Zeitplanung und Zeitmanagement – wichtige Werkzeuge gegen den täglichen Stress

30.07.2015 |  Von  |  Organisation
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Zeitplanung und Zeitmanagement – wichtige Werkzeuge gegen den täglichen Stress
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Zeit ist eine knappe Ressource im Unternehmen, daher ist es umso wichtiger, die verfügbare Zeit sinnvoll und möglichst effektiv zu nutzen. Eine wesentliche Rolle, besonders (aber nicht nur) für Führungskräfte, stellt daher die Zeitplanung dar, mit der der Arbeitstag im Voraus geplant und strukturiert wird.

Die Zeitplanung umfasst dabei alle planerischen Massnahmen, die dazu dienen sollen, die eigene Zeit so zu nutzen, dass möglichst alle anliegenden Aufgaben rechtzeitig erledigt werden können. Sie soll dabei helfen, den Arbeitstag zu strukturieren und die Arbeitszeit effektiv zu nutzen, also an den eigenen und den unternehmerischen Zielen zu arbeiten. Wie alle planerischen Aktivitäten ist jedoch auch die Zeitplanung wertlos, wenn die geplanten Massnahmen nicht konsequent umgesetzt werden. Um das zu erreichen, sollte man sich realistische und fassbare Ziele setzen.

Planung schafft Perspektiven

Viele Menschen klagen darüber, zu wenig Zeit zu haben, für die Karriere, Familie, Hobbys oder die notwendige Erholung. Dabei liegt es in der Regel nicht daran, dass sie tatsächlich zu wenig Zeit haben, sondern dass sie ihre Zeit nicht optimal einteilen und nutzen. Für eher unwichtige, aber einfache Aufgaben wird unverhältnismässig viel Zeit investiert, während komplexe oder komplizierte Sachverhalte oder unliebsame Aufgaben geschoben werden – was in der Regel nicht unbegrenzt lange funktioniert.

Wer hingegen seine Zeit (in einem sinnvollen Ausmass und Detaillierungsgrad) plant, kann sie besser nutzen, eigene Prioritäten setzen und so aus der täglichen operativen Hektik ausbrechen. Die Zeitplanung erfordert zwar ihrerseits wieder etwas Zeit, doch durch die bewusste Auseinandersetzung mit den offenen To-dos fällt es leichter, diese zu ordnen, zu priorisieren und eine Reihenfolge für die Erledigung und Abarbeitung festzulegen. Damit lässt sich effektiv Zeit sparen, indem auf unwichtige Aufgaben (im Sinne der eigenen Ziele und Prioritäten) weniger Zeit verwendet wird als für die Wichtigen.

Wie man einen Elefanten isst

Wichtig ist dabei, grosse Ziele in kleinere Arbeitspakete aufzuteilen, die mit einem realistischen Zeitbudget belegt werden. Ein umfangreiches Projekt mit zahlreichen Beteiligten und internen sowie externen Abhängigkeiten lässt sich nur in kleinen Schritten umsetzen, die geplant, delegiert oder selber erledigt werden.


Es sollten niemals mehr als 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit fest verplant werden. (Bild: © WavebreakMediaMicro - fotolia.com)

Es sollten niemals mehr als 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit fest verplant werden. (Bild: © WavebreakMediaMicro – fotolia.com)


Für eine erfolgreiche Zeitplanung gibt es einige goldene Regeln. Eine lautet: Es sollten niemals mehr als 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit (oder sonstiger verfügbarer Zeit) fest verplant werden. Jeden Tag passieren unvorhergesehene Ereignisse, die nicht planbar sind, die aber Zeit belegen. Das können Anrufe, unerwartete Mails, neue Aufgaben sein oder auch persönliche Ursachen wie Formtiefs, Pausenzeiten, Zeiten, in denen die Konzentration schwächelt. Wer also am Tag acht Stunden Arbeitszeit zur Verfügung hat, sollte sich für nicht mehr als vier Stunden konkrete Aufgaben vornehmen – so ist ausreichend Puffer vorhanden für Unvorhergesehenes, Störungen oder andere Unterbrechungen.

