Erfolgreiche Pressearbeit für Ihren Messeauftritt

Pressearbeit beginnt nicht während einer Messe, sondern bereits im Vorfeld und basiert auf einer gezielten Vorbereitung, auf flankierenden PR-Massnahmen während der Messe sowie einer sorgfältigen Nachbereitung und der anschliessenden Pflege neuer Pressekontakte.

Kündigen Sie Ihre Messeteilnahme rechtzeitig bei den Medien an, und zwar bei denen, für die Messethemen interessant sind. Richten Sie dabei Ihre Pressearbeit auf die unterschiedliche Berichterstattung dieser Medien aus. Die Fachpresse berichtet regelmässig über Spezialthemen, und das meist sehr ausführlich. Insoweit sollten Sie Ihre vorbereiteten Pressemitteilungen mit dem entsprechenden Bildmaterial rund zehn Wochen vor der Messe bei den für die Berichterstattung infrage kommenden Fachmedien einreichen. Dazu gehört auch eine Angabe Ihres Messestandortes mit der Hallen- und Standnummer sowie mit Informationen über Neuheiten, die den Besucher an Ihrem Stand erwarten.

Darüber hinaus gibt es auch Medien, die im Rahmen einer Sonderbeilage über Messen Bericht erstatten. Auch sie benötigen für den Leser verständlich aufbereitete Texte sowie Fotos, wobei hier eine Vorlaufzeit von einem Monat ausreichend ist. Anders verhält es sich mit Redaktionen im Bereich der Tagespresse, an die Sie eine bis zwei Wochen vor Messebeginn die vorbereiteten Unterlagen ausgeben können. Bei allen Medien zahlt es sich aus, bereits im Vorfeld persönliche Kontakte in die Redaktionen zu knüpfen und mit den jeweils zuständigen Medienvertretern dauerhaft Kontakt zu pflegen.

Pressearbeit während der Messe

Im Pressezentrum der Messe steht Ihnen ein Pressefach zur Verfügung, in dem Sie alle vorbereiteten und für die Berichterstattung notwendigen Materialien, beispielsweise Pressemappen, hinterlegen können. Dabei ist es wichtig, sich auf die Fakten zu konzentrieren und auf Werbung zu verzichten. Jeder Messeveranstalter organisiert besondere Termine speziell für Journalisten, über die Sie sich informieren sollten. Darüber hinaus ist es wichtig, dass immer ein im Umgang mit der Presse geübter Mitarbeiter als Ansprechpartner für Journalisten am Stand anwesend ist, der Fragen beantworten kann. Halten Sie auch während der Messe informative Unterlagen für Pressevertreter mit dem entsprechenden Bildmaterial bereit, im Idealfall in Form vorbereiteter Pressemappen.

Sofern Sie an Ihrem Stand VIP-Besucher empfangen oder Informationsveranstaltungen beziehungsweise eine Pressekonferenz oder ein Pressegespräch abhalten, sind diese immer eine Nachricht wert, weshalb Sie Journalisten im Vorfeld über diese Termine informieren sollten.

Pressemappen für die Messe

Ihre Pressemappe ist auf einer Messe neben dem Messestand das Aushängeschild Ihres Unternehmens, weshalb Sie besondere Sorgfalt auf die inhaltliche und textliche Gestaltung verwenden sollten. Eine Pressemappe beginnt mit einem Inhaltsverzeichnis. Was folgt, sind die Pressetexte über Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit passenden Fotos, die das Geschriebene illustrieren. In eine Pressemappe gehören auch Unternehmensinformationen, die knapp gehalten oder auch durch kurz gefasste Geschäftsberichte dokumentiert werden können. Es bietet sich an, ein Firmenfaltblatt mit entsprechenden Zahlen, Daten und Fakten in die Pressemappe einzulegen mit einem kurzen Firmenporträt und den Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner.

Alle in der Pressemappe enthaltenen Materialien sollten Sie auch auf einer Presse-CD mit digitalen Texten und Bildern zur Verfügung stellen. Verzichten Sie auf das Einlegen von Werbematerialien, denn für das Zusammenstellen einer Pressemappe gilt der Grundsatz, dass darin nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich enthalten sein sollte.

Am Tag vor dem Messebeginn, spätestens jedoch am ersten Messetag übergeben Sie dem Messeveranstalter ihre Pressemappen, die als Erstauflage in ausreichendem Masse vorhanden sein sollten. Organisieren Sie das regelmassige Auffüllen Ihres Pressefaches mit Pressemappen und händigen Sie diese bei individuell vereinbarten Pressegesprächen dem jeweiligen Journalisten aus.

---

---

Die Bedeutung des Personals an Ihrem Messestand

Die Wirkung und Bedeutung Ihres Messestandes steht und fällt nicht mit der Optik, sondern mit der Qualität Ihres Standpersonals. Wer hier Mitarbeiter postiert, die durch Nichtwissen, Unhöflichkeit und ungeschickte Redeführung auffallen, hat die Chance auf eine grössere Popularität und eine positive Berichterstattung bereits verspielt. Um einen nachhaltigen positiven Eindruck bei Journalisten zu hinterlassen, ist es sinnvoll, das Standpersonal vorab hinsichtlich des Angebotes und der Rhetorik zu schulen.

Flankierende PR-Massnahmen

Im digitalen Zeitalter ist die Pressemappe nicht alles, denn auch die Social-Media-Kanäle wie Twitter oder ein Unternehmensblog lassen sich für die Messe-PR ausgezeichnet nutzen. Konkrete Aktionen, ein VIP-Besuch, eine Pressekonferenz oder ein Pressegespräch, ein Vortrag, eine Produktpräsentation, eben einfach alles, was sich an Ihrem Messestand abspielt, ist eine Meldung wert. Via Twitter können Sie über den Verlauf der Messe berichten, Trendthemen aufgreifen und abschliessend ein Messe-Fazit ziehen.

Gerade auf einer Messe bietet sich ein Kommunikationsmix an. So lassen sich Video-Mitschnitte von Produktpräsentationen, Vorträgen, Interviews oder auch ein Dreh über Aktivitäten an Ihrem Stand oder ein Messerückblick hervorragend in Ihre Unternehmenswebsite einbinden, was auch für Social-Media-Plattformen und Videokanäle gilt.

Pressearbeit nach der Messe

Auch nach der Messe ist noch einmal Aktivität in Sachen Pressearbeit gefragt. Sichten Sie nach Abschluss der Messe Ihre Pressekontakte und aktualisieren Sie bei Bedarf den Presseverteiler. Den Erfolg Ihrer PR-Massnahmen können Sie an einigen Faktoren ermessen, beispielsweise am Anstieg der Besucher auf Ihren Unternehmenswebsites, an den vereinbarten Redaktionsgesprächen und an der Zahl neuer Redaktionskontakte. Lassen Sie Pressekontakte auch nach dem Messeende nicht abreissen, sondern wahren Sie Kontinuität, um Ihre Präsenz in der Presse sicherzustellen.

 

Oberstes Bild: © bloomua – Shutterstock.com