Die elektronische Rechnung in der Schweiz und ihre besonderen Anforderungen

Nicht nur Unternehmen mit einem hohen Transaktionsaufkommen setzen aus zeitlichen und verwaltungstechnischen Gründen verstärkt auf den elektronischen Rechnungsaustausch. Eine durchgehende Automatisierung der Verfahren und standardisierte Prozesse erleichtern das Handling mit elektronischen Rechnungen.

Allerdings sind die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen höher als an herkömmliche Rechnungen in Papierform. Nur wer die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz kennt und diese im Umgang mit elektronischen Rechnungen entsprechend umsetzt, bewegt sich in einem rechtssicheren Raum. Wer allerdings die gesetzlichen Vorgaben missachtet, riskiert Rechtsverletzungen, die mit empfindlichen Strafen geahndet werden können.

Die notwendigen Inhalte einer elektronischen Rechnung

Inhaltlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Anforderungen wie für herkömmliche Rechnungen, deren gesetzliche Vorgaben sich insbesondere an der Gesetzgebung zur Mehrwertsteuer (MWST) orientieren. Nach Art. 26 MWSTG muss eine Rechnung folgende Angaben beinhalten:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers beziehungsweise Rechnungsstellers sowie die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID)

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers beziehungsweise des Empfängers der Rechnung. Eine Ausnahme von dieser Regel ist in Art. 57 MWSTV geregelt, wonach diese Angaben bei einem Zahlungsbeleg von bis zu CHF 400 entbehrlich sind.

• Gegenstand, Art, Datum oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise der Dienstleistung sowie der Umfang der verrechneten Leistung

• Die Nennung der Höhe des Entgelts für die erbrachte Leistung oder Dienstleistung

• Die Höhe des auf das Entgelt entfallenden und anwendbaren Steuerbetrages, der ausdrücklich als MWST zu bezeichnen ist. Eine Ausnahme gilt, wenn die Preise einschliesslich MWST fakturiert werden, dann reicht die Bezeichnung „inklusive MWST“ unter Angabe des jeweils geltenden Mehrwertsteuersatzes aus.

 Ein wesentliches Formerfordernis der elektronischen Rechnung: Die digitale Signatur

Anders als bei einer herkömmlichen Rechnung werden an eine elektronische Rechnung höhere gesetzliche Anforderungen gestellt, und so muss eine elektronische Rechnung mit einer sogenannten fortgeschrittenen digitalen Signatur oder einer qualifizierten digitalen Signatur versehen werden. Damit genügt sie den in den Art. 2 ff. GeBÜV (Geschäftsbücherverordnung) geregelten handelsrechtlichen Grundsätzen einer ordnungsgemässen Datenverarbeitung sowie den mehrwertsteuerrechtlichen Anforderungen für elektronische Daten, die in der Verordnung über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) enthalten sind.

Mit Hilfe der digitalen Signatur wird sichergestellt, dass elektronische Rechnungen unveränderbar sind. Sie ist mit den Rechnungsdaten derart verknüpft, dass eine nachträgliche Veränderung der Rechnungsdaten als solche erkannt und zweifelsfrei nachgewiesen werden kann. Für die digitale Signatur stehen dem Rechnungssteller wahlweise zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Er kann die elektronischen Rechnungsdaten beispielsweise bei einem sehr hohen elektronischen Rechnungsaufkommen mit Hilfe einer eigenen Signaturinfrastruktur signieren. Diese Aufgabe kann der Rechnungssteller auch an einen Service-Provider delegieren, wofür eine schriftliche Erklärung, die sogenannte Delegationserklärung, erforderlich ist. Für diese Alternative empfiehlt sich eine Bestätigung des Service-Providers, dass das von ihm angewendete Verfahren den Anforderungen der ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) genügt.

Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen

Ebenso wie herkömmliche Rechnungen aus Papier archiviert werden, müssen auch elektronische Rechnungen aufbewahrt werden. In diesem Zusammenhang ist es überaus wichtig, dass die ursprüngliche Form, in der die elektronische Rechnung vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger übermittelt wurde, erhalten bleibt. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen zwingend elektronisch archiviert werden, was gleichermassen für die E-Mails mit einem Rechnungsanhang gilt.

Gemäss Art. 962 OR (Obligationsrecht) und Art. 42 MWSTG (Mehrwertsteuergesetz) beträgt die Aufbewahrungsdauer zehn Jahre, wobei die Aufbewahrung den bereits bekannten Grundsätzen folgen muss. Dazu gehören die Ordnungsmässigkeit der Buchführung, die Echtheit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der digitalen Belege sowie die Möglichkeit eines jederzeitigen Zugriffs auf die Daten, was gleichermassen ihre Lesbarkeit und Auswertbarkeit mit einschliesst. Die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen setzt voraus, dass sie für den Prüfer leicht verständlich auf dem Bildschirm angezeigt werden, also übersichtlich gegliedert und geordnet erscheinen und eine Interpretation der Daten ohne weiteres möglich ist.

Vorsicht Falle

Wer elektronische Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechend erstellt und aufbewahrt, riskiert wegen Unterlassung der Buchführung gemäss Art. 166 StGB eine Geldstrafe und schlimmstenfalls eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren. Hinzu kommt eine Bestrafung nach Art. 325 StGB wegen ordnungswidriger Führung der Geschäftsbücher und eine Bestrafung wegen der Verletzung von Verfahrenspflichten nach Art. 98 MWSTG. Und es gibt weitere rechtliche Fallstricke. Nicht digital signierte elektronische Rechnungen können manipuliert werden, so dass sie keine Beweiskraft haben und der Rechnungssteller die daraus resultierenden Folgen der Beweislosigkeit zu tragen hat.

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Möglichkeiten für den Umgang mit elektronischen Rechnungen

Die Verwendung von elektronischen Rechnungen im Unternehmensalltag spart vor allem Zeit und Geld. Das liegt an der schnelleren Zahlungsabwicklung und einer damit verbundenen gesteigerten Effizienz sowie an den wesentlich geringeren Transaktionskosten, die bedingt sind durch den Wegfall des zeitintensiven Ausdruckens, Kuvertierens sowie Frankierens von Papierrechnungen einschliesslich der Zustellung der Papierdokumente an den Rechnungsempfänger. Das setzt sich in der Buchhaltung fort, wo die Ablage der Papierrechnungen entfällt.

Unternehmen und Dienstleister, die aus verschiedenen Gründen nicht in der Lage sind, auf elektronische Rechnungen umzusteigen, bleibt der Weg zur digitalen Rechnungslegung dennoch nicht verschlossen. Sie können weiterhin herkömmliche Rechnungen in Papierform erstellen, versenden und archivieren, und elektronische Rechnungen ergänzend zu blossen Informationszwecken per E-Mail verschicken. Eine weitere Alternative ist die Beauftragung eines speziell auf elektronische Rechnungen spezialisierten Anbieters, der die Signierung gewährleistet und auch die Archivierung übernimmt.

 

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