PC-Arbeit leistungsorientiert gestalten

07.03.2014 |  Von  |  Organisation, Selbstmanagement, Web
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PC-Arbeit leistungsorientiert gestalten
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Seit Jahren schon gehört der Computer in vielen Arbeitsbereichen zum Standard. Besonders in Büros und bei vielen kreativen Arbeiten geht ohne den PC fast nichts mehr. Neben den Formen der Arbeit am Computer hat sich auch das Rechenwunder selbst stets weiterentwickelt. Schnellere Prozessoren, mehr Speicherkapazitäten und jede Menge interessanter, produktiver, unterhaltsamer oder auch nutzloser Software machen die Möglichkeiten der Rechner grösser denn je.

Aber nicht alles, was während der Arbeitszeit am Computer getan wird, ist wirklich auch ergebnis- und leistungsorientiert. Besonders das Internet mit seinen unüberschaubar vielseitigen Angeboten macht aus so mancher Arbeitsstunde ein Stück vertaner Zeit. Letztlich ist es oftmals so, dass die Arbeit am und mit der modernen Technik mehr Zeit kostet, als sie einsparen kann. In diesem Beitrag wollen wir uns damit beschäftigen, wie PC-Arbeit ergebnis- und leistungsorientierter gestaltet werden kann.



Die Basis

Grundvoraussetzung für ein ergebnisorientiertes Arbeiten am PC sind die passende Hardware und je nach Anwendung die richtige Software. Dabei bringen moderne Rechner bereits beim Kauf mehr mit als nur das Betriebsprogramm. Zusätzliche Programme richten sich meist an jedermann und halten von Nützlichem bis Überflüssigem vieles bereit. Die Entscheidung für die passende Hardware wird in aller Regel nach dem Bedarf getroffen.

Wer beispielsweise überwiegend grafisch arbeitet, braucht eine gute Bildauflösung und einen entsprechend grossen Monitor. Ist ein anderer mehr auf Textarbeiten orientiert, sollte zur Ausstattung natürlich auch ein gängiges Office-Programm und eine gute, leichtgängige Tastatur gehören. Ganz auf schnelle Spiele getrimmte Computer braucht auf Arbeit eigentlich keiner, es sei denn die Spiele-Software-Entwickler und die Spieletester. Sonst sind übermässig schnelle Grafikkarten eher nutzlos.

Selbstverständlich sollte auch der Speicherkapazität ein Augenmerk geschenkt werden. Mickrige Speicher verlangen ständig nach einer Bereinigung und erfordern immer wieder das Auslagern von Dateien auf externe Speicher. Das nervt und kostet Zeit. Dennoch empfiehlt es sich, für jeden Rechner auch eine externe Festplatte bereitzuhalten, die ausreichend Platz für notwendige Datensicherungen und Backups bietet. Abgeschossene Computer ohne externe Datensicherung haben schon so manchen Laden für einige Zeit lahmgelegt. Wer heute rechentechnisch up to date sein will, darf natürlich auf einen Internetanschluss nicht verzichten. Selbst bei einfacheren Büroarbeiten kann der Rückgriff auf Daten aus dem Internet durchaus hilfreich sein. Hier aber auch nicht den erforderlichen Virenschutz vergessen!





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Vielen Arbeiten am PC hängen heute untrennbar mit dem Internet zusammen. (Bild: dencg / shutterstock.com )

Der Umgang mit dem Internet

Vielen Arbeiten am PC hängen heute untrennbar mit dem Internet zusammen. Besonders das Einrichten, Bearbeiten, Aktualisieren und Pflegen von Webauftritten ist ohne eine schelle Internetanbindung fast unmöglich. In den letzten Jahren sind Berufszweige entstanden, die sich fast ausschliesslich mit dem Internet befassen und dort auch den Grossteil ihrer Leistungen erbringen. Erinnert sei hier nur an Webentwickler oder die Verfasser von unverzichtbarem Online-Content.

Neben vielen Chancen der Arbeit mit dem Internet bietet die weltweite Vernetzung allerdings auch Gefahren besonders für das produktive Arbeiten. Da sind nicht nur Viren und Trojaner, unerwünschte Spionagesoftware, sondern auch die alltäglichen Verlockungen im Internet. Die beginnen bei vielen Netzarbeitern schon beim Öffnen des Mailaccounts. Eine regelrechte Schwemme informativer, wichtiger, aber auch nutzloser und lästiger Mails tummelt sich Tag für Tag auf vielen Rechnern. Wer hier nicht von Beginn an für Struktur und Ordnung sorgt, verschwendet letztlich viel Zeit allein für das Bewerten und Sortieren der Mails nach Wichtigkeit und Inhalt.