Vor der Planung steht die Analyse

Wer sich erstmals mit den Themen Zeitplanung und Zeitmanagement beschäftigt, kann sich mit einem Zeitprotokoll einen objektiven Eindruck davon verschaffen, wie die eigene Zeit genutzt wird. Eine Woche lang – es sollte eine möglichst durchschnittliche und damit repräsentative Woche sein – werden vom Aufstehen bis zum Schlafengehen alle Aktivitäten schriftlich festgehalten, mit ihren Zeitbedarfen. So entsteht ein immer konkreteres Bild, wofür die Zeit genutzt wird und welche Anteile auf die jeweiligen Bereiche (Beruf, Familie, Hobbys, Essen, Fahrzeiten usw.) entfallen.

Ein solches Zeitprotokoll hilft nicht nur dabei, ein besseres Gefühl für die eigene Zeit und deren Verwendung zu erhalten, sondern auch dabei, zu erkennen, wo Zeit nicht effektiv oder effizient genutzt wird. Auch Zeitdiebe, also Störungen, Ablenkungen oder andere hemmende Faktoren, lassen sich mit einer solchen Zeitanalyse ermitteln und bewerten.


Eine Woche lang werden vom Aufstehen bis zum Schlafengehen alle Aktivitäten schriftlich festgehalten, mit ihren Zeitbedarfen. (Bild: © vinogradov_il - fotolia.com)

Eine Woche lang werden vom Aufstehen bis zum Schlafengehen alle Aktivitäten schriftlich festgehalten, mit ihren Zeitbedarfen. (Bild: © vinogradov_il – fotolia.com)


Ziele festlegen

Wer seine Zeit effektiver nutzen will, braucht klare Ziele, ohne ein Ziel gibt es keine effektiven, also zielgerichteten Aktivitäten. Ziele sind nicht nur im Berufsleben wichtig, sondern für alle Lebensbereiche, schliesslich besteht ein Tag nicht nur aus Arbeitszeit und ein Leben nicht nur aus den Stufen der Karriereleiter. Wer klare Ziele im Leben verfolgt, wird eher die notwendigen Massnahmen erkennen und auch umsetzen, die für die Zielerreichung notwendig sind.

Im Berufsleben sind Ziele Teil des Arbeitsvertrages, denn jeder Mitarbeiter wird für bestimmte Aufgaben eingestellt – mal klar umrissene wie bei einem Produktionsmitarbeiter, der einen vorgegebenen Akkord bringen muss, mal weniger eindeutige wie bei einem Controller, der die Führung mit seinen Reports bei strategischen und operativen Entscheidungen unterstützen soll. Je komplexer die Aufgaben und je vielfältiger sie sind, desto wichtiger wird die Zeitplanung, um nicht aufgerieben zu werden.

Um die eigenen Ziele – berufliche wie private – zu erreichen, müssen diese möglichst präzise und motivierend formuliert werden. Je konkreter ein Ziel formuliert wird, desto konkreter lassen sich Massnahmen einleiten, die der Zielerreichung dienen. Und je konkreter einzelne Massnahmen sind, desto eher lassen sie sich in die Tat umsetzen und erledigen. Kleine Teilschritte sorgen für stetige Erfolgserlebnisse und tragen so zusätzlich zur Motivation bei.


Wer seine Zeit effektiver nutzen will, braucht klare Ziele. (Bild: © conejota - shutterstock.com)

Wer seine Zeit effektiver nutzen will, braucht klare Ziele. (Bild: © conejota – shutterstock.com)


Besonders Führungskräfte, die nicht nur für ihre eigenen Ziele, sondern auch die ihrer Abteilung verantwortlich sind, müssen planvoll mit ihrer Zeit umgehen und sie wirtschaftlich einsetzen. Darum müssen die einzelnen Ziele gewichtet und priorisiert werden, um so zu ermitteln, welche Aktivitäten wichtig, dringlich oder das jeweilige Gegenteil sind.

