Geschäftsreisen planen – Checklisten und Tipps für Selbstständige und Unternehmer

Wenn Sie sich selbstständig gemacht haben oder ein Unternehmen leiten und das erste Mal geschäftlich verreisen möchten, werden Sie wegen der Planung der Businessreise möglicherweise etwas unsicher sein.

Gewiss führen Sie Ihr Unternehmen nach dem Motto, mit einem geringen Einsatz ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Dieses Prinzip sollten Sie auch bei der Planung und Organisation Ihrer Geschäftsreise nicht aus den Augen verlieren.

Denn: Geschäftsreisen können ein Karriere-Booster sein, sie können allerdings auch mit grossen Anstrengungen verbunden sein. Letzteres gilt insbesondere dann, wenn die Geschäftsreise nicht gut genug geplant wird. Nur mit der richtigen Vorbereitung lassen sich typische Fehler bei der Geschäftsreisen-Planung vermeiden. Dabei gilt folgender Grundsatz: Je weiter Sie sich auf der Geschäftsreise von der Heimat entfernen, desto mehr Dinge gibt es zu berücksichtigen und desto detaillierter sollten Sie die Reise planen. Die nachfolgenden Tipps und Checklisten werden Ihnen bei der Planung Ihrer Businessreisen eine wertvolle Hilfe sein.

Geschäftsreisen innerhalb der Schweiz

Sofern sich Ihre Kunden oder Geschäftspartner in einem Umkreis von maximal 300 Kilometern befinden, lässt sich eine Geschäftsreise relativ spontan über die Bühne bringen.

Die Fahrstrecke kann in der Regel in kurzer Zeit bewältigt werden und Sie müssen lediglich wählen, ob Sie lieber mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit einem PKW reisen wollen. Oft ist es nicht erforderlich, eine Übernachtung zu buchen, sodass Sie sich die Übernachtungskosten sparen können. Auch das Kofferpacken entfällt dann. Sofern Sie Ihre Termine gut planen, haben Sie sogar die Möglichkeit, mehrere Geschäftspartner an einem Tag zu treffen. Dadurch reduzieren Sie Ihre Ausfallzeiten im eigenen Unternehmen.

Bei längeren Geschäftsreisen innerhalb der Schweiz haben Sie den Vorteil, dass Sie sich bei der Buchung der Unterkunft nach den Schweizer Komfortstandards richten können. Gut geeignet sind Hotels, die speziell auf Geschäftsreisen ausgerichtet sind, wie etwa das Pullman Basel Europe, das dank seiner lichtdurchflutenden Konferenzräume ideal für Geschäftsmeetings ist. Zudem geniessen Sie in diesem Hotel in allen Zimmern kostenfreien WLAN-Zugang, was insbesondere dann wichtig ist, wenn Sie auf Ihrem Zimmer noch arbeiten möchten.

Geschäftsreisen ins Ausland gut planen und vorbereiten – So kann nichts schiefgehen

Mitunter ist es erforderlich, für eine Businessreise das heimische Gefilde zu verlassen und ins Ausland zu reisen. Das gilt beispielsweise dann, wenn Ihre Lieferanten in einem anderen Land sitzen oder Sie Abnehmer aus ganz Europa akquirieren möchten. Dann ist der organisatorische Aufwand, den Sie vor der Reise bewältigen müssen, natürlich deutlich höher. Um dennoch eine hohe Effizienz und Effektivität sicherzustellen, sollten Sie bei der Reiseplanung mit den nachfolgenden Checklisten und Tipps arbeiten.

Zeit effektiv verplanen

Eine Businessreise ins Ausland kostet Geld und Zeit. Beides sind kostbare Güter. Überlegen sie daher vorab, ob Sie die Möglichkeit haben, mehrere Termine während der Reise unterzubringen. Dann fallen Sie zwar längere Zeit im eigenen Unternehmen aus, sparen im Vergleich zu mehreren Einzelreisen aber immer noch Zeit ein. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Reisekosten zu reduzieren. Denken Sie bei der Zeitplanung aber auch an Ruhepausen zu Ihrer eigenen Erholung. Es nützt schliesslich nichts, wenn Sie übermüdet und unkonzentriert bei Ihren Geschäftsterminen auftauchen.

Das richtige Verkehrsmittel auswählen

Bei innereuropäischen Geschäftsreisen wird oft die Bahn als Verkehrsmittel bevorzugt. Sie ermöglicht ein vergleichsweise preiswertes und komfortables Reisen. Für grössere Entfernungen kommt nur das Flugzeug in Frage. Vor Ort müssen Sie sich dann zwischen einem Mietwagen und einem Taxi entscheiden. Sofern Sie sich vor Ort gut auskennen, sind Sie mit einem Mietwagen gut beraten, denn ein solcher ist preiswerter als häufige Taxifahrten. Sollten Sie sich in dem Zielort hingegen nicht auskennen, greifen Sie aus Gründen der Effizienz lieber auf ein Taxi oder einen Chauffeurdienst zurück.

