Wissen ist Macht – weshalb eine Informationskultur im Unternehmen wichtig ist

Das Sprichwort „Wissen ist Macht“ ist Ihnen sicherlich bekannt. Und es gilt nicht nur im privaten Bereich, sondern auch für Unternehmen. Denn Wissen ist einer der wichtigsten Faktoren für einen Produktionsbetrieb und wird gerade in Unternehmen benötigt. Damit dieses Wissen aber auch ganz gezielt zur Verfügung steht, gibt es eine Grundvoraussetzung: Die richtigen Informationen müssen auch zur richtigen Zeit vorliegen – und genau da liegt oft eine Schwachstelle.

Fehlende Information kann fatale Folgen haben

Steht eine wichtige Information einem Mitarbeiter nicht zur Verfügung, kann das schwerwiegende Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben. Denn möglicherweise werden in der Folge falsche Entscheidungen getroffen oder Probleme nicht als solche wahrgenommen. Meist werden damit auch Aufgaben nicht zufriedenstellend erledigt, womit Leistungspotenziale ungenützt oder unausgeschöpft bleiben. In letzter Konsequenz leidet die Identifikation Ihrer Angestellten mit dem Unternehmen darunter und unnötige Kosten entstehen.

Informationszurückhaltung in Informationskultur umwandeln

Als Führungskraft können Sie gezielt Weichen stellen, damit der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen bestehen bleibt. Als ersten Schritt sollten Sie sich die Informationszurückhaltung eingestehen. Gerade im Management sind Sie den unterschiedlichsten Aufgaben und Herausforderungen im Alltag ausgesetzt. Da kann es schnell passieren, dass Informationen nicht umgehend an die Mitarbeiter oder das Team weitergeleitet werden. Damit verursachen Sie unbewusst einen Informationsstau.

Klar ist, dass nicht jede Information gleich wichtig ist. Das bedeutet im Klartext, dass Sie selektieren müssen, ohne dass Sie dabei wieder Informationen zurückhalten. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, aber auch das Gespür für kurz- und langfristige Informationsbedürfnisse. Gerade als Führungskraft ist es wichtig, dass Sie immer das grosse Ganze im Auge behalten und so die vorliegenden Informationen zur Weitergabe entsprechend richtig bewerten.

Selektion und Zeitpunkt der Weitergabe sind entscheidende Faktoren

Sobald Sie entschieden haben, welche Informationen Sie wann weitergeben, sollten Sie noch einmal selektieren. Denn es liegt auf der Hand, dass nicht jeder Mitarbeiter oder jedes Team jede Information jetzt und sofort benötigt. Unterscheiden Sie zwischen Sachverhalten, die unternehmensübergreifend wirken und somit alle betreffen, und einzelnen Vorgaben, die nur einzelne Mitarbeiter benötigen. So können Sie die individuell richtige Entscheidung treffen, welche Informationen wann weitergegeben werden müssen.

Von der Art und Weise, wie Sie Ihre Information weiterleiten möchten, ist die richtige Kommunikation entscheidend. Mit der richtigen Wahl erleichtern Sie sich Ihre Arbeit der Weitergabe ganz wesentlich und stellen sicher, dass das, was wichtig ist, auch bei Ihren Mitarbeitern direkt ankommt. Denn das Wie entscheidet darüber, ob die Information komplett und umfassend ankommt und somit auch entsprechend Ihrer Absicht umgesetzt werden kann.

Informationen, die Sie einfach nur mitteilen können, sind beispielsweise Vorgaben, wie ein Projekt abgewickelt oder ein neuer Arbeitsschritt umgesetzt wird. Geht es zum Beispiel um Kursänderungen bei Ihrem Unternehmen oder aber eine gezielte Problembehebung oder Kundenabwanderung, sollten Sie eine Diskussion in Gang setzen, die die nötigen Informationen beinhaltet.

Abhängig von der Tragweite der Sachverhalte, die Sie weitergeben müssen, kann auch ein gemeinsames Überdenken der Konsequenzen, die aus der Information resultieren, Sinn machen. Sind Sie unsicher, ob Sie den gleichen Wissensstand wie Ihre Mitarbeiter haben, ist Nachfragen sinnvoll. Dies betrifft vor allem komplexe Informationsinhalte, zu denen Sie ohne Weiteres im Team nachhaken können. Geht es um die korrekte Umsetzung wichtiger Informationen in den täglichen Arbeitsablauf, ist Integration gefragt. Besprechen Sie in diesem Fall mit Ihrem Team, welche Auswirkungen der neue Sachverhalt auf die tägliche Arbeit hat.

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Wahl des richtigen Mediums ist entscheidend

Gerade bei der Weitergabe von Informationen innerhalb eines Unternehmens gibt es viele unterschiedliche Kommunikationskanäle. Klar ist, dass die konkrete Auswahl entscheidend von Ihrer gewählten Kommunikationsstrategie abhängt. Sollte zum Beispiel ein Mitarbeiter Ihre neue Information in seinen Arbeitsablauf integrieren, macht die Mitteilung per E-Mail kaum Sinn. Hier ist in jedem Fall ein persönlicher Kontakt vorzuziehen.

Wählen Sie das passende Informations-Medium für Ihre Kommunikationsstrategie, können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Sachverhalte allen Mitarbeitern zeitgleich zur Kenntnis gebracht werden. E-Mails und Memos sind geeignet, wenn nur einzelne Mitarbeiter oder Teile des Teams informiert werden sollen. Hier ist eine Selektion der Adressaten vorzunehmen.

Wenn Sie sich für ein Meeting entscheiden, ist dies zur Informationsverbreitung von Sachverhalten geeignet, die eine Integration, Reflexion oder Diskussion nach sich ziehen. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter nur einzeln informieren, bevorzugen aber auch dazu den persönlichen Kontakt, ist natürlich das Einzelgespräch am besten geeignet. Muss eine Information in den täglichen Arbeitsablauf einbezogen werden, empfiehlt sich die Einsetzung von Coaching-Massnahmen. Diese müssen auf die individuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters abgestimmt werden, um den gewünschten Erfolg zu bringen.

 

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