Die ABC-Analyse hilft bei der Priorisierung

Bewährt hat sich hierbei die ABC-Analyse, bei der sich aus den Zielen ableitende Aufgaben in eine von drei Klassen eingeteilt werden:

  • A-Aufgaben sind solche, die direkt und unmittelbar der Zielerreichung dienen und daher nicht delegiert werden können. Sie müssen mit höchster Priorität abgearbeitet werden und nehmen dabei am meisten Zeit in der täglichen oder wöchentlichen Zeitplanung ein.
  • B-Aufgaben sind Aufgaben, die indirekt den eigenen Zielen und den Zielen der Stelle zuarbeiten, sie können selber erledigt werden, wenn es die A-Aufgaben zulassen oder werden delegiert. In diesem Fall muss jedoch Zeit eingeplant werden, um die Delegation vorzunehmen und den Arbeitsfortschritt regelmässig zu bewerten.
  • C-Aufgaben sind solche, deren Erledigung nichts mit den eigenen Zielen zu tun hat, sie sollten daher möglichst abgelehnt werden.

Eine Erweiterung der ABC-Analyse ist das so genannte Eisenhower-Prinzip. Hierbei werden Aufgaben zunächst in dringend oder nicht dringend und in wichtig oder nicht wichtig unterteilt. Wichtige Aufgaben, die zudem dringend sind, sind Aufgaben der Kategorie A und müssen sofort erledigt werden. Sie können nicht delegiert werden und sind daher vom Verantwortlichen höchstpersönlich zu erledigen.

Bei wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben – dieses entspricht den B-Aufgaben – gilt es, diese zu terminieren und dann ebenfalls selber zu erledigen, nur eben nicht sofort, sondern geplant zu einem späteren Termin. Dieser muss geplant und eingehalten werden, damit die Aufgabe nicht durch Inaktivität dringend wird und dann unter Zeitdruck erledigt werden muss.

Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben sind nach dieser Einteilung C-Aufgaben, die an einen kompetenten und vertrauenswürdigen Mitarbeiter delegiert werden können und müssen. Sie selber zu erledigen ist aufgrund der Wichtigkeit nicht notwendig, ihr zeitlicher Horizont jedoch macht eine unmittelbare Bearbeitung notwendig, daher müssen diese Aufgaben delegiert und ihre Erledigung überwacht werden.



Die letzte Kategorie in diesem Modell sind nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben, also Aufgaben der Kategorie D. Diese sind weder eigenständig zu bearbeiten, noch zu delegieren – sie gehören in den Papierkorb und sollten gar nicht bearbeitet werden.

Von der Notwendigkeit, „Nein“ zu sagen

Natürlich gehört zu einem kollegialen Umgang im Betrieb auch, dass man sich gegenseitig unterstützt und hilft. Wer aber immer unentbehrlich sein will, für jedes Anliegen ein offenes Ohr (und freie Zeit) hat, läuft Gefahr, statt seiner eigenen Prioritäten die von anderen abzuarbeiten. Daher gehört zu einer vernünftigen Zeitplanung auch immer, sich kritisch mit den Prioritäten der Aufgaben zu beschäftigen und diese dahingehend zu überprüfen, ob ihre Erledigung den eigenen Zielen zuarbeitet.

Wer etwa im Büro der einzige ist, der ein bestimmtes Programm bedienen oder dem Drucker neues Papier einfüllen kann, wird immer wieder von Kollegen eingespannt werden, wenn sie für ihre Ziele das Programm oder einen Stapel Ausdrucke benötigen. Zwar stellen diese Kompetenzen ein gewisses Alleinstellungsmerkmal dar und vermitteln unter Umständen das angenehme Gefühl, unentbehrlich zu sein, doch diese kleinen oder grösseren Unterbrechungen des eigenen Arbeitsablaufs stellen Störungen dar und erhöhen in Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung den Druck zusätzlich.

