Kommunikation auf ein vernünftiges Mass beschränken
VON Olaf Hoffmann Kommunikation
Allerdings fällt auf, dass das Kommunikationsgebaren in vielen Unternehmen längst die Grenze des Sinnvollen überschritten hat. Da wird endlos gemailt, gefaxt, telefoniert und konferiert, ein Meeting jagt das andere, Mitarbeitergespräche wandeln sich vom Förderinstrument zum Plauderstündchen und die eigentliche Arbeit gerät zunehmend in den Hintergrund.
Leistung leidet unter Kommunikation
In der Folge eines zunehmenden Grassierens einer regelrechten Kommunikationsschwemme leiden die Ergebnisse der originären Arbeit im Unternehmen. Teams degenerieren zu Gesprächszirkeln und das wilde Sammeln von Informationen behindert letztlich ein zielgerichtetes Arbeiten am Produkt oder an der Dienstleistung. Dies ist nicht zuletzt eine Folge der immer weiter um sich greifenden Vernetzung von unterschiedlichen Kommunikationskanälen, die eine zielgerichtete Bündelung von Informationen kaum noch möglich macht. Dazu kommt dann noch der ganz private Plausch unter Kollegen und Kolleginnen über den letzten Italien-Urlaub, der sich nicht gänzlich ausschliessen lässt.
Rechnen und umstrukturieren
Fordern Sie einmal alle Ihre Mitarbeiter auf, zusammenzurechnen, wie viel Arbeitszeit täglich mit E-Mails, SMS, Telefonaten, Konferenzen, Teambesprechungen und anderen Meetings aufgebraucht wird. Sie werden erstaunt sein, wie viele Stunden in der Woche bezogen auf Ihr Unternehmen zusammenkommen.
In der Folge lassen Sie Ihre Mitarbeiter einschätzen, wie viel dieser Kommunikation wirklich erforderlich und zielführend ist und welcher Anteil davon eher vergeudete Zeit ist. Auch hier werden Sie oftmals feststellen, dass ein grosser Teil der kommunikativen Aktivitäten eher kontraproduktiv ist.
Wenn Sie diese Feststellungen getroffen haben, gilt es zu handeln. Dabei helfen in aller Regel keine starren Festschreibungen und Reglementierungen. Vielmehr muss darüber nachgedacht werden, wie die Kommunikation im Unternehmen sinnvoll und effizient umgestaltet werden kann. Hier sind oftmals die grossen und kleinen Meetings der erste Punkt, an dem angesetzt werden kann. Einmal wöchentlich eine Teambesprechung, einmal im Monat die Abteilungsberatung und zweimal im Jahr die abteilungsübergreifende Zielkonferenz sollten in aller Regel ausreichend sein, um die tägliche Arbeit zu organisieren. Dienstübergaben gehören zum Arbeitsalltag, sollten aber einer klaren Struktur folgen, die sich an den Erfordernissen der Arbeit orientiert.
Auch der Umgang mit modernen Kommunikationswegen wie der E-Mail sollte im normalen Arbeitsumfeld klaren Regeln folgen. So ist es in aller Regel ausreichend, wenn eingetroffene Mails einmal täglich in konzentrierter Arbeit beantwortet werden. Das ständige Hin und Her von wenig aussagekräftigen elektronischen Mitteilungen nebst der Gefahr von Online-Angriffen hält dann eher von der eigentlichen Arbeit ab.
Empfehlenswert ist ein Ideenwettbewerb dazu, wie die interne und externe Kommunikation in den Unternehmen so gestaltet werden kann, dass die eigentliche Arbeit dabei nicht ins Hintertreffen gerät.
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