6 analoge Methoden der Eventorganisation, von denen Sie sich verabschieden sollten

18.10.2014 |  Von  |  Organisation
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6 analoge Methoden der Eventorganisation, von denen Sie sich verabschieden sollten
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Wenn Sie bereits seit vielen Jahren Events organisieren oder dies von einem alten Hasen gelernt haben, steht Ihnen ein ungemein wertvoller Erfahrungsschatz zur Verfügung, auf den Sie sich verlassen können. Besonders in kritischen Momenten, in denen unerfahrene Veranstaltungsplaner in Panik geraten würden, reagieren Sie intuitiv richtig. Dies ermöglicht es Ihnen überhaupt erst, Events so gelassen und professionell zu organisieren – Sie müssen eben nicht jedes Mal sämtliche Entscheidungen neu treffen, sondern stützen sich auf vergangene Erfolge.

Haben sich Strategien einmal als erfolgreich herausgestellt, neigt der Mensch (und auch Veranstalter zählen zu dieser Spezies) dazu, diese nicht mehr zu hinterfragen. Das ist in Zeiten der digitalen Beschleunigung jedoch nicht unproblematisch. Gerade die Eventbranche war in den letzten Jahren zahlreichen grundlegenden Veränderungen ausgesetzt, die vor allem die Implementierung innovativer Technologien und Online-Applikationen für die Kommunikation betreffen. Wer trotz dieser Weiterentwicklungen in seinem alten Status quo verharrt – so reibungslos dieser auch einmal funktioniert haben mag –, der wird überraschend schnell als antiquiert betrachtet.



Natürlich bedeutet das nicht, dass Sie jedem Trend hinterherhecheln sollten. Doch einige dieser Entwicklungen stellen tatsächlich objektive Verbesserungen für jede Veranstaltungsorganisation dar, die nicht straflos ignoriert werden können. Unsere sechs Beispiele für Anachronismen im Eventmanagement stehen exemplarisch für „analoge“‚ Gewohnheiten, von denen sich jeder Veranstalter endgültig verabschieden sollte.

1. Dicke Pappordner:
Insbesondere auf Messen und Kongressen gibt es immer noch Veranstalter, die ihre Orga-Daten in Papierbündeln mit sich herumschleppen. Obwohl es inzwischen exzellente Veranstaltungs-Apps für die Kalenderplanung, die Teamkoordination, den Ticketverkauf, die Teilnehmerbetreuung, das On-Site-Marketing etc. gibt, hat sich noch nicht jeder Eventmanager in die verschiedenen digitalen Möglichkeiten eingearbeitet. Doch zumindest sollten die Daten auf ein Tablet übertragen werden, auf das sich während der laufenden Veranstaltung bezogen werden kann. Damit kommunizieren Sie, dass Sie zukunftsgerichtet und insgesamt deutlich flexibler sind.

Sie dafür Sorge tragen, dass in allen Veranstaltungsräumen flächendeckend WLAN zur Verfügung steht. (Bild : Africa Studio / Shutterstock.com)

Sie dafür Sorge tragen, dass in allen Veranstaltungsräumen flächendeckend WLAN zur Verfügung steht. (Bild : Africa Studio / Shutterstock.com)

2. Vernachlässigte WLAN-Vernetzung:
Die Zeiten, in denen Besucher und Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen Löcher in der digitalen Versorgung kritiklos hingenommen haben, sind vorbei. Bei Businessevents müssen Sie dafür Sorge tragen, dass in allen Veranstaltungsräumen flächendeckend WLAN zur Verfügung steht. Verlassen Sie sich hierbei keinesfalls auf das Venue-Management, auch wenn es Ihnen, vielleicht sogar vertraglich, das reibungslose Funktionieren eines flächendeckenden WLAN zugesichert hat.



Denn sollte es nicht einwandfrei funktionieren, fällt dies allein auf Ihre Veranstaltung zurück und kann Konsequenzen bewirken, die weiter reichen, als Sie sich vielleicht vorstellen. Wenn Ihre Teilnehmer keine Anbindung ans Internet bekommen, ist dies heutzutage Grund genug, Ihr ganzes Event schlecht zu bewerten. Deshalb: Lassen Sie es nicht so weit kommen und nehmen Sie die kabellose Webanbindung selbst in die Hand.



3. Schleichender Check-in:
Wenige Dinge versetzen Konferenzteilnehmer in derart schlechte Stimmung wie eine lange Warteschlange am Eingang. In den meisten Fällen ist diese aber vermeidbar, indem Sie den Check-in-Prozess automatisieren. Für die meisten Event-Teilnehmer ist die analoge Registrierung mit langen Namenslisten auf Papier inzwischen nicht mehr vorstellbar und stellt somit den grössten Anachronismus dar.

4. Ausgeteilte Fragebögen:
Die Nachbereitung von Events trägt massgeblich zum Erfolg des nächsten bei. Nach einem erfolgreich verlaufenen Event werden zufriedene Gäste auch kein Problem damit haben, eine entsprechende, auch gerne detaillierte Bewertung abzugeben – wenn diese im Anschluss per Mail zugestellt wird. Jedoch sollten Sie Ihren Teilnehmern keinesfalls noch während der Veranstaltung ein Blatt Papier aufzwingen, das sie am Ende ausgefüllt abgeben sollen.

Sie könnten sich aber auch vollständig vom direkten Feedback verabschieden, was oft sowieso nicht objektiv ist. Setzen Sie stattdessen auf innovativere Technologien. Insbesondere durch ein intelligentes Social Media Monitoring erhalten Sie einen neutraleren und somit besonders aussagekräftigen Einblick darüber, welchen Eindruck Ihr Event tatsächlich hinterlassen hat.



5. Mailkoordination Ihres Event-Teams:
Die Kommunikation zwischen Ihrem Veranstaltungsteam ist für das Gelingen Ihres Events essenziell. Je besser der Dialog unter den einzelnen Teammitgliedern funktioniert, desto reibungsloser ist auch der Ablauf Ihrer Veranstaltung. Mit einer quasi zentralistischen Kommunikation tun Sie sich deshalb auch keinen Gefallen – vor allem gibt es wesentlich effektivere Möglichkeiten.

Eine Möglichkeit sind beispielsweise die diversen Cloud-Plattformen, auf denen die komplette Organisation angelegt werden kann und somit für alle Verantwortlichen einsehbar ist sowie kollektiv weiterentwickelt werden kann. Cloud-Plattformen entsprechen wesentlich präziser der Komplexität eines jeden Veranstaltungsmanagements. Die entsprechenden Systeme erschliessen sich nicht immer intuitiv, aber sie sind die Einarbeitung wert. Diese sollten Sie natürlich auch Ihrem Team zugutekommen lassen.

6. Ausgedruckte Event-Programme:
Aus wenig nachvollziehbaren Gründen tun sich viele Veranstalter schwer, auf gedruckte Event-Programme zu verzichten. Dabei sprechen eigentlich nur Gründe dagegen, besonders dann, wenn Ihre Veranstaltung eine nachhaltige Komponente haben soll. Darüber hinaus sind viele Veranstalter der Meinung, dass sie Programme mit Artikeln und anderem Content füllen müssten, während den Besucher eigentlich nur eines interessiert: der Ablauf, Basisinformationen zu den Referenten und organisatorische Details. Deshalb sollten Sie die Design- und Druckkosten besser in die Anpassung einer gut gemachten Event-App investieren. Inzwischen sind auch Sponsoren und Partner durchaus damit zufrieden, ausschliesslich digital Werbung zu machen.




 

Oberstes Bild: © Matej Kastelic – Shutterstock.com

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