Die richtige Archivierung im Unternehmen
VON Olaf Hoffmann Organisation
Schriftliche Dokumente
Gesetzliche Regelungen bestimmen, wie lange Schriftstücke (Steuerunterlagen, Personalpapiere usw.) aufbewahrt werden müssen. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Ausschreibungen, Korrespondenz: die Verwaltung eines Unternehmens produziert eine endlose Menge Papier. Komplett ohne Papier ist die Dokumentenablage noch nicht zu verwirklichen.
Unterschiedliche Einflüsse wie Licht, Wärme, Staub, Schmutz und Luftfeuchtigkeit wirken auf Schriftstücke ein, sie werden unleserlich und verfallen. Normales Tageslicht und trockene Raumluft reichen bereits aus, um Schäden zu verursachen. Die Ablage in einem Ordner ist kein ausreichender Schutz für ein wichtiges Dokument. Die sachgemässe Archivierung und Sicherheitsmassnahmen für die Akten sind zu bedenken.
Sicherung auf Speichermedien
Im Zeitalter des Personal-Computers und der dazugehörigen Datenträger entstanden neue Arten der Dokumentenarchivierung. Zu Beginn Disketten und Magnetbänder, inzwischen CD, DVD, externe Festplatten, USB-Sticks, Speicherung in einer Cloud. Sicherheitskopien auf physischen Speichermedien sind immer notwendig, auch bei der angeblich sicheren Cloud. Aber kein Datensicherungssystem ist perfekt. Auch hier können Umwelteinflüsse wie Magnetismus, Einwirkung durch Strahlen oder physische Kräfte, Brände usw. beschädigen und zerstören. Datendiebstahl betrifft moderne Speichermedien genauso wie früher den Raub von Akten. Welche Methoden sind also optimal in Bezug auf Sicherheit und Komfort?
Archivierungsmöglichkeiten
Bei der elektronischen Datensicherung und Archivierung gelten die gleichen Ordnungsstrukturen wie bei Schriftstücken. Eine gute, durchschaubare Ordnung ist unabdingbar für wichtige Unterlagen. Dabei sind verschiedene Strukturen oder Systeme denkbar: Sortierung nach Alphabet, Datum, Nummer, Inhalt, Gruppierung, Wichtigkeit, Häufigkeit des Gebrauchs. Die Erfahrung empfiehlt meistens die zeitliche Reihenfolge, doch sind auch andere Systeme durchaus logisch und sollten überdacht werden. Zu guter Letzt entscheidet jeder selber die Kriterien seiner Einteilung.
Der zweite Aspekt betrifft die passende Art der Verwahrung. Hier entscheidet meistens der Typ der Unterlagen. Schriftstücke gehören in Ordner, Aktenmappen, Ablagen. Empfehlenswert sind hier Klarsichthüllen für entscheidende Dokumente. CDs, DVDs, Disketten werden in entsprechenden Boxen verwahrt. Der Fachhandel bietet geeignete Möglichkeiten. Ob auf Papier oder elektronisch – eine Absicherung vor Diebstahl, Wasser- und Feuerschäden ist eine sinnvolle Ergänzung.
Lagerung
Je nach Grösse kann eine Archivierung durchaus in den eigenen Räumlichkeiten deponiert werden, in einem Lagerraum oder Schrank. Ansonsten bieten sich gesonderte Archive an, geschützt vor Diebstahl, Feuer, Wasser. Geeignet sind etwa trockene Zimmer im Keller. Dabei ist nicht nur ausreichend Platz für die Aktenordner, CD-Boxen und ähnliches nötig, auch eine bequeme Erreichbarkeit ist zu beachten. Ungeordnete Stapel, nachlässig gefüllte Pappkartons und übereinander geschachtelte Kisten entsprechen nicht den erforderlichen Standards.
Die Einrichtung eines Archivs
Angemessen ist ein ausreichend grosses helles Zimmer, ausgestattet mit gut befestigten Regalen mit passenden Regalböden. Wichtige Unterlagen, deren Sicherheit besonders gewährleistet werden muss, gehören in einen Safe oder Stahlschrank mit Schutz vor Wasser- und Brandschäden. Das Archiv benötigt unbedingt einen eigenen Schlüssel oder ein durch einen Code gesichertes Schloss und eine sichere Tür aus Stahl. Zugang zu Schlüssel oder Code erhält nur ein ausgewählter Personenkreis. Eine Lattentür reicht nicht aus, hier kann auch das beste Schloss nichts gegen unbefugten Zutritt ausrichten.
Unterlagen sind nicht nur wichtig, auch gewichtig. Gestapelte Aktenordner werden schnell sehr schwer. Ein einzelner Ordner wiegt ohne weiteres bis zu zwei Kilogramm. Das summiert sich schnell zu einem beachtlichen Ausmass. Beachten Sie also eine hohe Tragkraft bei den Regal- und Schrankböden.
Der Fachhandelt hält vielseitige und nützliche Informationen über Archivierungssysteme bereit. Die Aufbewahrung von Dokumenten ist keine lästige Pflicht sondern ein bedeutender Aspekt des unternehmerischen Handelns.
Oberstes Bild: © qvist – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