Wer sich hingegen die Zeit nimmt und seinen Kollegen Programm oder Drucker erklärt, kann beim nächsten Mal einfach freundlich, aber bestimmt „Nein“ sagen und gewinnt so Zeit für die eigenen Ziele und Aufgaben. Diese Form der Delegation können auch Mitarbeitern ohne Führungsverantwortung nutzen und sollten es auch. Denn Zeitplanung ist immer die Planung der eigenen Zeit, und diese sollte so genutzt werden, dass die eigenen Ziele erreicht werden.


Von der Notwendigkeit, „Nein“ zu sagen (Bild: © IVY PHOTOS - shutterstock.com)

Von der Notwendigkeit, „Nein“ zu sagen (Bild: © IVY PHOTOS – shutterstock.com)


Tages- und Wochenplanung

Je nachdem, welche und wie viele Aufgaben konkret anstehen, wie komplex diese sind und wie anspruchsvoll ihre Umsetzung sich gestaltet, ist es sinnvoll, die eigene Zeit nicht nur grob auf Wochen- (oder sogar Monatsebene) zu planen, sondern täglich einige Minuten für die Tagesplanung zu investieren. Ein Wochenplan hilft dabei, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu planen, während eine Tagesplanung mehr eine Steuerung nach der Dringlichkeit ermöglicht.

Wer auf Nummer Sicher gehen will, plant sowohl in längeren Zeiträumen (Jahres-, Monats- und Wochenplanung) als auch auf Tagesbasis – wobei die Zeitplanung umso konkreter wird, je näher Planung und Erledigung beieinanderliegen.

Wichtig ist, die Planung zu verschriftlichen – was nicht schriftlich dokumentiert wird, hat deutlich geringere Chancen auf Umsetzung, des Weiteren hilft die schriftliche Planung dabei, den Kopf frei zu bekommen und dennoch nichts Wesentliches zu vergessen. Ob man allerdings den Zeitplan auf einem Papier notiert, in einer Kladde oder digital am Computer oder Smartphone, ist weniger bedeutsam, hier sollte man verschiedene Möglichkeiten und Methoden ausprobieren, um die für sich am besten geeignete zu ermitteln und damit zu arbeiten. Während ältere Semester oft die klassische Variante mit Filofax oder Tischkalender bevorzugen, nutzen (nicht nur) Digital Natives die Möglichkeiten der IT und organisieren ihre Arbeitszeit mit PC, Laptop und Smartphone.

Bei der Wochenplanung reicht in der Regel eine To-do-Liste aus, in der alle mittel- und langfristigen Aufgaben notiert und danach sortiert werden. Alle Aufgaben, die dann im Laufe der Woche erledigt oder angegangen werden, werden dann in die Tagesplanung übertragen.


Wichtig ist, die Planung zu verschriftlichen (Bild: © M. Schuppich - fotolia.com)

Wichtig ist, die Planung zu verschriftlichen (Bild: © M. Schuppich – fotolia.com)


Die Tagesplanung sollte am Vorabend erstellt werden, um den kommenden Tag zu strukturieren. Dafür kann ebenfalls mit einer To-do-Liste gearbeitet werden, hierbei ist jedoch von besonderer Wichtigkeit, dass die Aufgaben in der richtigen Priorität angeordnet (das Wichtigste steht ganz oben) und auch genau in dieser Reihenfolge abgearbeitet werden. Es kann jedoch auch sinnvoll sein, als erste Aufgabe am Tag nicht die wichtigste, sondern die unangenehmste Herausforderung einzuplanen, um diese bereits zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen.

