Fortschreitende Digitalisierung im Mittelstand – die eigene Unternehmens-App

Auch wenn bei vielen Unternehmen die Verwendung von Apps noch nicht Programm ist, so ist die Tendenz steigend. Das liegt auch daran, dass eine grosse Zahl von Mitarbeitern private mobile Endgeräte einschliesslich der Apps verwenden, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Auch aus Sicherheitsgründen ist das ein nicht haltbarer Zustand, weshalb ein Umdenken stattfindet. Welchen Nutzen Apps für Unternehmen bieten und wo sie zur Prozessoptimierung eingesetzt werden können, lesen Sie hier.

Was sind Apps?

Eine App ist die Kurzform von „application“ und heisst in der Übersetzung „Anwendung“. Insoweit wird mit Apps eine Vielzahl von Softwareanwendungen bezeichnet. Während im englischen Sprachraum die Abkürzung „App“ für „Application Software“ steht und alle Arten von Anwendungssoftware beschreibt, bezieht sich der Terminus „App“ im deutschen Sprachraum auf Mobilesoftware, also auf Software, die auf mobilen Endgeräten zum Einsatz kommt. Insoweit wird synomym auch die Bezeichnung „Mobile App“ verwendet.

Da gibt es Web-Apps zum Installieren auf dem PC, die zur Ausführung einen Browser benötigen, oder eine App als Anwendung zur Erweiterung von Funktionen vorhandener Internet-Services. Dazu gehört beispielsweise das Netzwerk Xing, das für seine Mitglieder zusätzliche Features bereithält. Am bekanntesten sind jedoch die Apps für Smartphones. Sie werden als Zusatzsoftware installiert, um den Funktionsumfang zu erweitern. Mittlerweile gibt es Tausende verschiedener Apps für alle nur denkbaren Anforderungen, wobei Unternehmen mit dieser rasanten Entwicklung im privaten Sektor noch nicht Schritt halten können.

Eine App als Anwendungsprogramm erfüllt immer eine bestimmte Funktion für den Benutzer, beispielsweise ein Spiel oder ein Textprogramm, das ihn in einem bestimmten Bereich unterstützt. Anders als Systemprogramme bieten Apps Usern einen direkten Wert. Je nachdem, ob die Software auf dem eigenen Rechner installiert oder über einen fremden Server angesteuert wird, spricht man von einer Desktopanwendung oder von einer Webanwendung. Im weiteren Sinne können Apps auch Applications sein wie beispielsweise Microsoft Word, während eine App beispielsweise ein Notiztool auf dem Handy ist.

Die Bedeutung von Apps im Unternehmenskontext

Mit dem Einsatz mobiler Apps tun sich für Unternehmen ganz neue Perspektiven auf. So setzt beispielsweise das produzierende Gewerbe auf mobile Anwendungen im Bereich des Service und im Support. Das gilt auch für den Vertrieb und für Servicemitarbeiter, die über Mobile Apps Zugriff haben auf die firmeneigenen CRM-Systeme (Customer Relationship Management) sowie auf Produkt- und Ersatzteilkataloge. Alle für den Bestellvorgang relevanten Informationen stehen über Apps zur Verfügung, was zu einer höheren Effizienz und damit zu einer verbesserten Beratungs- und Servicequalität führt. Auch Reporting- und Genehmigungsprozesse werden immer häufiger über Apps abgewickelt.

Für Führungskräfte, die häufig unterwegs sind, bedeutet das, dass sie Geschäftsprozesse auch aus der Ferne und ortsunabhängig vorantreiben können, beispielsweise durch eine direkte Anbindung an Microsoft Office oder an ein ERP-System (Enterprise Resource Planning). Mobile Apps verbinden das IT-System eines Unternehmens mit den mobilen Endgeräten der Mitarbeiter. Sie werden überall dort eingesetzt, wo Geschäftsprozesse unterstützt, vereinfacht, beschleunigt und optimiert werden können.

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Ziele und Nutzen mobiler Apps für Unternehmen

Immer mehr Unternehmen statten ihre Mitarbeiter mit firmeneigenen Tablets und Smartphones aus. Denn bislang waren Anwendungen für mobile Endgeräte auf die Unternehmensbereiche Fleet Management, Facility Management und Logistik beschränkt, während die Mobilität des überwiegenden Teils der beruflichen Nutzer auf das Senden von E-Mails, auf den Zugriff von Kontaktdaten oder die Kalenderfunktion begrenzt war. Die Ausweitung der Enterprise Mobility geschieht auch vor dem Hintergrund, dass Mitarbeiter aus datenschutzrechtlichen Gründen und auch aus Gründen der Sicherheit keine privaten Geräte verwenden sollten. Ein weiterer Grund ist die Einrichtung eines zeitgemässen Arbeitsplatzes, für den die Verwendung mobiler Business-Apps unabdingbar ist.

Denn die Enterprise Mobility hinkt weit hinter dem bereits stattgefundenen Siegeszug der Verwendung mobiler Apps im privaten Bereich hinterher. Da sind vielerorts Mitarbeiter tätig geworden und haben eigenverantwortlich ihre Arbeitsbedingungen verbessert und optimiert und damit das getan, was bislang auf Unternehmerseite versäumt wurde, nun aber standardisiert werden soll.

Mobile Apps bedeuten vor allem eine Zeitersparnis. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen wirken sie sich kostenmindernd aus. Gleichzeitig intensivieren Sie durch den Zugriff auf die Kundendaten und Bestellvorgänge die Kundenbeziehung. Die softwaregestützte Datenverarbeitung vor Ort erspart eine zeitintensive Nachbearbeitung im Unternehmen. Durch die Digitalisierung entfällt die manuelle Eingabe beispielsweise von Aufträgen, von Leistungserfassungen und von Bestellungen. Über Mobile Apps können Aussendienstmitarbeiter fortwährend mit Aufträgen und Informationen versorgt werden, so dass zeitraubende Fahrten in die Zentrale und von dort wieder zum Kunden entfallen. Insoweit können sich die Mitarbeiter voll und ganz auf ihre Kerndisziplinen konzentrieren.

Unternehmenseigene Apps entwickeln

Es sind vor allem die IT-Verantwortlichen, die Arbeitgeber ermuntern, eigene Business-Apps zur Verfügung zu stellen. Dies geschieht vor dem Hintergrund, dass eigene Entwicklungen die hohen Sicherheitsstandards für den Zugriff auf firmeneigene Systeme sicherstellen. Dies gilt sowohl hinsichtlich des Schutzes vor unerlaubten Zugriffen als auch hinsichtlich der Absicherung von Datenspeicherung und -übertragung. Hinsichtlich der Entwicklung firmeneigener Apps können die Mitarbeiter Vorschläge für Funktionen einbringen, um eine reibungslose Bedienung sicherzustellen und eine nahezu lückenlose Abdeckung der benötigten Arbeitsprozesse zu erzielen. Insoweit ist es sinnvoll, wenn Unternehmen überprüfen, in welchen Bereichen sich Prozesse und Anwendungen für die Entwicklung eigener Business-Apps eignen und wo ihr Einsatz sinnvoll ist.

 

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