Projektmanagement – Ziele definieren und erfolgreich starten

02.09.2015 |  Von  |  Organisation
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Wer als Selbstständiger oder Firmeninhaber Projekte organisiert, verwaltet und überprüft, benötigt eine gewisse Expertise in Sachen Projektmanagement. Dabei müssen einmalige oder wiederkehrende Ziele in oftmals vorgegebenen Zeiten und teilweise auch mit knapper finanzieller Planung und wenig Personal bewerkstelligt werden. Für die Umsetzung gibt es erprobte Strategien und Projektmanagement-Methoden, die Ihnen Maria Lengemann von der Agentur Diginauten in diesem Artikel vorstellt.

Projektmanagement umfasst alle Tätigkeiten, die in die Bereiche Vorbereitung, Planung, Steuerung, Kontrolle und Abschluss von Projekten fallen. Dabei gibt es verschiedene Methoden, die vor allem in der realen Praxis erprobt und damit gern gesehene Helfer sind. Viele Parameter entscheiden darüber, welche Projektmanagement-Methode für Ihr Projekt oder Ihre zu bewerkstelligen Aufgaben geeignet ist. Wichtig ist, dass sie abwechslungsreich ist, Motivation bietet und gleichzeitig für eine passende Organisation sorgt.

Warum viele Projekte scheitern

Die Gardner Group kam in einer Studie einmal zu dem Schluss, dass ganze 40 Prozent neuer IT-Projekte scheitern. Warum? Ganz einfach. Sie besitzen ein zu geringes oder teilweise sogar fehlendes Projektmanagement hinsichtlich der zeitlichen Planung, Budget-Planung und der Vorgaben von Funktionen. Dieser Studie zufolge besitzen nur 16 Prozent der IT-Projekte ein ausreichendes Management. Ganze 31 Prozent der IT-Projekte scheitern komplett.

Dabei kommt es in den meisten Fällen zum sogenannten Whiscy-Syndrom (Whisky-Syndrom, ein Akronym): Das bedeutet, dass ein Projektteam zu Anfang sehr viel Tatendrang besitzt, ohne dass vorab überhaupt die Ziele klar definiert wurden. Sie sind ungeduldig und fragen sich, warum sie nicht schon längst programmieren und immer noch mit der Definition von Zielen Zeit vergeuden. Sie sind teilweise auch der Ansicht, dass man Projekte zu Tode organisieren kann und dass man einfach anfangen sollte. Genau das bricht einem Teil von ihnen früher oder später das geschäftliche Genick.

Dass man nicht zu viel organisieren und planen sollte, steht auch in der sogenannten 72-Stunden-Regel geschrieben, die besagt, dass man alles, was man sich vornimmt, innerhalb von 72 Stunden begonnen haben muss (den ersten Schritt machen), sonst sinkt die Chance zu sehr, dass man das Projekt jemals noch beginnt.

Warum Planung dennoch wichtig ist

Trotz dieser bekannten Zitate und Weisheiten ist ein vollumfängliches Projektmanagement dennoch das A und O eines erfolgreichen Projektes. Auch in 72 Stunden schaffen Sie, es

  • ein durchdachtes Ziel zu definieren
  • die Realisierung dieses Ziels zu planen

Oftmals werden die Ziele zu unklar definiert oder aber die Ungeduld ist es, die einer gelungenen Projektplanung im Weg steht. In Firmen ist es dazu häufig so, dass Firmenchefs zu oft viel zu früh Resultate sehen möchten. Resultate, die es in einer so frühen Phase des Projektmanagements noch nicht geben kann. Sie pochen dagegen darauf, dass zügig mit den ersten Schritten und der Ausführung des Projektes begonnen wird. Wenn es am Ende nicht klappt, dann liegt es logischerweise nicht an der fehlenden oder unvollständigen Planung und unklaren Zielsetzung, sondern „natürlich“ daran, dass die Umsetzung nicht passte.

Eine Zwickmühle für jeden Arbeitnehmer, aber auch für viele Selbstständige und Firmeninhaber keine einfache Sache. Auch für sich selbst besteht oftmals der Anspruch, möglichst schnell Ergebnisse sehen zu wollen, etwas Greifbares zu haben, etwas Positives. Dabei verfallen wir zu schnell dem Wunsch, diese ersten Ergebnisse voranzutreiben und vergessen daraufhin, dass es am Ende deutlich mehr Ergebnisse geben würde, wenn wir jetzt ein wenig Geduld walten lassen würden.

Wie man konkrete Ziele plant

Wer Ziele definiert, sollte diese so konkret wie möglich formulieren. Dabei ist es kein Ziel, „bald mit Social-Media anzufangen“ oder „zukünftig regelmässiger Texte für den eigenen Blog zu schreiben“.