Vergleichbare Aufgaben sollten dabei zu Arbeitsblöcken zusammengefasst werden, etwa die Sichtung und Bearbeitung von E-Mails oder Eingangspost. Gleiches gilt für Termine, die im Idealfall so gelegt werden sollten, dass sie nicht immer wieder den Arbeitstag unterbrechen, sondern einen zusammenhängenden Block ergeben. Da in vielen Unternehmen Termine und Einladungen über die IT gemacht werden, ist es sinnvoll, die Arbeitsblöcke aus dem Tagesplan auch in den eigenen digitalen Kalender zu übertragen, um diese Zeiten für Kollegen als „belegt“ zu markieren.

Zu einer vollständigen Zeitplanung gehört auch, die benötigte Zeit für die einzelnen Arbeitsblöcke zu planen. Der britische Soziologe C. Northcote Parkinson formulierte bereits 1955 das Parkinsonsche Gesetz, das da lautet: „Arbeit dehnt sich in genau dem Mass aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Wer also für die anstehenden Aufgaben nicht plant, wie lange deren Erledigung dauern wird, wird mehr Zeit benötigen, als wirklich notwendig wäre. Im Umkehrschluss sorgt eine Zeitplanung, die für jede Tätigkeit eine bestimmte Zeitdauer berücksichtigt, dafür, dass die Tätigkeit auch innerhalb dieser Zeit erledigt wird – vorausgesetzt, die Zeit war angemessen und wurde effizient genutzt.

Eines nach dem anderen

Um möglichst effizient zu arbeiten, sollte immer nur eine Aufgabe auf einmal begonnen und bearbeitet werden – das gilt auch für Frauen, die bekanntermassen besser als Männer in der Lage sind, verschiedene Aufgaben gleichzeitig anzugehen. Wer sich nur auf eine Aufgabe konzentriert, wird jedoch in jedem Fall bessere und oft auch schnellere Ergebnisse erzielen, als wenn man sich in einer Vielzahl von Aufgaben verzettelt und bei jeder nur Teilerfolge erreichen kann.


Um möglichst effizient zu arbeiten, sollte immer nur eine Aufgabe auf einmal begonnen und bearbeitet werden. (Bild: © auremar - shutterstock.com)

Um möglichst effizient zu arbeiten, sollte immer nur eine Aufgabe auf einmal begonnen und bearbeitet werden. (Bild: © auremar – shutterstock.com)


Dennoch ist auch eine valide Zeitplanung kein Garant dafür, alle Aufgaben eines Tages zu erledigen. Diese Aufgaben müssen dann in die Planung des Folgetages übertragen werden, mit einer angepassten Priorität, da sich durch die Verzögerung die Wichtig- oder Dringlichkeit erhöhen kann. Auch deswegen ist es sinnvoll, unangenehme Aufgaben möglichst schnell und zeitnah zu erledigen, um mehr Zeit für andere Dinge zu haben.

Die ALPEN-Technik hilft bei der Tagesplanung

Die bewährte ALPEN-Methode ist eine leicht zu merkende Eselsbrücke, um sich das Vorgehen bei der Zeit- und Aktivitätenplanung zu merken:

  • A: Aktivitäten und Aufgaben notieren, die am Tag zu erledigen sind.
  • L: Länge jeder Aktivität festlegen.
  • P: Pufferzeit einplanen.
  • E: Entscheidungen über die Reihenfolge der Bearbeitung treffen.
  • N: Nachkontrolle und Übertrag unerledigter Aufgaben auf den Folgetag.

Der Prokrastination keine Chance

Die beste Zeitplanung kann keine Unterstützung im Arbeitsalltag bieten, wenn sie nicht konsequent umgesetzt wird – was umso schwieriger wird, je weniger sinnvoll, angenehm oder lösbar eine Aufgabe eingeschätzt wird. Nach einer aktuellen Studie aus den USA spielt auch der Zeithorizont eine entscheidende Rolle dabei, ob eine Aufgabe sofort oder nur mit Verzögerung angegangen wird – je weiter der Zieltermin in der Zukunft liegt, desto weniger ausgeprägt ist die intrinsische Motivation, Schritte zur Zielerreichung einzuleiten.

