Brief, E-Mail, Fax – Tipps für die Geschäftskorrespondenz

05.05.2015 |  Von  |  Organisation
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Bei der Korrespondenz mit Geschäftspartnern kommt es nicht alleine auf den Inhalt, sondern auch auf die korrekte Form an. Die eigene Professionalität und Wertschätzung für den Empfänger drücken sich eben auch in der Einhaltung von Formalkriterien wie einer korrekten Anrede und Grussformel aus.

Auch Rechtschreibung und Grammatik sind wichtige Elemente einer erfolgreichen Korrespondenz, und das nicht nur beim klassischen Brief.

Man kann in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung und verstärkten Nutzung von E-Mail oder Messenger den Eindruck gewinnen, dass Formalkriterien an Bedeutung verlieren oder gar ein Relikt vergangener Zeiten sind. Dieser Eindruck täuscht jedoch, denn die formale Gestaltung vermittelt dem Empfänger einen Eindruck von seinem (im Moment des Lesens ja nicht anwesenden) Gesprächspartner, und dieser sollte – schon im Interesse des eigentlichen Anliegens, das mit der Korrespondenz vermittelt wird – möglichst positiv sein.

Geschäftsbriefe richtig schreiben

Für die formale Ausgestaltung von  Geschäftsbriefen gibt es feste Regeln, die in der DIN 5008 zusammengefasst sind. Die Norm wurde erarbeitet mit dem Ziel, Schriftstücke zweckmässig und übersichtlich zu gestalten. Sie umfasst umfangreiche Vorgaben für die formale Gestaltung, aber auch für Abkürzungen, Hervorhebungen oder die Nutzung von Vorlagen und Vordrucken.

Das erste wichtige Element eines jeden Briefes ist die Adresse. Diese besteht aus den Feldern

  • Firma
  • Abteilung
  • Anrede (Titel, akademische Grade, Vorname, Name)
  • Strasse und Hausnummer oder Postfach
  • Postleitzahl und Ort
  • Land

Diese Felder werden jeweils in eine eigene Zeile gesetzt, sowohl auf dem Briefumschlag wie auch auf dem Briefbogen. Die früher geltende Regelung, eine Leerzeile zwischen Strasse/Postfach und Postleitzahl und Ort einzufügen, ist heute nicht mehr korrekt, die gesamte Adresse wird ohne Leerzeilen gesetzt.

Soll das Schreiben an einen persönlichen Empfänger adressiert werden, ist der Aufbau leicht abgewandelt:

  • Anrede
  • Titel, akademische Grade, Vorname, Name
  • Firma
  • Abteilung
  • Strasse und Hausnummer oder Postfach
  • Postleitzahl und Ort
  • Land

Ergänzend kann noch der Zusatz „persönlich/vertraulich“ eingefügt werden.

Die korrekte Anrede lautet „Frau Mustermann“ oder „Herr Mustermann“, akademische Titel werden in der Adresse immer abgekürzt und vollständig erwähnt. In der Anrede wird nur ein Professorentitel ausgeschrieben („Sehr geehrter Herr Professor Mustermann“), ein Doktortitel wird hingegen in der Anrede auch abgekürzt. Diplome, Magister oder andere akademische Grade sind nicht anredefähig und werden weggelassen (Ausnahme: Korrespondenz mit österreichischen Partnern). Hat der Angeschriebene mehrere akademische Grade erreicht, wird in der Anrede nur der höchste genannt.

Anrede und Grussformel

Wenig einfallsreich, dafür stilistisch immer auf der sicheren Seite, ist die Anrede „Sehr geehrter Herr Mustermann …“ oder „Sehr geehrte Frau Mustermann …“. Wer jedoch bereits persönlich in Kontakt mit dem Empfänger getreten ist und daher seinen Gegenüber besser einschätzen kann, darf auch gerne etwas persönlicher und weniger formell einleiten, beispielsweise mit einem „Guten Tag, Herr Mustermann …“ oder „Liebe Frau Mustermann!“


Bei der Korrespondenz mit Geschäftspartnern kommt es nicht alleine auf den Inhalt, sondern auch auf die korrekte Form an. (Bild: © Senohrabek - shutterstock.com)

Bei der Korrespondenz mit Geschäftspartnern kommt es nicht alleine auf den Inhalt, sondern auch auf die korrekte Form an. (Bild: © Senohrabek – shutterstock.com)


Auch für das Beenden eines Briefes gibt es höfliche Floskeln, die zu zwar wenig Kreativität zeigen, dafür jedoch nicht den Rahmen der gebotenen Höflichkeit verlassen: „Mit freundlichen Grüssen“ oder im Singular „Mit freundlichem Gruss“ sind weit verbreitet, ebenso „Hochachtungsvoll“. Zu beachten ist, dass nach der Grussformel kein Komma gesetzt wird. Wer diese sprachliche Steifheit etwas auflockern möchte, kann auch etwas persönlicher formulieren, beispielsweise: „Mit den besten Wünschen“ oder „Mit kollegialem Gruss“. Und noch etwas individueller wird es, wenn die Grussformel ergänzt wird, etwa „Mit einem freundlichen Gruss aus Luzern“ oder „Herzliche Grüsse nach Zürich“.