Geeignete Übernachtungsmöglichkeiten finden

Die meisten Geschäftsleute bevorzugen ein Hotel für die Übernachtung. Denken Sie aber bei Auslandsreisen daran, dass der Komfortstandard bei Hotels von dem abweichen könnte, was Sie aus der Schweiz gewohnt sind.

Die Anzahl der Sterne etwa ist wenig aussagekräftig. Informieren Sie sich stattdessen im Detail über die Ausstattung und überprüfen Sie, ob eine Klimaanlage, ein Internetanschluss und Meetingräume vorhanden sind. Teilweise halten die Unternehmen, mit denen Sie sich treffen möchten, auch Zimmer oder Gästewohnungen bereit. Fragen Sie ruhig einmal nach. In solchen Fällen müssen Sie sich aber selbst um Ihre Verpflegung kümmern, sodass die meisten Geschäftsreisenden auf ein komfortables Hotel zurückgreifen.

Gepäckbeschränkungen beachten

Gehen Sie vor dem Packen die folgenden Fragen durch:

• Welche Beschränkungen gibt es bei Flugreisen durch die Fluggesellschaft in Bezug auf die Anzahl, die Grösse und das Gewicht Ihrer Gepäckstücke?
• Sollten Sie im Zielland bestimmte kulturelle Einschränkungen bei der Auswahl Ihrer Kleidung beachten?
• Mit welchen klimatischen Bedingungen ist im Zielland zu rechnen?

Tipp: Sie können durch cleveres Kofferpacken Ihre Kleidung knitterfrei transportieren.

Papiere und Dokumente überprüfen

Zu einer guten Reiseplanung gehört auch, all Ihre Papiere und Dokumente noch einmal auf Gültigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Das gilt für:

• Flug- oder Bahntickets
• Reisepass
• Visum (falls notwendig)
• Führerschein
• Kreditkarte
• Impfpass

Warten Sie mit diesem Schritt nicht zu lange, denn wenn Sie neue Papiere beantragen müssen, können einige Wochen vergehen, bis Sie Ihre Dokumente in den Händen erhalten. Packen Sie nicht nur Ihre Kreditkarte ein, sondern auch genügend Bargeld in der Landeswährung, damit Sie Geld für Taxifahrten und Trinkgelder zur Verfügung haben.

Über kulturelle Aspekte des Reiselandes informieren

Ein wichtiger Schritt der Reiseplanung, der trotzdem gerne vergessen wird, besteht darin, sich vorab über die kulturellen Besonderheiten des Reiselands zu informieren. Durch unbeabsichtigtes, falsches Verhalten können Sie andernfalls schnell einen Geschäftsabschluss verhindern. Bewerten Sie Ihre Fremdsprachenkenntnisse realistisch und beauftragen Sie notfalls einen Dolmetscher, der Ihnen bei sprachlichen Schwierigkeiten weiterhelfen kann.

Gesundheitliche Aspekte berücksichtigen

Auch Ihre Gesundheit darf während der Geschäftsreise nicht vernachlässigt werden. Die ganze Planung wäre umsonst, wenn Sie dann vor Ort krank sind und Ihre Termine nicht einhalten können. Beantworten Sie deshalb vorher folgende Fragen:

• Sind Impfungen im Reiseland vorgeschrieben oder empfohlen?
• Haben Sie Allergien? Falls ja, wie lassen sich diese mit der Esskultur im Land vereinbaren?
• Werden Sie mit dem Klima zurechtkommen?
• Können Sie mit einem eventuellen Jetlag umgehen?

Zehn gute Tipps zur Überwindung des Jetlags finden Sie bei BizTravel.

Vertretung für die Zeit der Abwesenheit finden

Bevor Sie auf Reisen gehen können, sollten Sie natürlich auch dafür sorgen, dass es während Ihrer Abwesenheit im Unternehmen eine Vertretung gibt. Das Geschäft muss auch ohne Sie weiterlaufen. Wählen Sie einen Vertreter aus und teilen Sie diesem alle notwendigen Vollmachten zu. Informieren Sie Ihren Vertreter und Ihre Angestellten darüber, wie Sie im Notfall erreicht werden können. Weisen Sie dabei auf eventuelle Zeitverschiebungen hin. Empfehlenswert ist es auch, einen Vertreter zu bestimmen, der für Sie die Reise antritt, wenn Sie gesundheitlich nicht dazu in der Lage sein sollten. Dann kann der Vertreter für Sie die Verhandlungen führen, sodass nicht die gesamte Reise abgesagt werden muss.

Nachbereitung der Reise

Sobald Sie wieder zu Hause sind, sollten Sie sich noch um die Auswertung der Geschäftsabschlüsse und um die Reisekostenabrechnung kümmern. Ausserdem sollten Sie die Planung mit dem tatsächlichen Ablauf der Reise vergleichen. Überlegen Sie, welche Aspekte der Planung gut waren und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Wenn Sie Ihre Checklisten dahingehend anpassen, können Sie folgende Geschäftsreisen noch effizienter planen.

 

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