In der Psychologie hat sich hierfür der Begriff der Prokrastination eingebürgert: Unangenehm empfundene Aufgaben werden nicht erledigt, sondern immer wieder verschoben. Nach Erkenntnissen der Forscher liegt die Ursache für die Prokrastination oft darin, dass auch bei Menschen mit hoher Selbstdisziplin eine grobe Skalierung der eigenen Zeit (also eine Einteilung in Monate, Jahre oder Jahrzehnte) zu einer immer abstrakteren Wahrnehmung führt – auch wenn diese Zeithorizonte rational sehr wohl richtig eingeschätzt werden können.

Nach den Erkenntnissen der Forscher ist daher eine möglichst kurzfristige Zeitplanung zielführender – sie sollte besser in kürzeren Einheiten getaktet werden, um konkreter wahrnehmbar zu sein. Wer ein umfangreiches Projekt in möglichst kleine Arbeitspakete aufteilt, die jeweils innerhalb von Tagen zu erledigen sind, hat mehr Aussicht auf Erfolg und pünktliche Erledigung als die Konzentration auf wenige Meilensteine, die Wochen oder Monate auseinanderliegen.


Die beste Zeitplanung kann keine Unterstützung im Arbeitsalltag bieten, wenn sie nicht konsequent umgesetzt wird (Bild: © GianlucaCiroTancredi - fotolia.com)

Die beste Zeitplanung kann keine Unterstützung im Arbeitsalltag bieten, wenn sie nicht konsequent umgesetzt wird (Bild: © GianlucaCiroTancredi – fotolia.com)


Wer daher ein grosses Arbeitspaket wie ein Projekt planen muss, sollte das möglichst auf Tagesebene tun, um viele kleine Erfolgserlebnisse zu generieren, die sich einstellen, wenn einzelne Arbeitspakete erledigt sind. Dabei kann es sinnvoll sein, das Projekt nicht vor-, sondern rückwärts zu planen: Statt vom heutigen Tag an die geschätzten Zeitdauern zu planen, und hierbei auch notwendige Pufferzeiten einzuplanen, die besonders bei weit entfernten Teilaufgaben oft zu grosszügig gestaltet werden, sollte vom Zieltermin aus geplant werden. Das stellt sicher, dass die Aufgabe rechtzeitig begonnen wird, dabei keine Teilschritte übersehen und die Pufferzeiten realistischer eingeschätzt werden.

Die Tagesform berücksichtigen

Kein Mensch kann über den gesamten (Arbeits-)Tag hinweg die gleiche Leistung erbringen. Die meisten Menschen haben ihr Formhoch am Vormittag und das persönliche Formtief am frühen Nachmittag. Darum ist es wichtig, bei der eigenen Zeitplanung auch den persönlichen Biorhythmus zu berücksichtigen und die konkreten Aufgaben an diesen anzugleichen. A-Aufgaben sollten daher auf den Vormittag gelegt werden, wo Konzentration und Motivation am höchsten sind, während Routineaufgaben, die wenig Konzentration erfordern, eher auf die Zeit nach dem Mittagessen verteilt werden sollten.


Bei der eigenen Zeitplanung auch den persönlichen Biorhythmus berücksichtigen. (Bild: © Andrey_Popov - shutterstock.com)

Bei der eigenen Zeitplanung auch den persönlichen Biorhythmus berücksichtigen. (Bild: © Andrey_Popov – shutterstock.com)


Auch bewusste Pausen sollten regelmässig eingeplant werden, auch bei länger dauernden Aufgaben. Wer jede Stunde eine kurze Pause einlegt, um sich zu sammeln, sich die Beine zu vertreten oder einfach nur kurz abzuschalten, kann seine Konzentration erhöhen und nach der Unterbrechung wieder mit mehr Energie und Zielstrebigkeit arbeiten. Bewegung und eine andere Umgebung können den positiven Effekt einer Pause noch erhöhen, darum sollte man diese nicht sitzend am Arbeitsplatz verbringen, sondern aktiv gestalten.