Diese Zeit könnte auch deutlich sinnvoller verwertet werden. Dazu kommen die Angebote im Netz selbst. Hier mal ein kurzer Blick in den Lieblings-Online-Shop, da mal eine kurzes Online-Spielchen zur „Entspannung“, dann die Kontrolle der Bankumsätze und bei YouTube mal schnell den letzten lustigen Clip angeschaut. Im Handumdrehen ist eine Menge Zeit vergangen, zumal die Inhalte oftmals eher von der eigentliche Arbeit ablenken, als diese zu unterstützen. Auf diese Weise ist für viele das Internet Fluch und Segen zugleich, zumal dann, wenn der Umgang mit PC und dem Internet nicht leistungsorientiert strukturiert wird.

PC-Arbeit richtig strukturieren

Als Ergebnis jahrelanger eigener Arbeit mit PC und Internet und orientiert an echten Arbeitsergebnissen möchte ich hier eine Struktur für die PC-Arbeit empfehlen, die in den meisten Fällen auch anwendbar sein wird.



1. Bevor Sie den PC einschalten, Aufgaben sortieren

Noch bevor der Rechner eingeschaltet wird ist es sinnvoll, sich eine Tagesstruktur für den Arbeitstag zu schaffen. So ist von vornherein klar, was über die Arbeitszeit hinweg alles zu bearbeiten ist. Lassen Sie dabei Raum für „Überraschungen“ die auch mit der einen oder anderen Mail ins Haus flattern können. Haben Sie offline Arbeiten zu erledigen, die auch ohne Rechner zu leisten sind, wickeln Sie diese als Erstes ab. Dann geraten diese bei der anschliessenden PC-Arbeit nicht in Vergessenheit.



2. Mails checken

Nachdem Sie online sind, checken Sie Ihre Mails. Löschen Sie dabei zuerst alle Nachrichten, bei denen klar ist, dass diese mit Ihnen oder Ihrer Arbeit nichts zu tun haben. Solche klar erkennbaren Mails kosten dann beim Lesen schon mal keine Zeit mehr. Lesen Sie dann die übrigen Mails und sortieren diese nach Möglichkeit in speziell dafür angelegte Mailordner. Einige Nachrichten können Sie auch gleich beantworten. Das Checken der Mails sollte bei internetintensiven Arbeiten möglichst dreimal täglich erfolgen, am Morgen, Mittags und kurz vor Feierabend. Wenn Sie ihre Arbeit beendet haben, lesen Sie auch keine beruflichen Mails mehr, es sei denn, Sie warten auf wirklich wichtige Nachrichten.

3. Arbeiten strukturieren

Erledigen Sie Ihre PC-Arbeit nach einer festen Struktur. Das heisst, Dringliches und Wichtiges arbeiten Sie zuerst ab, dann folgen alle anderen Arbeiten. Wenn Sie nach Terminen arbeiten, dürfte eine solche Rangfolge recht einfach sein. Bei vielen gleichartigen Arbeiten lohnt es sich, diese abwechselnd mit anderen PC-Arbeiten zu mischen. So entsteht ein wenig Abwechslung am PC.

4. Pausen schaffen

Arbeiten Sie nicht ununterbrochen am PC. Das schadet nicht nur Ihren Augen. Legen Sie mindestens alle zwei Stunden etwa zehn Minuten PC-Pause ein. Hier können Sie Ihre Post sortieren oder Dokumente archivieren.

5. Lassen Sie das Netz drausssen!

Alles was im Internet nicht unmittelbar mit Ihrer konkreten Arbeit zu tun hat, sollten Sie während der Arbeitszeit draussen lassen. Das heisst, Sie verzichten auf alles, was nicht unmittelbar mit der Erledigung Ihrer Arbeit zu tun hat. Damit schaffen Sie sich mehr Zeit für die Leistungserbringung und schonen ganz nebenbei Ihre Nerven.

6. Vermischen Sie Dienstliches nicht mit Privatem

Umgehen Sie nach Möglichkeit alle Tätigkeiten am PC, die nicht rein dienstlicher Natur sind. Privates ist zwar oftmals unterhaltsamer und interessanter, bringt Sie aber in der Arbeit nicht weiter. Bei Angestellten verbietet sich die private PC-Nutzung am Arbeitsplatz ohnehin. Selbstständige bedürfen hier einer guten Organisation Ihrer Abläufe und einer klaren Abgrenzung.

Mit diesen fünf Tipps sollten Sie an jedem PC-Arbeitsplatz gut durch den Arbeitsalltag kommen und dann auch das erreichen, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben. Und auch hier gilt: Ausnahmen bestätigen die Regel. 



 

Oberstes Bild: © Diana-Valujeva – shutterstock.com

Über Olaf Hoffmann

Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.


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