Personalentwicklung: Feedbackgespräche richtig führen

28.07.2013 |  Von  |  Kommunikation, Organisation
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Personalentwicklung: Feedbackgespräche richtig führen
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Motivierte und kompetente Mitarbeiter – welcher Firmenchef oder Abteilungsleiter hätte das nicht gerne? Dieses Ziel ist gar nicht so schwer zu erreichen. Einen wesentlichen Beitrag dazu liefern regelmässige Feedback-Gespräche. Dabei werden allerdings oft  Fehler gemacht, um deren Vermeidung es im Folgenden gehen soll.



Kennen Sie das: Mitarbeiter XY läuft gerade an Ihrer offenen Bürotür vorbei, da fällt ihnen plötzlich ein, dass Sie mit ihm wegen dem Kundengespräch von neulich mal ein Wörtchen reden wollten? Ganz spontan rufen Sie ihn also zu einem Feedbackgespräch herein, auf das er gar nicht vorbereitet ist und Ihr Büro wegen der – so empfundenen – Abreibung mit mieser Laune verlässt. So etwas muss nicht sein – wenn Sie folgende wichtige Regeln beachten.

Jede Nachbesprechung braucht auch eine Vorbesprechung.

Besprechen Sie mit Ihrem Personal regelmässig (die Intervalle können dabei sehr unterschiedlich sein), was in der nächsten Zeit besonders im Fokus steht. Nur so kann eine Nachbesprechung – also ein Feedback zu bestimmten Tätigkeiten – auch auf einer vernünftigen Grundlage stehen, und so weiss der Mitarbeiter auch, woran er zu arbeiten hat und in welchem Punkt er eine Rückmeldung zu erwarten hat.



Vereinbaren Sie rechtzeitig einen Gesprächstermin.

Mindestens einen Tag vorher sollte die Unterredung angekündigt werden, falls keine Vorbesprechung stattgefunden hat sogar noch früher. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, sich innerlich auf das Gespräch einzustellen. Feedbackgespräche sind, bei aller Professionalität, immer auch eine emotionale Angelegenheit.

Strukturieren Sie vorab das Gespräch.

Egal, ob es sich um eine Vor- oder Nachbesprechung handelt: Eine Struktur gibt beiden Gesprächspartnern Sicherheit und erhöht die Effektivität. Aus der pädagogischen Forschung kommt folgendes Phasenmodell, das genauso im Unternehmenskontext anwendbar ist:

1. Phase: Begrüssung & sachbezogenes Gespräch initiieren.

In dieser Phase sollten wertungsfreie Informationen ausgetauscht werden. Stellen Sie zuallererst Ihrem Gegenüber den „Gesprächs-Fahrplan“ vor. Handelt es sich um eine Vorbesprechung, geben Sie Ihrem Mitarbeiter anschliessend Basisinformationen zu dem Bereich, den Sie gerne beobachten bzw. entwickeln würden. Im Falle einer Nachbesprechung sollte hier der Mitarbeiter Raum haben, seine eigenen Eindrücke zum Beobachtungsfeld, aber auch darüber hinaus, schildern zu können.

2. Phase: Rückmeldung geben und Alternativen entwickeln/benennen.

Nun sind Sie als Vorgesetzter dran. Stellen Sie Ihre Sichtweise dar und benennen Sie Alternativen dort, wo Sie dies unzweifelhaft tun können. Sind Sie sich jedoch nicht so sicher, können hier gemeinsam neue Ideen entwickelt werden. In dieser Phase ist das Gespräch bereits an einem neuralgischen Punkt. Wird Kritik nämlich unwirsch angebracht, kann der Schuss nach hinten losgehen. Bewährt hat sich das „Cookie-Lemon-Cookie“-Prinzip: Fangen Sie immer mit Lob („Cookie“) an, wonach ihre Kritik („Lemon“) auf deutlich offenere Ohren treffen wird, um dann wiederum mit Lob abzuschliessen. So bleibt das Gespräch insgesamt in guter Erinnerung, was sich sehr positiv auf die Motivation des Mitarbeiters auswirken kann.

3. Phase: Diskussion und Entscheidungen.



Geben Sie in jedem Fall Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, zu Ihren Ausführungen Stellung zu nehmen – egal, ob Sie aufgrund Ihrer Erfahrung einfach Anweisungen gegeben oder Alternativen gemeinsam entwickelt haben. Wichtig ist nämlich, dass am Ende dieser Phase Entscheidungen stehen – darüber, was weiter verfolgt, belassen oder anders gemacht werden soll.

4. Phase: Fokussierung auf professionelle Entwicklung.

Die in Phase 3 getroffenen  Zielvereinbarungen kann man nun auch verschriftlichen, um ihnen zusätzliches Gewicht zu verleihen. Zudem sollte ein Ausblick getan werden: In welchen Bereichen steht weitere Entwicklung an oder ist gewünscht? Wo braucht der Mitarbeiter Unterstützung? Geben Sie hier ausserdem noch eine abschliessende Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Anmerkungen zu machen.

Vermeiden Sie zwischenmenschliche Kälte.

Schauen Sie Ihrem Gesprächspartner in die Augen! Was wie eine Banalität klingt, wird allzu oft vernachlässigt. Auch Ihre sonstige Gestik und Mimik sollte positive Signale an Ihren Mitarbeiter senden. Wahren Sie stets eine professionelle Distanz, behandeln Sie Ihr Gegenüber aber nicht nur wie eine Arbeitskraft, sondern auch als Menschen – denn wer sich als solcher wertgeschätzt fühlt, identifiziert sich mit seinem Arbeitgeber mehr und bringt nachweislich bessere Leistung. Und wenn Ihre Mitarbeiter merken, dass Ihr Feedback sie voranbringt – dann kann Ihr Unternehmen ein erfolgreiches Team werden.

 



Oberstes Bild: © apops – Fotolia.com



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