Eine konkrete Zielsetzung bedeutet, auch wirklich konkret aufzulisten, was genau wann und in welchem Umfang erledigt werden soll. Wichtig ist ausserdem, warum Tätigkeiten erledigt werden müssen, mit welchem Budget, durch welche Tools oder durch welche Hilfe. Auch das „wie“ ist oftmals nützlich, wenn es darum geht, Projekte vorab zu planen.

Notieren Sie sich für jedes Ziel konkret:

  • WAS: Was möchten Sie erreichen? Sie möchten vielleicht einen Facebook-Account aufbauen für Ihr Unternehmen, der 1.000 Facebook-Fans besitzt, aktiv geführt und geleitet wird, auf dem eine hohe Nutzer-Kommunikation herrscht und der Ihnen mindestens 10 % mehr Traffic auf Ihre Webseite bringt. Klares Ziel.
  • WANN: Bis wann möchten Sie dieses Ziel erreichen? Je nach Strategie-Einsatz und Budget können Sie beispielsweise definieren, dass Sie das oben genannte Ziel innerhalb von 12 Monaten erreichen möchten.
  • WIE: Wie möchten oder werden Sie dieses Ziel erreichen? Kein Erreichen eines Ziels ohne passende Planung. Stellen Sie daher einen konkreten Plan auf, wie Sie das Ziel erreichen, in einem Jahr 1.000 Facebook-Fans zu besitzen und wie Sie es schaffen, diese Facebook-Fans zum Kommunizieren anzuregen und zusätzlich durch diese Social-Media-Aktivität auch für 10 % mehr Traffic innerhalb der zwölf Monate auf Ihrer Seite zu sorgen.
  • HILFE: Welche Hilfe werden Sie einsetzen, um Ihr klar definiertes Ziel zu erreichen? Gibt es Tools, die Ihnen helfen? Kosten Sie Geld oder gibt es kostenfreie Alternativen? Gibt es Mitarbeiter oder Bekannte, die Ihnen helfen können? Wollen Sie bestimmte Tätigkeiten extern auslagern? Stellen Sie in Ihrem Projektplan klar, auf welche technische und menschliche Hilfe Sie für die Umsetzung Ihres Ziels setzen können.
  • BUDGET: Wichtiger Faktor – stellen Sie direkt zu Beginn klar, welche regelmässigen und einmaligen Kosten auf Sie zukommen, während Sie an Ihrem Ziel arbeiten. Im Beispiel von oben haben Sie beispielsweise die ersten Kosten für die Einrichtung des Kanals und die Erstellung des benötigten Grafikmaterials für zwölf Monate, sofern Sie dies auslagern. Sie haben Kosten für Werbeanzeigen, falls Sie auch damit Ihr Ziel erreichen wollen. Kalkulieren Sie Ihr benötigtes Budget und schlagen Sie 20 % auf diesen Preis, um eine möglichst reale Kalkulation für den Zeitraum Ihrer Projektphase zu planen.
  • WARUM: Ganz am Ende einer Projektorganisation steht immer ein grosses „Warum“. Sie sollten niemals (!) auch nur ein Projekt planen oder umsetzen, wenn Sie gar nicht wissen, warum Sie das überhaupt tun. Sie und auch jeder, der an diesem Projekt mitarbeitet, sollte immer genau darüber im Bilde sein, warum eine Sache erledigt wird, warum dieser und jener Schritt jetzt wichtig ist und wie das grosse Ziel hinter all diesen Tätigkeiten aussieht. Im Beispiel oben: Warum wollen Sie 1.000 Facebook-Fans in einem Jahr erreichen, für Aktivität und Kommunikation auf Ihrer Facebook-Seite sorgen und gleichzeitig in einem Jahr 10 % mehr Webseiten-Traffic generieren? Schreiben Sie es auf! Gründe könnten sein, dass Sie Ihren Marken-Auftritt im Internet verbessern wollen (Brand-Stärkung) oder dass Sie mehr Kunden generieren wollen (Conversion).

Fazit

Packen Sie es an! Organisieren Sie Ihre Zielsetzung und Projekte, noch ehe Sie mit der Durchführung einzelner Tätigkeiten beginnen. Verfallen Sie nicht dem Wunsch, möglichst schnell Ergebnisse sehen zu wollen, sondern profitieren Sie von einer strategischen Planung, die darauf ausgelegt ist, auch langfristig Erfolge zu bringen. Auf www.maria-lengemann.de finden Sie weitere Unterstützung und weitere Informationen, um effektiv und zielstrebig an neuen Projekten zu arbeiten und diese zum Erfolg zu führen.

 

Artikelbild: © alphaspirit – shutterstock.com

Über Maria Lengemann

Maria Lengemann ist seit zehn Jahren als Journalistin tätig und Inhaberin der Diginauten, einer Agentur für redaktionelle Texte, Projektmanagement und Coaching.


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