Von der Theorie in die Praxis

Zeitplanung und ein daraus abgeleitetes Zeitmanagement erfordert ein Mindestmass an Motivation und Selbstdisziplin – und tägliches Training. Dennoch gelingt es manchen Menschen besser und anderen schlechter, ihre Zeit zu planen und ihre Pläne zu realisieren. Wer Probleme damit hat, seine eigene Zeit bewusst zu planen und zu managen, sollte Ursachen und Wirkung genau prüfen und sich kritisch mit den Hemmnissen auseinandersetzen.

Wer einen inneren Widerstand generell gegen Zeitplanung verspürt, sollte seine Ziele überprüfen. Die Notwendigkeit der Zeitplanung und des Zeitmanagements ergibt sich aus den individuellen Zielen – beruflichen wie persönlichen. Je motivierender diese Ziele sind, desto leichter lassen sich konkrete Massnahmen und Aktivitäten daraus ableiten, die für ihre Erreichung notwendig sind. Wer sein Zeitmanagement als einengend empfindet, sollte sich bewusst machen, dass die Zeitplanung nicht statisch ist, sondern kontinuierlich an die aktuellen Lebens- und Arbeitsbedingungen angepasst werden kann und muss. Jeder Mensch muss seinen Werkzeugkoffer für das Management seiner Zeit selber füllen und sich aus vielen theoretischen Möglichkeiten die aussuchen, die sich mit der eigenen Lebensplanung und Persönlichkeit am besten vereinbaren lassen. Und diese dann regelmässig trainieren und anwenden.

Wer durch das eigene Zeitmanagement unter Druck gerät, sollte einen kritischen Blick auf seine eigenen Prioritäten werfen. Das Ziel ist schliesslich, durch Planung und Vorausschau die eigenen Aufgaben und Ziele zu beherrschen und sich nicht von ihnen beherrschen zu lassen. Wenn die eigene Zeitplanung Druck aufbaut, müssen Aufgaben anders priorisiert und stärker mit Delegation gearbeitet werden. Zudem ist gefühlte Überforderung oft auch ein Zeichen dafür, dass zu wenig Pufferzeit eingeplant wurde.



Um die Zeitplanung in sein Leben zu integrieren, hilft es oft, wenn die Planung ein festes Ritual bildet, das jeden Arbeitstag abschliesst und ausklingen lässt. Wer sich jeden Abend nur für einige Minuten hinsetzt, den vergangenen Arbeitstag im Geist Revue passieren lässt und den kommenden Tag mit seinen anstehenden Aufgaben schriftlich plant, kann danach endgültig Feierabend machen und sich entspannen in dem guten Gefühl, bereits heute zu wissen, was morgen alles ansteht.

Fazit

Zeit ist eine begrenzte Ressource, wer bewusst mit der eigenen Zeit umgehen will, muss seine Zeit planen. Wofür die eigene Zeit eingesetzt wird, hängt von den eigenen Zielen und Wünschen ab, wer hier konkrete Vorstellungen entwickelt, wird leichter an deren Verwirklichung arbeiten können und die eigenen Prioritäten im Leben so setzen, dass die Ziele erreicht werden. Eine strukturierte Zeitplanung kann dabei unterstützen, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und die eigene Zeit so einzusetzen, dass sie möglichst sinnvoll und zielführend genutzt wird.

 

Oberstes Bild: © winnond – shutterstock.com

Über Christian Praetorius

Christian Praetorius, Jahrgang 1969, gelernter Controller und Logistiker mit jahrelanger Berufserfahrung. Seit 2012 gemeinsam mit seiner Frau Christine als freier Texter und Autor selbständig, erfolgreich und glücklich. Seine Kunden schätzen ihn für klare Worte, originelle Slogans und kreative Wortspiele ebenso wie für seine absolute Zuverlässigkeit und Kundenorientierung. Schreibt aus Berufung und mit Leidenschaft für die Sprache, die Botschaft und den Leser.


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