So werden Preisverleihungen zu gelungenen Businessevents

Egal ob Sie Preise im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation verleihen, eines steht fest: Das Event anlässlich der Übergabe ist mindestens so wichtig wie der Preis selbst. Zum einen ist es eine wunderbare Gelegenheit, die Preisempfänger zu ehren und einer breiteren Öffentlichkeit bekannt zu machen – gerade auch, wenn diese für wohltätige Zwecke oder als gemeinnützige Unternehmer geehrt werden und ihrerseits auf Geldgeber angewiesen sind.

Gleichzeitig können Sie mit einer Awards-Zeremonie den Markenwert und die Reputation Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution stärken.

Nicht immer muss es sich dabei um ein teures Event mit breit angelegter Aussenwirkung handeln. Auch unternehmensintern können Sie Auszeichnungen vergeben und diese „inhouse“ mit einer kleiner gehaltenen Veranstaltung begleiten. Dies kann gerade in Zeiten, in denen Sie das Äusserste von Ihren Mitarbeitern verlangen oder in denen es aus Budgetgründen seltener Gehaltserhöhungen oder Prämien gibt, ein adäquater, alternativer Motivations-Anschub sein.

Mit diesen vier Tipps holen Sie für die Preisempfänger, das Publikum und sich selbst das meiste aus dem Event.

1. Legen Sie als Erstes das Budget fest

Bleiben Sie realistisch. Natürlich stehen uns allen die Bilder opulenter Oscar- und Nobelpreis-Verleihungen vor Augen. Niemand verlangt von Ihnen aber, diesem Ideal zu entsprechen. Tatsächlich gilt: Authentizität ist das Wichtigste. Die Feier sollte das Gefühl hinterlassen, dass hier Menschen wirklich für das geschätzt und geehrt werden, was sie geleistet haben. Dieser Effekt lässt sich auch mit kleinen Mitteln erreichen.

Seien Sie gegenüber allen externen Zulieferern offen, was Ihr Budget angeht. So können diese mit einer festen Summe arbeiten, statt umsonst eindrucksvolle Angebote zu machen, die aber völlig unrealistisch sind.

Sponsoren sind ein interessanter Weg, das Budget aufzupolstern. Gerade bei Preisverleihungen sollten Sie allerdings absolut sicherstellen, dass Portfolio und Unternehmensphilosophie Ihrer Sponsoring-Partner auch aus ethischen Gesichtspunkten mit dem Inhalt des Preises und den Überzeugungen der Preisträger übereinstimmen.

Falls es einen „anfassbaren“ Preis gibt, dann legen Sie Wert auf hochwertige Verarbeitung und schönes Design. Der Preis sollte zumindest einen theoretischen Ewigkeitswert besitzen.

2. Fokussieren Sie sich auf die Bühne

Versuchen Sie, die Bühne interessant, aber nicht zu auffällig zu dekorieren. Sie wird einen grossen Teil der Veranstaltung über visuell im Mittelpunkt stehen. Bleiben Sie dabei thematisch immer im Rahmen des Preises.

Das fängt bei ganz subtilen Elementen an. Wenn es etwa um die Verleihung einer Anerkennung für Entwicklungsarbeit geht, sollten auch die beim Event verwendeten Blumen Fair Trade sein. Selbst wenn Ihnen selbst solche Details nicht wichtig erscheinen: Entscheidend ist, was die informierten Gäste denken und wie das Event in der Aussenwirkung so homogen und authentisch wie möglich wirken kann.

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Bedenken Sie dies auch hinsichtlich des Sponsoren-Deals. Bei Preisverleihungen sollten Logos und Claims von Geldgebern optisch eher eine untergeordnete Rolle spielen. Allerdings können Sie Sponsoren anbieten, die Bühnen-Leinwände und Videoscreens nach der Verleihung und etwa während des Essens zur Präsentation ihrer Logos und von Bildmaterial zur Verfügung zu stellen.

Fragen Sie sowohl Preisträger als auch Laudatoren früh genug an, welche technischen Mittel diese brauchen. Häufig werden Beamer und Videowände benötigt, um kurze Filme über das ausgezeichnete Projekt oder die Preisträger zu zeigen. Investieren Sie dann lieber in eine ausgezeichnete Technik einschliesslich eventuellen Headsets (Mikrofonie) als in dekorative Elemente, die visuell sowieso in den Hintergrund treten.

3. Stellen Sie die Preisträger in den Mittelpunkt

Dies gilt vor allem für die visuelle Präsentation. Schon in der PR-Arbeit für das Event sowie in den Einladungen sollten Fotos und Biografien der Empfänger enthalten sein. Noch idealer sind kurze Videos. Extensiveres Material können Sie ausserdem zu einem begleitenden Blog oder einer Webseite zusammenstellen.

Optimal ist es, wenn jeder Preisträger mit einem kurzen Video-Pic vorgestellt wird, bevor Sie ihn persönlich auf der Bühne begrüssen. Das erhöht die emotionale Spannung und bringt alle Gäste auf den gleichen Wissensstand. Versuchen Sie hierfür, neben biografischem Fotomaterial auch kurze Interview-Snippets mit Menschen einzubinden, die mit dem Preisträger zusammenarbeiten. Auch Prominente, die etwas Lobendes zu den zu ehrenden Projekten zu sagen haben, können zum Momentum des Ganzen beitragen.

Die Veranstaltung selbst sollte idealerweise von einer festen und einer bewegten Kamera gefilmt werden. Das fertige Video können Sie dann (mit Einverständnis der darin Gezeigten) exzellent zu PR-Zwecken nutzen, aber auch jedem Preisträger als Erinnerung zur Verfügung stellen.

Räumen Sie den Preisträgern und Laudatoren so viel Redezeit und Präsenz ein wie möglich und nehmen Sie sich und Ihr Unternehmen bis auf einige einleitende Worte zum Preis selbst und dessen Geschichte und Vision zurück. Man wird Sie als Gastgeber sowieso prominent wahrnehmen. Es wirkt viel glaubwürdiger, wenn Sie sich und Ihre Firma beim Event selbst deutlich hinter den Preisträgern positionieren.

4. Kreieren Sie Atmosphäre

Preisverleihungen haben einen ausgeprägten emotionalen Aspekt – unterstreichen Sie diesen, auch mit Licht- und Musikeffekten. Wenn Sie normalerweise nur von Wissenstransfer geprägte Business-Events verantworten, fällt die Neuausrichtung manchmal schwer. Wenn es das Budget zulässt, dann engagieren Sie einen professionellen Licht- und Sounddesigner, der sich um die Bühnenbeleuchtung und die musikalische Begleitung des Abends kümmert.

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Gerade Lichteffekte können eine mit relativ geringen Mitteln ausgestattete Preisverleihung zu einem glamourösen Event machen. Berücksichtigen Sie diesen Aspekt auch bei der Wahl Ihres Veranstaltungsortes. In jedem Fall können Sie bereits beim Empfang der Gäste eine thematisch passende, nicht zu dominante Backgroundmusik spielen lassen. Das setzt die Veranstaltung gerade, wenn sie in Ihren eigenen Unternehmensräumen abläuft, vom Alltag ab.

 

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