Stress und Hektik aus dem Weg gehen – so klappt das!

Wir leben in einer schnelllebigen Zeit. Alles soll schneller gehen, Stress und Hektik begegnen uns überall und nicht selten werden wir selbst zum Opfer einer Eile, die wir uns selbst organisiert haben. Dabei entstehen Stress und Hektik fast immer nur dort, wo wir selbst das zulassen.

Eine gute Zeit- und Projektplanung, das Entschlacken von Routinen und Abläufen und eine Entschleunigung im Leben allgemein helfen, auch ohne Hektik mehr zu schaffen. Lesen Sie hier, wie das geht!

Nicht alles muss schnell gehen

An vielen Engpässen in puncto Zeit sind wir selbst schuld. Wenn alles „eilig“ gemacht wird in der Hoffnung, dass es dann schneller erledigt sei, setzen wir uns selbst Grenzen. Da lohnt es doch zu überprüfen, was wirklich „dringlich“, „eilig“, „wichtig“ oder „unaufschiebbar“ ist, um zu ergründen, wo Zeit als Produktivfaktor eingesetzt wird. Nicht alles, was mit derartigen Vermerken ausgestattet ist, muss wirklich unter Zeitdruck abgearbeitet werden. Vieles davon hat eine Deadline, die wir locker einhalten können, wenn wir die Aufgaben sinnvoll strukturieren. Längst nicht alles muss schnell gehen, weil so manches gar nicht schnell gehen kann. Das sollte allerdings auch schon geklärt sein, bevor eine Aufgabe übernommen oder ein Projekt in Angriff genommen wird. Schnelligkeit ist gut, aber weder überall wichtig noch sinnvoll.

Prioritäten setzen

Je mehr sich Menschen in Hektik versetzt sehen, desto eher sind sie in der Lage, Prioritäten zu setzen. Wichtiges, wirklich Dringliches von weniger Wichtigem oder Langfristigem zu trennen, ist eine Fähigkeit, die besonders gute Zeitplaner auszeichnet. Struktur ist die Wunderwaffe all derer, die sich nur selten unter zeitlichen Stress setzen lassen. Für manchen ist es erstaunlich, dass es genau diese Zeitgenossen sind, die überdurchschnittlich gute und viele Arbeitsergebnisse vorweisen können. Vielleicht liegt das daran, dass sie trotz aller öffentlichen Eile eben ganz gezielt Strukturen dem Stress entgegensetzen können.

Routinen entschlacken

Haben Sie schon einmal überprüft, wie viel Ihrer Arbeitszeit mit Routinen ausgefüllt wird? Haben Sie diese Routinen auch schon einmal auf ihre Notwendigkeiten hin untersucht? Wenn nicht, dann sollten Sie das möglichst schnell tun. Mit nur wenig Aufwand werden Sie erkennen, wie viel Zeit Sie mit überflüssigen und unwichtigen Routinen vergeuden. Teambesprechungen, in denen es nichts zu besprechen gibt, tägliche Arbeitsabsprachen, die längst Klares immer wieder neu auf den Tisch bringen, oder Vorbereitungen auf Termine, die gar nicht stattfinden, rauben jede Menge der wertvollen Zeit, die in die eigentliche Aufgabenerledigung investiert werden könnte.

Zum Entschlacken von Routinen und Abläufen gehört es auch, Arbeiten so zu verteilen, dass alle verfügbaren Kräfte gleichmässig damit ausgelastet werden. Prüfen Sie also auch, welche Aufgaben nicht zwingend von Ihnen selbst erledigt werden müssen, sondern vielleicht von Kollegen übernommen werden können, die im Nachbarbüro genüsslich ihren Kaffee schlürfen.

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Alltag entschleunigen

Wer ständig gehetzt durch den Alltag eilt und dort neben der Arbeit noch dieses und jenes zu erledigen hat, wird kaum zur Ruhe kommen. Wenn schon vermeintlich auf der Arbeit alles schnell gehen muss, dann entschleunigen Sie doch wenigstens Ihre Freizeit. Lassen Sie, wenn möglich, das Auto stehen, laufen Sie oder fahren Sie gemütlich mit dem Rad. Sie werden sich wundern, wie viel Zeit Sie jetzt sogar noch für berufliche Ideen übrig haben.

Auch in der Familie muss längst nicht alles schnell gehen. Die Kinder können und sollen ihre Zimmer selbst aufräumen, ausziehen können sie sich vielleicht auch schon selbst. Das Einzige, was sie dazu brauchen, ist Zeit. Geben Sie Ihren Kindern die Zeit, die sie brauchen, und Sie werden selbst einen entsprechenden Zeitgewinn erleben. Den können Sie mit Ihrem Partner teilen und erleben dann auch eine neue Form des Familienlebens.

Nicht hetzen, sondern gestalten

Den Zugewinn, den Sie durch die Entschleunigung in der Freizeit erlebt haben, können Sie auch im Arbeitsleben geniessen. Hetzen Sie Ihre Untergebenen nicht durch die anstehenden Aufgaben und lassen Sie sich selbst auch nicht hetzen. Dazu ist es erforderlich, klare Signale zu setzen. Damit zeigen Sie, was geht und was nicht geht beziehungsweise wann etwas geht.

Erfahrene Projektmanager wissen, wie der Zusammenhang zwischen Aufgabenstellung und Zeit vernünftig gestaltet werden kann. Möglicherweise können Sie sich bei derart erfahrenen Kollegen Rat holen. Darüber hinaus ist es oftmals hilfreich, alles gewissermassen auf null zu stellen und von Grund auf neu zu organisieren. Bei der Organisation Ihrer Arbeit berücksichtigen Sie folgende Überlegungen:

1. Was hat wirkliche Priorität und muss vorrangig erledigt werden?
2. Welche Aufgaben haben Zeit?
3. Was lässt sich verteilen?
4. Wo kann entschlackt werden?
5. Wie können Arbeiten sinnvoller eingeteilt werden?

Haben Sie über diese fünf Fragestellungen einen Überblick gewonnen, werden sie auch schnell spüren, dass der Druck nachlässt und selbst umfangreiche Aufgabenstellungen übersichtlicher werden. Damit haben Sie die Gelegenheit, selbst zum Gestalter zu werden und sich nicht von einer vermeintlichen Hektik erschlagen zu lassen.

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Ein Tipp für die Zukunft

Halten Sie künftig immer alle Aufgaben in den Zeiträumen fest, in denen diese erledigt werden müssen. Dann haben Sie einen Überblick darüber, welche Sie noch annehmen können und ob die Zeit dafür ausreichend ist. Lassen Sie sich dabei nicht unter Druck setzen und geben Sie einen vielleicht vorhandenen Druck nicht ungefiltert an Ihre Untergebenen weiter.

 

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