit zugegriffen werden. Fällt mein Rechner aus, arbeite ich auf der externen Version weiter. Die Möglichkeiten der Wiederherstellung sind umfangreich, neue PCs lassen sich auf diese Weise auch auf den aktuellen Stand bringen. Die Sicherungskopie und der benutzte PC sind möglichst auf dem gleichen Stand, dann klappt die Sicherung der Daten an den einzelnen PCs ohne Anschaffung eines teuren Servers mit speziellen Laufwerken für das Backup. Sensible Daten in einer Cloud zu speichern ist eher riskant, kein Provider kann garantieren, ausreichenden Schutz vor Hackern und Datendiebstahl zu bieten.
Die Speicherung der Daten ausschliesslich auf einem mobilen Speichermedium hat grosse Vorteile. Nach Abschluss des Projektes trenne ich die externe Festplatte vom Rechner und verwahre sie an einem sicheren Ort, zum Beispiel im Tresor. Besonders in Bereichen, wo besondere Geheimhaltung der Dokumente vonnöten ist, wird diese Methode Anwendung finden. Selbst wenn der Computer gestohlen wird, bleiben die Daten geschützt. Natürlich ist darauf zu achten, Rechner mit sehr sensiblen Daten nicht an das Internet anzubinden, um jeden unbefugten Zugriff zu vermeiden.
Unterwegs mit USB-Stick und externer Festplatte
Ob Dienstreise zu Kunden, Projektpartnern, Aussenstellen oder Lieferanten, Mobilität ist ein entscheidender Faktor im Geschäftsleben. Der Vorteil von externen Speichermedien liegt auf der Hand. Im Büro werden die benötigten Dokumente auf einen Datenstick oder Laufwerk übertragen. Die kleinen Geräte passen problemlos in die Tasche. Bei Bedarf werden die Daten per USB-Anschluss an jedem Rechner wieder ausgelesen und kopiert. Die Dokumente können ergänzt, bearbeitet und verändert werden. Völlig ortunabhängig sind die Daten auf den mobilen Geräten stets einsatzbereit. Der Nutzen: keine Abhängigkeit vom Internet, keine Gebühren für die Datenübertragung, kein Sicherheitsrisiko bei sensiblen Dokumenten.
Mobilität, Sicherheit vor Diebstahl und Crash, Aktualität der Daten – die Vorteile auf den Punkt gebracht. Jedes Unternehmen sollte den Sinn von Datensticks und externen Festplatten erkennen. Diese Medien sind keine technische Spielerei, sondern ein Gewinn in Bezug auf Flexibilität, Datensicherheit, Mobilität und effektiver Tätigkeit. Die gleiche Sorgfalt, die beim
Umgang mit Daten auf dem Rechner erforderlich ist, darf natürlich auch beim Umgang mit mobilen Wechsellaufwerken und USB-Sticks nicht ausser Acht gelassen werden.
Oberstes Bild: © pisit suwanbumrungchai – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
