Kuvertieren im normalen Geschäftsverkehr – Chancen und Möglichkeiten

In Unternehmen ab mittlerer Grösse stellt sich permanent die Frage, wie man die einzelnen Arbeitsschritte optimieren und Kosten sparen kann. In der Regel werden dabei grosse und zeitaufwendige Posten als Erstes gesehen. Kleine Arbeiten, die tagtäglich nebenher passieren, vergisst man dagegen gern.

Kuvertieren in kleinen bis mittelgrossen Unternehmen und Behörden

Und doch ist eine dieser vermeintlich kleinen Arbeiten, das Kuvertieren von Briefen, in der Regel im Laufe des Tages mehrfach erforderlich und benötigt dann durchaus einen gewissen Zeitaufwand. Natürlich hält sich dieser für jeden einzelnen Mitarbeiter im Rahmen, im Grossen und Ganzen betrachtet kommen hier jedoch einige Stunden zusammen. Hier lohnt sich oftmals schon die Anschaffung einer Kuvertiermaschine. Diese übernimmt nach einmaliger Einstellung das Kuvertieren der kompletten Tagespost und entlastet so die Mitarbeiter erheblich. Die gesparte Zeit kann dann in andere Tätigkeiten investiert werden.

Selbiges gilt für Behörden. Da hier oftmals Bescheide und Dokumente, die unter Datenschutz stehen, versendet werden, ist ein völliges Outsourcing der Kuvertierung in der Regel nicht möglich. Auch hier können Kuvertiermaschinen Abhilfe schaffen, denn diese erledigen die Arbeit schnell und zuverlässig und sorgen so dafür, dass auch bei grösseren Mengen zu versendender Briefe oder Bescheide nicht die Arbeitszeit der Mitarbeiter überstrapaziert wird.

Kuvertieren in grossen Unternehmen und in Werbefirmen

Je grösser ein Unternehmen wird, desto grösser ist auch die Menge an Postsendungen. Ab einer gewissen Grösse lohnt es sich, darüber nachzudenken, das Kuvertieren von einem externen Dienstleister vornehmen zu lassen. Eine Möglichkeit kann hierbei sein, die Tagespost gesammelt an den Dienstleister zu übergeben, der sie dann kuvertiert und verschickt. Zwar bedeutet das in der Regel eine Verzögerung des Versands um einen Tag, führt aber zu erheblichen Arbeitszeit-Einsparungen aufseiten der eigenen Belegschaft.

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Darüber hinaus gibt es auch die Situation, in der eine Firma eine grössere Menge Werbebriefe oder anderweitige Serienbriefe verschicken möchte. Hier bietet es sich an, alle Leistungen aus einer Hand zu beziehen, vom Druck des Briefes oder Werbeflyers über die Kuvertierung und den Versand. Eines der Unternehmen, die für eine solche Auftragsvergabe infrage kommen, ist die Firma Hübscher Einpackservice (einpackservice.ch). Hier findet man vom Digitaldruck über das Kuvertieren bis hin zum Paketversand alle möglichen Dienstleistungen im Angebot.

Warum Dienstleistungen einkaufen, wenn man sie auch selbst erledigen kann?

Eine der klassischen Businessfragen lautet immer: Wann sollte ich eine Dienstleistung einkaufen und wann kann ich sie selbst erledigen oder von meinen Mitarbeitern erledigen lassen? Beim Thema Kuvertieren kann man dazu keine allgemeingültige Aussage treffen. Fakt ist, dass das Kuvertieren von Briefen je nach Postaufkommen einen nicht geringen Anteil der Arbeitszeit eines Mitarbeiters ausfüllen kann. Hier kann allein die Berechnung der Arbeitszeit zu den Kosten des Mitarbeiters schon klarmachen, ob sich der Einkauf der Dienstleistung lohnt oder ob man doch eher eine Umstrukturierung vornimmt, zum Beispiel mit einer entsprechenden Kuvertiermaschine.

Bei einem Unternehmen, das regelmässig Versandaktionen durchführt, stellt sich die Frage, ob überhaupt der Personalkörper vorhanden ist, um die Kuvertierung vorzunehmen. Dazu kommt die Frage, ob man die zu versendenden Werbeflyer, Serienbriefe oder anderen Drucksachen selbst entwirft und druckt, oder ob diese Leistung nicht auch bereits von einem externen Dienstleister eingekauft werden sollte. Gerade in diesem Fall ist eine Erweiterung des Auftrages auch auf das Kuvertieren und den Versand durchaus sinnvoll, denn gerade Dienstleister, die das Kuvertieren anbieten, arbeiten in der Regel mit Kuvertiermaschinen der neuesten Generation; dadurch kann die Kuvertierung mit geringem Zeitaufwand erledigt werden. Genau das führt auch zu relativ geringen Preisen.

Fazit

Ob es sinnvoller ist, die Kuvertierung als Dienstleistung einzukaufen oder einfach die eigenen Arbeitsabläufe zu optimieren, ist in der Regel eine Frage der Firmengrösse und des tatsächlichen Postaufkommens. Auf jeden Fall lohnt es sich gerade in diesem Bereich zu prüfen, inwieweit eine Umstrukturierung oder eine Auslagerung Kosten einsparen kann.

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