Ein Meeting ist wie ein Espresso – 6 Regeln

02.02.2015 |  Von  |  Kommunikation
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Ein Meeting ist wie ein Espresso – 6 Regeln
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Ich bin ein grosser Fan von Espresso; kurz, stark und gehaltvoll. Versuchen Sie nie, mir einen Lungo oder einen Filterkaffee anzudrehen.

Wissen Sie was? Ein gutes Meeting hat sehr viel mit Espresso gemeinsam. Es ist sehr konzentriert und anregend.

Wie vermutlich die meisten von Ihnen habe ich schon an vielen Sitzungen teilgenommen oder sie geleitet. Dabei ist mir aufgefallen, dass es weder einfach noch selbstverständlich ist, Meetings so zu gestalten, dass sich anschliessend auch wirklich etwas bewegt. Auch habe ich mich vom Projektteam schon zu täglichen Besprechungen überreden lassen. Brauche ich noch zu sagen, dass diese sich als reine Zeitverschwendung herausstellten?

Erstellen Sie Regeln für Meetings

Die Erfahrung hat gelehrt, dass man gewisse Regeln anwenden muss, um zu verhindern, dass Sitzungen so verwässert wie schlechter Filterkaffee sind.

  1. Legen Sie das Thema und die Ziele, die Sie erreichen wollen, klar fest.
  2. Schreiben Sie die Agenda schon in die Einladung.
  3. Halten die Meetings kurz; am liebsten 30 Minuten.
  4. Laden Sie wirklich nur die Leute ein, die auch etwas zum Thema beitragen können und wollen und dulden Sie keine „Sitzungsbesucher“. Ich weiss, einige Nicht-Eingeladene werden sich betupft fühlen. Bieten Sie ihnen stattdessen an, das Sitzungsprotokoll zu lesen. Ihre Aufgabe ist es schliesslich, ein Projekt voranzutreiben und nicht, jedermanns Liebling zu sein.
  5. Bringen Sie Angeber und Plauderer zum Schweigen. Es findet sich immer der eine oder die andere, die eine Sitzung als ihre Bühne verstehen und von den Heldentaten ihrer Kinder oder den letzten Ferienabenteuer berichten. Die stehlen nur Ihre Zeit.
  6. Schreiben Sie das Protokoll möglichst noch am selben Tag und versenden Sie gleichzeitig die Taskliste mit Verantwortlichkeiten und Deadlines. Das hat den sehr wünschenswerten Nebeneffekt, die Sitzungsbesucher abzuschrecken.

Damit entsteht zwar ein gewisser Druck, aber bedenken Sie, dass Espresso auch nur aufgrund des Drucks so gehaltvoll ist. Das wird Ihnen jede Barista erklären können.

Scrum

Software-Teams, die mit Scrum arbeiten, veranstalten jeden Morgen ein kurzes Meeting. Das ist deshalb hilfreich, weil die Regeln klar, Zeit (5 – 15 Minuten) und Teilnehmerkreis beschränkt sind.

Meetings versus Präsentationen

Die eben genannten Regeln sind natürlich nur für Arbeitsmeetings innerhalb eines laufenden Projekts oder Programms angemessen.

Wenn Sie Ihrem Kunden oder Interessenten Ihr Unternehmen oder eine Lösung präsentieren, müssen Sie natürlich mehr als nur Espresso servieren. Metaphorisch betrachtet, ist es schon eher ein Brunch.

Natürlich warten Sie auch beim ersten Kundengespräch mit einer Agenda auf, aber die wird neben einer Präsentation sicher noch ein grösseres Zeitfenster für Fragen beinhalten.

Aber gerade beim Kundenbesuch ist etwas ganz besonders wichtig: Kompetenz. Bringen Sie also nur die Leute dorthin, die etwas zum Thema sagen können, das Ihren Kunden interessiert. Damit Sie den Auftrag auch bekommen, muss der Kunde Ihnen und Ihrem Unternehmen vertrauen, was er nur tut, wenn Sie Kompetenz vermitteln.

 

Oberstes Bild: © Rawpixel – shutterstock.com

Über Brigitte Kobi

Ich bin die Inhaberin des Blogs «Leadership & Lipstick», dessen Thema stylishe Kommunikation ist, die sich an Unternehmer, KMU, Start-ups und Blogger richtet.


Wenn ich mich selbst in einem Satz beschreiben müsste, würde ich sagen: «Ich besitze ein sonniges Gemüt und einen schwarzen Humor. »


Menschen und Kommunikation sind mir fast so wichtig, wie die Luft, die ich atme. Ich liebe es, Neues zu entdecken, schreibe (und rede natürlich) mit Begeisterung. Vermutlich spreche ich deshalb fliessend Deutsch, Englisch und Französisch.


Ferner, bin ich fasziniert und ausgebildet in Philosophie, während die Hedonistin in mir eine Schwäche für Design, Mode, Kunst und italienische Oper hat.


Ach ja: Nebst meinem Blog bin ich auf Kommunikation, Turnaround-Management und Business Development spezialisiert.


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