Einzelfirma und Steuern: Gute Vorbereitung zahlt sich aus
von belmedia Redaktion ➔ business24.ch Management nachrichtenticker.ch Strategie Unternehmen
Mit der Selbständigkeit entstehen bei einer Einzelfirma steuerliche und organisatorische Pflichten. Einnahmen, Ausgaben, Investitionen und private Bezüge müssen vollständig erfasst und korrekt zugeordnet werden. Beginnt die Vorbereitung erst kurz vor Abgabe der Steuererklärung, suchen Selbständige häufig Belege oder prüfen ältere Buchungen. Eine laufende Buchhaltung verteilt den Aufwand über das Geschäftsjahr. Gleichzeitig bleiben Gewinn, Abgaben und Liquidität besser im Blick.
Wissenswertes und Tipps, welche steuerlichen Besonderheiten bei einer Einzelfirma gelten, wie sich Geschäftsausgaben korrekt erfassen lassen und weshalb wichtige Entscheidungen nicht bis zur Steuererklärung warten sollten, präsentiert business24.ch in Kooperation mit der Steuersparakademie.
Geschäftliche und private Finanzen trennen
Eine Einzelfirma ist keine juristische Person. Die Inhaberin oder der Inhaber versteuert das Einkommen aus der selbständigen Tätigkeit zusammen mit den übrigen persönlichen Einkünften.
Trotz dieser Verbindung empfiehlt sich eine klare Trennung. Ein Geschäftskonto erleichtert die Zuordnung der Zahlungen. Private Ausgaben über dieses Konto müssen als Privatbezüge erfasst werden. Auch privat bezahlte Geschäftsrechnungen sind korrekt zu verbuchen.
Besondere Aufmerksamkeit erfordern gemischt genutzte Leistungen und Gegenstände wie Telefon, Internet, Fahrzeuge oder Räume in der eigenen Wohnung. Abziehbar ist nur der geschäftlich begründete Anteil. Eine nachvollziehbare Aufteilung erleichtert den Jahresabschluss.
Die Buchhaltung laufend führen
Einzelfirmen müssen ihre Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage dokumentieren. Bei einem Jahresumsatz von weniger als 500’000 Franken ist eine vereinfachte Buchführung ausreichend. Ab einem Umsatzerlös von 500’000 Franken im letzten Geschäftsjahr gelten die umfassenderen Vorschriften des Obligationenrechts.
Regelmässige Buchungen sorgen für Übersicht über offene Rechnungen, Zahlungseingänge und laufende Kosten. Zudem zeigt sich frühzeitig, wie sich Umsatz und Gewinn entwickeln.
Bei einer nur sporadisch geführten Buchhaltung wächst der Aufwand zum Jahresende. Fehlende Rechnungen müssen angefordert und ältere Zahlungen zugeordnet werden. Eine digitale Ablage erleichtert die Organisation, ersetzt jedoch keine vollständige Dokumentation. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.
Geschäftsausgaben korrekt erfassen
Geschäftsmässig begründete Ausgaben mindern den steuerbaren Gewinn. Dazu können je nach Tätigkeit Büromiete, Arbeitsmaterialien, Software, Versicherungen, Marketing, Weiterbildungen oder Honorare externer Fachpersonen gehören.
Private Lebenshaltungskosten dürfen nicht als Geschäftsaufwand verbucht werden. Bei gemischten Ausgaben muss der private Anteil getrennt ausgewiesen werden. Die geltend gemachten Kosten sollten sich durch Rechnungen, Quittungen oder andere Unterlagen belegen lassen.
Nicht jede Anschaffung lohnt sich allein wegen ihrer steuerlichen Wirkung. Investitionen sollten betrieblich notwendig und wirtschaftlich sinnvoll sein. Spontane Käufe kurz vor Jahresende reduzieren zwar möglicherweise den Gewinn, belasten aber zugleich die Liquidität.
Grössere Investitionen richtig einordnen
Fahrzeuge, Maschinen, Einrichtungen oder umfangreichere technische Ausstattungen werden in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben. Die Kosten verteilen sich damit auf die voraussichtliche Nutzungsdauer.
Abschreibungen müssen in der Buchhaltung nachvollziehbar ausgewiesen sein. Welche Methode und welche Sätze zulässig sind, hängt vom Vermögenswert und den steuerlichen Vorgaben ab.
