5 Tipps für mehr Produktivität im Büro

In der gleichen Zeit mehr erledigen? Das klingt nach Stress und Druck. Lesen Sie trotzdem weiter, denn wer auf Dauer produktiver arbeitet, der ist am Ende des Arbeitstages sogar erholter.

Mit diesen 5 Tipps verbessern Sie einfach Ihre Arbeitsmethoden:

Tipp 1: Immer schön eins nach dem anderen

„Ich bin multitaskingfähig.“ Das höre ich oft. Unter Büroarbeitern ist es laut Studien üblich, durchschnittlich alle 3,5 Minuten unterbrochen zu werden oder sich selbst zu unterbrechen. Denn: Wer viel zu tun hat, der will möglichst viel in kurzer Zeit erledigen. Telefonieren und währenddessen E-Mails lesen und beantworten, während ein Dokument druckt, schnell den nächsten Vorgang lesen, schnell zwischendurch das Gedruckte kontrollieren, so geht das den ganzen Tag. Mit dem Ergebnis, dass die Fehlerquote steigt und der Stress zu- statt abnimmt. Auch das ist bewiesen.

Multitasking ist nicht produktiv, denn das menschliche Gehirn kann nicht mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig ausführen. Es wechselt nur schnell hin und her. Multitasking ist daher nur für sehr einfache Tätigkeiten geeignet. Erledigen Sie also immer schön eins nach dem anderen.

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Tipp 2: Automatisieren und vereinfachen Sie Prozesse

Wer im Büro arbeitet, der hat auch viele Routinetätigkeiten zu erledigen. Briefe schreiben, Excel-Tabellen anlegen und ausfüllen, Dokumente drucken, E-Mails schreiben und versenden usw.

Fragen Sie sich: Welche Prozesse und Abläufe kommen immer wieder und könnten vereinfacht werden?

Zum Beispiel haben alle gängigen EDV-Programme Werkzeuge, die die Arbeit deutlich vereinfachen und so Zeit sparen. Laut der Office-Studie von 2014 gibt es in diesem Bereich ein Steigerungspotential der Produktivität von bis zu 25%. Lernen Sie, Textbausteine oder Dokumenten- und Formatvorlagen anzulegen und anzuwenden und sparen Sie so in der Textverarbeitung viel Zeit ein. Die Erstellung kleiner Makros hilft Ihnen beispielsweise bei der Textverarbeitung oder der Tabellenkalkulation und dabei, in der Datenbank verschiedene Tätigkeiten jeweils mit nur einem einzigen Knopfdruck auszuführen. Verführerisch, oder?

Tipp 3: Kleine Dinge sofort erledigen – die 3-Minuten-Regel

„Lieber jetzt als später“ gilt für alle Erledigungen, die länger als 3 Minuten dauern. Beantworten Sie eine E-Mail, bei der Sie die Antwort schon wissen, sofort. Es dauert insgesamt länger, wenn Sie die E-Mail jetzt schliessen und später wieder öffnen und dann beantworten. Ausserdem können Sie so die Beantwortung nicht vergessen und es ist immer ein gutes Gefühl, etwas erledigt zu haben.

Für alle anderen Tätigkeiten prüfen Sie kurz „Wie lange dauert es?“ und entscheiden sich bei unter 3 Minuten für die sofortige Erledigung. So machen Sie am besten morgens das Bett sofort nach dem Aufstehen, legen den Geldbeutel sofort an den richtigen Platz und legen ein einzelnes Blatt sofort in die Akte. 

Tipp 4: Trennen Sie Arbeit und Freizeit

Die grösste Ablenkung im Büro geht nach einer Umfrage von eFax von Social Networks aus. Facebook, Twitter, Smartphone, Tablet und private E-Mails lenken von der Arbeit ab. Um möglichst produktiv arbeiten zu können, stellen Sie Ihre privaten Geräte während der Arbeit ab. Am besten informieren Sie Freunde und Verwandte, dass Sie während der Arbeit nur in den Pausen private Nachrichten lesen. Aber es gilt auch umgekehrt: Trennen Sie Arbeit und Freizeit auch in Ihrer Freizeit! Auch hier natürlich in Absprache mit Ihrem Vorgesetzten. Denn ständige Erreichbarkeit lässt keine erholsame Entspannung zu.

Tipp 5: Machen Sie Pausen

Viele Menschen verzichten auf Pausen, weil sie so viel zu tun haben. Das ist nachvollziehbar und passiert mir auch immer wieder. Allerdings lohnt sich eine Pause gerade in stressigen Zeiten, denn Pausen mindern die Produktivität nicht, sie können sie sogar erhöhen. Wichtig für die Produktivität ist es, auf Pausen und Erholung selbst zu achten. Zu diesem Ergebnis kommt eine Wiener Studie. Am Ende des Tages führen gemachte Pausen zu einer geringeren Müdigkeit und zu einer höheren Leistungsbereitschaft.

Machen Sie am besten kürzere, dafür häufigere Pausen. Vielleicht gleich jetzt eine kleine Pause?

Oberstes Bild: © William Perugini – shutterstock.com