Abwesenheitsnotiz-Mails: Was sollte drin stehen?

Seinen Kunden und Kontakten Bescheid sagen, wenn man in Urlaub ist und/oder einfach nicht erreichbar: Das gehört nicht nur zum guten Ton, sondern ist im Geschäftsleben natürlich absolut wichtig.

Nicht jeder weiss, wie man eine solche Notiz am besten formuliert und was unbedingt drin stehen sollte. Die Abwesenheitsnotiz sorgt ja dafür, dass keine wichtigen Nachrichten, Informationen verloren gehen. Oft gilt es für bestimmt Projekte Deadlines einzuhalten und so weiss jeder Kontakt Bescheid.

Was sollte in der Abwesenheitsnotiz-Mail stehen?

  • Daten: Schreiben Sie genau von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Und ab wann Sie Ihre Mails wieder bearbeiten können.
  • Wer trotz Notiz im Urlaub seine Mails durchsieht, braucht das nicht zu erwähnen.
  • Eine Weiterleitung zu Kollegen ist nur dann notwendig, wenn die Geschäfte/Projekte ohne Sie nicht weiterlaufen können und die Vertretung exakt Ihre Aufgaben im Kundenkontakt übernehmen können.
  • Es besteht bei einer Weiterleitung immer die Gefahr, dass die neue Kontaktperson überlastet wird mit unwichtigen Mails.
  • Wenn KEINE Weiterleitung erfolgt, weisen Sie bitte explizit darauf hin! Sonst denken viele, sie bekommen von Kollegen Antwort.
  • Die Vertretung sollte mit Namen, Mailanschrift, evtl. Position/Funktion im Unternehmen und Tel. Nr. genannt werden.
  • Die Daten einer Vertretung brauchen Sie auch dann, wenn Ihre Mails nicht weitergeleitet werden, denn es kann ja immer dringende Fälle geben.

Welche Form für die Abwesenheitsnotiz per Mail

Betreff / Titel

Der Betreff /Titel von Mails sind absolut wichtig. Umständliche, unklare Formulierungen kosten unnötig Zeit und verärgern die Kunden. Daher schreibt man ohne Umschweife und auch ohne Witze und Ironie am besten immer:  „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“).

Weitere Beispiele:

  • „Abwesenheitsnotiz“
  • „Im Urlaub – bitte um Geduld“
  • „Aktuell nicht erreichbar“

Endlich Urlaub und raus aus dem Büro. Denken Sie an eine gute Abwesenheitsmail. (Bild: Gorodenkoff – shutterstock.com)

Text für die Abwesenheitsnotiz

Meist werden Abwesenheitsnotizen recht lapidar formuliert. Oft hat man den Eindruck, die Person ist bereits im Urlaubsmodus. Doch in jedem Fall muss alles professionell bleiben, die Geschäfte sollen ja wie gewohnt weiter laufen und Kunden nicht vergrault. Die Begrüssung sollte genauso formell oder im selben Stil geschrieben sein wie andere Mails.

Ein kurzes knappes „Bin im Urlaub und nicht erreichbar. Wenden Sie sich in dringenden Fällen an:..“ wirkt recht schroff. Bleiben Sie freundlich und nicht zu knapp. Sie sind ja nicht auf der Flucht.

Das andere Extrem ist eine zu lange Mail und eine zu persönliche. Sie müssen Ihren Kunden und Kontakten nicht erzählen, mit wem und wohin Sie in Urlaub fahren. Aber ein freundlicher Wunsch wie „Ich wünsche Ihnen auch eine gute Zeit.“ oder „Bis dahin viel Erfolg.“ u.ä. lassen auch beim Empfänger ein wenig Urlaubsgefühl aufkommen.

Für Workaholics gilt: Geben Sie besser keine Kontaktdaten im Urlaub an! Es reicht, diese wenigen, vertrauten Kollegen anzugeben, damit Sie im Bedarfsfall kontaktiert werden können. Sie sollten also nicht allen die gleiche Abwesenheitsnotiz schicken, sondern sortieren.

  • Wer braucht Ihre Kontaktdaten im Urlaub wirklich? Maximal 3 Personen sollten reichen.
  • Wer braucht in Ihrer Abwesenheit weiterhin Infos, Hinweise – diesen Personen nennen Sie eine Vertretung, die Bescheid weiss.
  • Welche Kunden/Kontakte können Sie auch nach dem Urlaub bedienen? All diesen schicken Sie nur die nötigsten Infos, eben von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Plus freundlichem Gruss!

Die Mail-Vertretung sollte nicht mit Ihren Mails überflutet werden. (Bild: song_about_summer – shutterstock.com)

Formulierungs-Beispiele

  1. Guten Tag / Hallo / Liebe Kunden und Geschäftspartner,

Vielen Dank für Ihre Mail. Leider bin ich vom [Datum] bis [Datum] nicht erreichbar und kann Ihre Anfrage nicht beantworten. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen können Sie aber [Name und Kontaktdaten] kontaktieren.
Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis dahin!

2. Guten Tag / Hallo / Liebe Kunden und Geschäftspartner

Vielen Dank für Ihre Mail. Da ich aktuell in Urlaub bin, muss ich Sie leider vertrösten, bis zum [Datum]. Bis dahin wünsche ich auch Ihnen eine gute Zeit! Kontaktieren Sie in dringenden Fällen [Name und Kontaktdaten].

3. Guten Tag / Hallo / Liebe Kunden und Geschäftspartner

Vom [Datum] bis [Datum] bin ich in Urlaub und kann Ihre Mails leider nicht beantworten. Ihre Mails werden auch nicht weitergeleitet. Nur in dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name und Kontaktdaten].

