Excel – auch für Datenbankanwendungen geeignet?
VON Robert Brettschneider Allgemein
Grundsätzlich ist Excel nicht als Datenbankanwendung, sondern als Programm zur Erstellung von Kalkulationen konzipiert. Seine Stärke liegt in der relativ einfachen Erstellung komplexer Kalkulationen sowie in der automatisierten Ausführung mathematischer Operationen. Da Excel in der Lage ist, Tabelleninhalte durch Bezüge dynamisch zu verknüpfen und überdies zahlreiche Features zur Visualisierung der Daten anbietet, wird das Programm auch gerne zur Präsentation von Ergebnissen und Statistiken verwendet.
Mit der Zeit entstand nun unter den Anwendern von MS Excel der Wunsch, das für Kalkulationen und mathematische Berechnungen benötigte Datenmaterial auch gleich in Excel verwalten zu können, ohne die Daten jeweils erst importieren zu müssen. Für diese Aufgaben hatte man bei Microsoft eigentlich MS Access entwickelt, Excel war dafür nicht konzipiert. Da jedoch in der Wirtschaft nun mal die Verbraucher bestimmen, wo es langgeht, wurden in Excel schliesslich einfache Datenbank-Funktionen implementiert, wodurch Excel nun für simple Datenbank-Anwendungen im Bürobereich verwendet werden kann. Beherrscht man die Datenbank-Zugriffssprache SQL, sind sogar anspruchsvolle Abfragen möglich.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem Kalkulationsprogramm und einer Datenbankanwendung?
Der Unterschied liegt vor allem in der verarbeitbaren Datenmenge. Excel lädt stets die gesamte Datei, also alle Datensätze, in den Arbeitsspeicher, unabhängig davon, welche Daten im Moment benötigt werden. Dies lässt bei kleineren Datenmengen zwar ein zügiges Arbeiten zu, bei einer entsprechenden Anzahl von Datensätzen ist die Kapazität des Hauptspeichers allerdings schnell am Limit angelangt. Eine Excel-Datenbank-Anwendung wird bei der Verarbeitung grösserer Datenmengen darüber hinaus beim Datenzugriff so langsam, dass ein effizientes Arbeiten kaum mehr möglich ist. Somit erkennen wir, dass Excel ab einer bestimmten Datenmenge als Datenbanklösung nicht mehr infrage kommt.
Ein Datenbanksystem ist hingegen für die Verwaltung grosser Datenmengen konzipiert, es lädt stets nur jene Datensätze in den Hauptspeicher, die unmittelbar benötigt werden. Datenzugriffe sind bei diesen DB-Systemen so optimiert, dass sie auch bei umfangreichen Datenbeständen in kürzester Zeit erfolgen.
Nun ist es natürlich verlockend, zunächst einmal mit einer Excel-Lösung, die alle Bereiche einschliesslich der Datenverwaltung abdecken soll, zu beginnen. Schliesslich können mit Excel mittlerweile sogar SQL-Abfragen realisiert werden. Ausserdem wird Excel ohnehin schon seit ewigen Zeiten im Büro verwendet, also braucht man die Mitarbeiter nicht erst einzuschulen, wogegen bei einer neuen Anwendung zweifellos mit entsprechendem Schulungsaufwand zu rechnen wäre.
Excel stellt überdies den Standard bei Kalkulationsprogrammen dar, was einige Vorteile bietet, man denke nur an den Datenaustausch. Als einfach zu handhabende „Komplett-Lösung“ ist Excel also scheinbar ideal. Allerdings tendieren Datenbestände dazu, mit der Zeit immer umfangreicher zu werden, und der spätere Wechsel zu einem leistungsfähigeren Datenbank-Managementsystem hat im Regelfall einen nicht unbeträchtlichen Kosten- und Zeitaufwand zur Folge.
„Professionelle“ Datenbanksysteme
Bei den Datenbanksystemen unterscheiden wir zunächst die Familie der File-Server-Systeme. Hierzu zählt beispielsweise das im MS-Office-Paket enthaltene Access. File-Server-Systeme speichern sämtliche Daten ihres Netzwerks in einer zentralen Datei. Diese ist für alle Anwender zugänglich, die Reihenfolge der Zugriffe unterliegt bestimmten Regeln. Werden lediglich kleinere Datenmengen verwaltet – etwa im Sekretariatsbereich –, so stellen diese Datenbanksysteme eine durchaus akzeptable Option dar. Erhöht sich jedoch die Zahl der Anwender oder nimmt der Datenbestand an Umfang signifikant zu, so ist mit einem überproportionalen Anstieg der Zugriffsdauer zu rechnen. Dies hat seinen Grund unter anderem darin, dass die für die Selektion der Datensätze erforderliche Indizierung (Festlegung bestimmter Suchwörter) direkt im Datenteil der Datei und nicht in einem separaten Indexteil vorgenommen wird.
Die zweite grosse Gruppe ist jene der Client-Server-Systeme. Diese verfügen über ein eigenes Programm, welches die Datenverwaltung am Server regelt, zusätzliche Anwendungsprogramme verwalten den Zugriff der Nutzer auf die zur Verfügung gestellten Daten. Derartige Datenbanksysteme sind einigermassen komplex, was in entsprechenden Anschaffungskosten bzw. internen Software-Entwicklungskosten seinen Niederschlag findet. Dafür überzeugen diese Systeme durch schnelle Datenzugriffe sowie durch eine allgemein hohe Systemstabilität und Datensicherheit. Beispiele für Client-Server-Systeme sind Oracle Database Server sowie MS SQL Server.
Excel ist – wie bereits erwähnt – als Datenbankanwendung somit lediglich für die Verwaltung kleinerer Datenmengen, etwa im Sekretariatsbereich, geeignet. Es ist zwar möglich, einen Excel-Datenbestand in eine Access-Datenbank zu überführen, allzu viel gewinnt man dadurch jedoch nicht, da auch Access in seinen Möglichkeiten ziemlich limitiert ist, sobald der Datenumfang oder die Anzahl der Nutzer zunimmt. Für diesen Fall ist der Einsatz einer relationalen Datenbankanwendung dringend zu empfehlen, wobei eine Client-Server-Lösung aufgrund der wesentlich schnelleren Zugriffszeiten sowie des professionellen Datenbank-Managements gegenüber einem File-Server-System bevorzugt werden sollte.
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