Die passenden Büroräume finden – worauf müssen Unternehmen achten?

Büroräume stehen in nahezu jeder Stadt frei, zum Teil an abgelegenen Orten zu attraktiven Preisen, andererseits aber auch in bester Lage und nur für Unternehmen mit einem höheren Budget.

Trotzdem sollten Unternehmer bei der Suche nach einem passenden Bürogebäude nicht nur auf die Ausgaben achten, auch andere relevante Aspekte müssen im Vorfeld bedacht werden.

Angemessene Grösse und Ausstattung

Für die Bürosuche sollten sich Unternehmer ruhig ein wenig Zeit lassen, denn immerhin gibt es bei der Wahl des passenden finalen Arbeitsplatzes so einiges zu beachten. Unter anderem spielt so beispielsweise die Grösse der Räumlichkeiten eine wichtige Rolle, denn natürlich sollte diese genügend Raum für alle Aufgaben bieten, die es täglich zu erledigen gilt. Dementsprechend muss also bereits eingeplant werden, wie viele Mitarbeiter in den Räumen arbeiten sollen und ob sich die Anzahl in naher Zukunft noch erhöhen könnte – ist also in Zukunft weitere Expansion zu erwarten, so sind die Kapazitäten bei zu kleinen Räumen womöglich bald erschöpft. Ebenso ist auch zu bedenken, dass möglicherweise ein zentraler Besprechungsraum in den Räumlichkeiten enthalten sein sollte.

Nicht weniger wichtig ist aber auch die Ausstattung, denn eine moderne Infrastruktur ist insbesondere bei Unternehmen, die in der einen oder anderen Weise online tätig sind, ein absolutes Muss. Dazu gehören vor allem die Bereiche IT und Telekommunition, allerdings ist bei der Auswahl ebenso darauf zu achten, ob die Räume auch repräsentativ sind. Während zu Beginn einer Existenzgründung vielleicht noch keine Kunden und Besucher empfangen werden, so kann sich dies im Laufe der Unternehmerschaft jedoch rasant ändern und ist es erst einmal so weit, dann muss die Optik stimmen.

Nicht zu unterschätzen ist ebenfalls die Lage des Gebäudes, denn je attraktiver und beliebter das Viertel, umso grösser sind auch die Chancen, ein höheres Aufkommen von Kunden zu erzielen oder neue, potenzielle Mitarbeiter zu locken. Dementsprechend ist für den Standort aber auch wichtig, wie zentral dieser liegt – ein angesagtes Viertel im Grünen an den Ausläufern der Stadt mag zwar schön sein, erleichtert dem Personal und auch den Kunden jedoch nicht unbedingt die Hin- und Rückfahrt.

An der Einrichtung sollte nicht gespart werden

Damit sind weniger die teuren Gemälde an der Wand oder Ming-Vasen in der Ecke gemeint, sondern insbesondere Tische, Stühle und weitere tägliche Gebrauchsgegenstände. Denn wenngleich auch eine gewisse Optik nicht zu vernachlässigen ist und sicherlich auch zum Wohlfühlfaktor bei Mitarbeitern und Besuchern beiträgt, so ist zuallererst die Ergonomie zu beachten. „Günstige Stühle und Tische“ gehören dabei fortan nicht mehr auf den Einkaufszettel, denn eine schöne Optik bedeutet nicht automatisch auch eine für den Rücken optimale Lehne. Stattdessen lohnt es sich, in eine hochwertige Mechanik wie die Synchronmechanik zu investieren, aber auch der Bezug, das Material, die Verarbeitung und die Belastbarkeit sind beim Stuhlkauf entscheidend – bereits ab rund 350 Fr. sind entsprechende Stühle erhältlich, diese halten dafür aber auch viele Jahre, vermeiden Rückenschmerzen und garantieren ein komfortables Arbeiten.

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Laufende Kosten

Mietkosten sind bei der Suche ein entscheidendes Kriterium und stehen bei den meisten Unternehmern sicherlich ganz weit oben auf der Checkliste. Ebenso sollte bei der Finanzplanung auch die Gewerbesteuer beachtet werden – am besten macht sich hier ein Vergleich mit angrenzenden Gemeinden, denn auf diese Weise können schnell überraschend grosse Unterschiede zwischen Umland und Grossstädten zutage treten.

Verschiedene Möglichkeiten der Bürosuche

1.     Immobilienmakler

Unter anderem bietet sich die Nutzung eines Maklers an. Dabei wird zwar eine entsprechende Maklergebühr fällig, andererseits können so auch in aller Ruhe und ohne störende Konkurrenz oder gar Massenbesichtigungen Büroräume besichtigt werden. Viele Maklerbüros haben sich zudem auf diesen Bereich spezialisiert und können so eine qualitative Beratung gewährleisten – natürlich kann es aber auch hier ein wenig dauern, bis der richtige Makler und das passende Mietobjekt gefunden sind.

2.     Internetbörsen

Auch bei der Suche im Internet werden gelegentlich Maklergebühren fällig, viele Angebote sind jedoch ohne zusätzliche Kosten nutzbar. Der klare Vorteil von Internetportalen wie Immowelt (http://www.immowelt.ch) ist der, dass eine grosse Auswahl an Räumlichkeiten direkt miteinander verglichen werden kann und so bereits im Vorfeld eine gewisse Selektion stattfindet. Büros, die also von vornherein nicht in Frage kommen, können direkt herausgefiltert und müssen nicht noch einmal extra bei einer Besichtigung begutachtet werden.

3.     Mieten auf Zeit

Auch das Business Center verfügt über die Möglichkeiten, ein Büro zu vermitteln, wenngleich dies lediglich auf Zeit möglich ist. Entsprechende Center gibt es in fast allen grösseren Städten. Gerade für kleine Unternehmen und Existenzgründer ist diese Form der Miete attraktiv, da sie nicht mit den Risiken einer langfristigen Anmietung verbunden ist. Die Möglichkeiten der Büros auf Zeit sind ausgesprochen flexibel, so gibt es beispielsweise schon Modelle für einzelne Tage in der Woche, aber auch ein zusätzliches Office-Management, eine passende Büroeinrichtung oder ein Sekretariatsservice können „hinzugebucht“ werden.

4.     Gründerzentren

Als optimaler Ort für Existenzgründer haben sich die sogenannten Technologie- und Gründerzentren bewährt, die direkt zu Beginn der eigenen Unternehmensgründung eine ausgebaute Infrastruktur und viele Möglichkeiten der Kooperation bieten. Die innovative Idee rund um die Gründerzentren bietet die Möglichkeit, bestimmte Räumlichkeiten zu günstigen Preisen zu mieten, zum Beispiel Büros, Labore oder Werkstätten. Da die Zentren durch öffentliche Mittel getragen werden, können sich Gründer hier über preiswerte Mieten freuen, wodurch sie in der Anfangsphase finanziell ein wenig entlastet werden. Bundesweit sind die Zentren mittlerweile zahlreich anzutreffen, allerdings ist der Andrang mit steigendem Bekanntheitsgrad so gross geworden, dass sich meist längere Wartezeiten ergeben. Für einen Einstieg bietet ein Gründerzentrum allerdings die ideale Gelegenheit, wenngleich die Mietdauer auf maximal 5 Jahre begrenzt ist.

 

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