Witzige und originelle Varianten für die Abwesenheitsnotiz

Sie können aber je nachdem, in welchem Business Sie arbeiten, auch witzig schreiben. Denn natürlich sind Mails immer auch ein Mittel zur Kundenbindung.

Haben Sie ein junges Start-Up und reden mit Ihren Kunden eher locker-flockig? Dann wären diese bei einer so nüchternen Ansprache wie oben eher verstört und irritiert. Halten Sie bitte Ihren üblichen Schreibstil bei, z.B. „Wir sind ausgeflogen, gen Süden. Leider können wir euch nicht alle mitnehmen, aber wir kommen ja wieder… Bis dahin wünschen wir euch auch eine gute Zeit und freuen uns euch am [Datum] wieder dienlich zu sein.“

Sie können gerne auch Bezug zu Ihren angebotenen Produkten machen. Sind Sie Schmuckdesigner, so gehen Sie ruhig darauf ein und erzählen Sie ein wenig. „Liebe Kunden, ich bin leider zurzeit nicht erreichbar, da unterwegs in neuer Mission. Dieses Jahr bin ich in Südamerika unterwegs um mich vom pulsierenden Leben, der Farbenvielfalt und Schönheit der Natur für neue Werke inspirieren zu lassen. Am [Datum] bin ich mit neuen Eindrücken und Impulsen wieder für Euch da.“

Die Wortwahl darf sich ruhig auf Ihr Angebot beziehen. Bieten Sie beispielsweise Erfrischungsgetränke an, so flechten Sie hier Passendes ein, wie „Prickelnde Grüsse“ oder „Bewahren Sie auch bei Hitze einen kühlen Kopf“ oder „Frische“ „Sprudelnd“ etc.

Stellen Sie in Ihren Mails gerne immer einen Bezug zu Ihrem Angebot her, so bleibt der Kundenkontakt persönlich und einzigartig. Auch erinnern bestimmte Worte immer wieder an Ihr Produkt, triggern im positiven Sinne und wirken kaufanregend.


Abwesenheitsnotiz richtig formulieren (Bild: Sinuswelle – shutterstock.com)

Abwesenheitsnotizen für verschiedene Anlässe

Unverbindliche Abwesenheitsnotiz für Feiertage

Liebe Kunden und Geschäftspartner,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zu den Feiertagen gönnen wir uns eine kurze Auszeit und sind am [Datum] wieder für Sie da. Dann wird Ihre Mail sofort bearbeitet.

Diese Mail wird auch nicht automatisch weitergeleitet.

Abwesenheitsnotiz persönlicher formuliert

Liebe Kunden und Geschäftspartner,

vielen Dank für Ihre Nachricht/Mail. Zum Jahresausklang und über die Weihnachtstage machen wir Pause und sind erst am [Datum] wieder erreichbar. Bis dahin bitten wir um Geduld, die Mail wird nicht weitergeleitet.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen auch erholsame Feiertage – und ein gutes Neues Jahr!

Kunden-Abwesenheitsnotiz

Guten Tag/ Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Leider bin ich erst wieder am [Datum] für Sie persönlich erreichbar.

Ihr Anliegen kann nicht so lange warten? Dann hilft Ihnen gerne meine Kollegin [Name]. Sie erreichen Sie per Mail unter: [Mailadresse]  oder telefonisch unter: [Tel.Nr.]

Mit freundlichen Grüssen

Abwesenheitsnotiz für Feiertage

Liebe Kunden / Geschäftsfreunde,

vielen Dank für Ihre Nachricht/Mail. Wegen der Feiertage ist das Büro zurzeit nicht besetzt. Ab dem 27. Dezember sind wir wieder erreichbar. In der Zwischenzeit werden E-Mails nicht gelesen und nicht weitergeleitet. Wir bitten um Verständnis.

Wir wünschen frohe Feiertage!


Eine gute Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit formulieren. (Bild: Elnur – shutterstock.com)

Abwesenheitsnotiz bei Elternzeit oder längerer Krankheit

Liebe Kunden und Geschäftspartner,

haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht/Mail. Leider bin ich aus persönlichen Gründen/ Krankheitsgründen für längere Zeit nicht erreichbar. Meine Mails werden leider nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen daher in der Zwischenzeit an meine Vertretung: [Name und Kontaktdaten]. Ich danke für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüssen


Auch im Falle einer Kündigung muss eine Abwesenheitsnotiz formuliert werden. (Bild: chayanuphol – shutterstock.com


Abwesenheitsnotiz bei Kündigung

Liebe Kunden und Geschäftspartner,

vielen Dank für Ihre Mail. Am [Datum] habe ich das Unternehmen XY verlassen und kann Ihre Nachrichten /Mails daher nicht mehr beantworten. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an meine/n Nachfolger/in: [Name und Kontaktdaten] oder senden Sie Ihre E-Mail an [Mailadresse], da diese Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Mit freundlichen Grüssen


Abwesenheitsnotiz auf Englisch

OUT OF OFFICE MESSAGE

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on [Date] and will answer your mail as quickly as possible.

In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague [Name and contact]. Please notice that your message will not be forwarded automatically.

Thank you very much.

Best regards

 

Titelbild: Racamani – shutterstock.com

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Mehr zu J. Florence Pompe

J. Florence Pompe hat Germanistik und Pädagogik studiert und ist seit 2010 hauptberufliche Texterin. Spezialisiert auf die Arbeit mit Wordpress führt sie mit Freude eigene Blogs und übernimmt für Kunden die Blog-Betreuung.

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