Sonderfall Fax

Das Fax ist im geschäftlichen Umfeld immer noch verbreitet, da es einen schnellen Transfer von Dokumenten erlaubt. Für die Korrespondenz per Fax gelten dabei formal die gleichen Regeln wie für Briefe, denn spätestens, wenn das Fax angekommen ist, liegt es als schriftlicher Ausdruck vor. Aus diesem Grund sollten Dokumente, die per Fax versendet werden, am besten nicht per Hand erstellt werden, um die Lesbarkeit zu gewährleisten. Eine ausreichend grosse, gut lesbare Schrift sorgt auch bei erschöpftem Tonervorrat im Empfängergerät dafür, dass das Dokument gut lesbar ist, daher darf hier sogar konsequent mit Fettdruck gearbeitet werden. Für persönliche oder vertrauliche Informationen ist das Fax jedoch gänzlich ungeeignet, diese sollten besser per Post oder E-Mail direkt adressiert werden.

E-Mail-Korrespondenz

Auch wenn die E-Mail für die geschäftliche Korrespondenz immer mehr Bedeutung gewinnt, gelten für diese Form der Kommunikation die gleichen Regeln wie für andere Schriftstücke. Grundlegende Regeln wie Rechtschreibung (vor allem Gross- und Kleinschreibung) und Grammatik (Zeichensetzung) gelten auch beim Mailen, auch wenn die Schnelligkeit dieses Mediums oft dazu verleitet, sich darüber hinwegzusetzen.

Zwar ist bei einer E-Mail die Adresse mangels Kuvert nicht von Bedeutung, wohl aber der korrekte Adressat. Bei generischen E-Mailadressen (z. B. info@musterfirma.ch) kann man nicht sicher davon ausgehen, dass die Informationen in der Mail auch tatsächlich nur von dem angedachten Empfänger gelesen werden, daher sollte man hier in der Anrede deutlich machen, an wen das Schreiben gerichtet ist. Vertrauliche Informationen sollten hingegen nur an eine persönliche Adresse gesendet werden, die man beispielsweise telefonisch vorab ermitteln kann.

In der Betreffzeile muss deutlich formuliert werden, worum es bei der E-Mail geht. Die meisten Empfänger entscheiden alleine nach der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail auch tatsächlich öffnen und lesen oder ungelesen in den Papierkorb verschieben. Auch hier gilt: Korrekte Gross- und Kleinschreibung erleichtert das Lesen und Verstehen des Inhaltes und signalisiert höfliche Aufmerksamkeit gegenüber dem Empfänger. Auf Worte in kompletter Grossschreibung sollte man verzichten, sie werden im Allgemeinen als schreien wahrgenommen und sind damit grob unhöflich.

Zu jeder E-Mail gehört, wie bei jeder schriftlichen Korrespondenz, eine korrekte Anrede und eine ausleitende Grussformel. Wer dabei die Möglichkeiten elektronischer Kommunikation ausnutzen will, kann mit Textbausteinen arbeiten oder die Autokorrektur nutzen, um Abkürzungen auszuschreiben. In Briefen oder E-Mails erschweren diese stellenweise massiv die Lesbarkeit und das Verständnis und wirken zudem wenig wertschätzend auf den Empfänger.



Fazit: Schriftlich zu korrespondieren wird durch klare Regeln und Vorgaben an Form und Gestaltung vereinfacht, daher lohnt sich die Beschäftigung damit. Gerade im beruflichen Kontext ist Höflichkeit eine wichtige Grundlage für den Austausch mit Geschäftspartnern oder Kollegen, auch und gerade beim Schriftverkehr.

 

Oberstes Bild: © Lichtmeister – shutterstock.com

Über Christian Praetorius

Christian Praetorius, Jahrgang 1969, gelernter Controller und Logistiker mit jahrelanger Berufserfahrung. Seit 2012 gemeinsam mit seiner Frau Christine als freier Texter und Autor selbständig, erfolgreich und glücklich. Seine Kunden schätzen ihn für klare Worte, originelle Slogans und kreative Wortspiele ebenso wie für seine absolute Zuverlässigkeit und Kundenorientierung. Schreibt aus Berufung und mit Leidenschaft für die Sprache, die Botschaft und den Leser.


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