Auch Rückstellungen setzen einen konkreten geschäftlichen Grund voraus. Eine allgemeine Reserve für mögliche spätere Ausgaben genügt nicht. Bei grösseren Beträgen oder unklaren Sachverhalten empfiehlt sich eine fachliche Prüfung.
Sozialversicherungen und Vorsorge einplanen
Selbständigerwerbende bezahlen ihre Beiträge an AHV, IV und EO selbst. Zunächst berechnet die Ausgleichskasse provisorische Beiträge anhand des geschätzten Einkommens. Die endgültige Beitragshöhe steht nach der Steuerveranlagung fest. Grössere Abweichungen können Nachzahlungen oder Gutschriften auslösen.
Entwickelt sich das Geschäft anders als erwartet, sollte die Ausgleichskasse rechtzeitig informiert werden. Eine Anpassung der Akontobeiträge kann die Differenz zur späteren Abrechnung verringern.
Auch die Altersvorsorge gehört zur Finanzplanung. Selbständigerwerbende sind grundsätzlich nicht obligatorisch einer Pensionskasse angeschlossen, können sich jedoch freiwillig versichern. Zusätzlich steht ihnen die gebundene Vorsorge über die Säule 3a offen. Welche Lösung passt, hängt vom Einkommen, vom Absicherungsbedarf und von der verfügbaren Liquidität ab.
Reserven für Steuern und Abgaben bilden
Der Geschäftsgewinn steht nicht vollständig für private Ausgaben oder Investitionen zur Verfügung. Ein Teil wird später für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge benötigt. Regelmässige Überweisungen auf ein Rücklagenkonto schaffen einen finanziellen Puffer.
Die passende Höhe hängt unter anderem vom Gewinn, Wohnort, Familienstand und weiteren Einkünften ab. Eine feste Quote eignet sich daher nicht für jede Einzelfirma.
Provisorische Steuerrechnungen beruhen häufig auf früheren Angaben oder Schätzungen. Verändert sich das Einkommen erheblich, kann eine Anpassung der Berechnungsgrundlage sinnvoll sein.
Planung reduziert Fehler und Zeitdruck
Unvollständige Belege, verspätete Buchungen und vermischte private und geschäftliche Zahlungen erschweren den Jahresabschluss. Auch nicht erfasste Einnahmen, unzureichend belegte Abzüge oder fehlerhafte Abschreibungen können Rückfragen auslösen.
Viele Entscheidungen lassen sich nach Ablauf des Geschäftsjahres nur noch begrenzt korrigieren. Eine regelmässige Kontrolle der Zahlen schafft Handlungsspielraum und erleichtert die spätere Steuererklärung.
Steuerwissen für Selbständige praxisnah vermittelt
Die Steuersparakademie vermittelt Grundlagen rund um Steuern, Vorsorge und Finanzplanung. Das Seminar «Steuererklärung an einem Tag» richtet sich unter anderem an Selbständige, die für ihre Einzelfirma einen Jahresabschluss erstellen oder die Arbeit ihrer Treuhandfachperson besser nachvollziehen möchten.
Zu den Inhalten gehören die Vorbereitung der Unterlagen, der Aufbau der Steuererklärung, der Jahresabschluss einer Einzelfirma sowie häufige Fehler und mögliche Optimierungen. Die Teilnehmenden bearbeiten eine Muster-Steuererklärung und können eigene Fragen einbringen.
Weitere Seminare beschäftigen sich mit Vorsorge und Pensionierungsplanung sowie mit steuerlichen Fragen für Trader und Investoren. Bei komplexeren Situationen bietet die Steuersparakademie individuelle Steuer- und Vorsorgeberatungen an.
Gründer Philipp Stadelmann ist Jurist und Steuerexperte SSK. Zu seinen beruflichen Stationen gehören Tätigkeiten bei Steuerverwaltungen, unter anderem als Team- und Abteilungsleiter, sowie als Dozent bei der Schweizerischen Steuerkonferenz.
Bei einer Einzelfirma bildet die Steuererklärung den Abschluss des Geschäftsjahres. Die Grundlage entsteht jedoch bereits zuvor durch vollständige Unterlagen, eine laufende Buchhaltung und eine realistische Planung der künftigen Zahlungen.
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