Professionelles Zeitmanagement für Selbständige

10.02.2014 |  Von  |  Organisation, Selbstmanagement
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Professionelles Zeitmanagement für Selbständige
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Während abhängig Beschäftigte im Rahmen ihrer Arbeitszeit ein fest umrissenes Pensum an Arbeitsleistungen zu erbringen haben, müssen Selbständige viel umsichtiger und sorgfältiger mit ihrer Zeit umgehen. Immerhin gilt es für den selbständigen Unternehmer, geldwerte Leistungen und begleitende Tätigkeiten unter einen Hut zu bringen, unter dem auch noch Platz für Freizeit, Freunde und Familie bleiben muss.

Der folgende Beitrag beschäftigt sich damit, wie Freiberufler und Gewerbetreibende Ihre Zeit professionell einteilen und managen können. Dabei werden Tipps gegeben, die meist unabhängig von der konkret ausgeübten Tätigkeit universell umsetzbar sind.



Fünf Tipps für ein professionelles Zeitmanagement


Tipp 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Wer erfolgreich selbständig tätig sein will, muss dafür einen guten Teil seiner Zeit einplanen. Immerhin gilt: Selbständig heisst selbst und ständig! Dabei ist es wichtig, sich zunächst einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Tätigkeiten im Rahmen der Selbständigkeit auszuführen sind. Solche Tätigkeiten können sein:

  • Kunden- und Auftraggeberkommunikation (auch Kundenbesuche)
  • Auftragsaquise
  • Leistungserbringung
  • Versand
  • Abrechnung und Rechnungsstellung
  • Information und Weiterbildung
  • Steuerliche Angelegenheiten
  • Mitarbeiterkommunikation
  • Einkauf
  • Kontrolltätigkeiten

Wichtigster Aspekt der Selbständigkeit ist dabei sicherlich die Leistungserbringung, da hier der eigentliche Umsatz und Gewinn erzielt wird. Daneben müssen selbstverständlich auch alle anderen Tätigkeiten und Abläufe in einem angemessenen Zeitrahmen bewerkstelligt werden.

Tipp 2: Struktur schaffen



Nachdem alle erforderlichen Tätigkeiten erfasst worden sind, gilt es, dafür eine Struktur zu finden. Im Mittelpunkt dabei steht, wie schon erwähnt, die Leistungserbringung. Rund darum gruppieren sich Elemente, die für die Leistungserbringung notwendig sind. Dazu gehören beispielsweise die Auftragsaquise und die Kommunikation mit Kunden und Zulieferern, der Versand und die Mitarbeiterkommunikation. Unter Umständen ist hier auch schon der Einkauf mit einzuplanen. Bei der zu schaffenden Struktur stehen täglich zu leistende Anteile immer ganz oben an.

Anschliessend sind periodisch wiederkehrende Tätigkeiten in die Struktur einzubinden. Dies betrifft beispielsweise die Bearbeitung steuerlicher Angelegenheiten oder die Kontrolle des Zahlungseingangs für ausgestellte Rechnungen.

Apropos Rechnungen. Diese erstellen Einzelunternehmer am besten immer gleich nach der Leistungserbringung und Lieferung. Damit verlieren Sie diese nicht aus dem Auge. Wer im grösseren Massstab selbständig tätig ist, schafft dafür eine eigene Abteilung mit speziell ausgebildeten Mitarbeitern.

Weiter unten in der Struktur der Tätigkeiten kommen solche Fakten wie Weiterbildungen, tägliche oder turnusmässige Kontrolltätigkeiten oder die Mitarbeiterkommunikation als Führungsinstrument.

Zeitmanagement-Marko-Greitschus-pixelio.de

Ein gutes Zeitmanagement ist für Selbstständige unerlässlich. (Bild: Marko Greitschus / pixelio.de)

Tipp 3: Zeitplanung

Ist die Struktur im Wesentlichen auf die Kernpunkte der selbständigen Tätigkeit zusammengefasst, gilt es, aus dieser Struktur konkrete Pläne zu machen. Dabei lohnt sich die Aufteilung in Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan und Quartalsplan.

Tagesplan
Hier wird festgelegt, welche Tätigkeiten arbeitstäglich auszuführen sind. Gleichzeitig werden dafür möglichst feste Zeitraster geschaffen, in denen die Leistungserbringung natürlich den meisten Raum einnimmt. Dazu kommen Abläufe wie beispielsweise die Bearbeitung der Post und der elektronischen Kommunikation, eventuell auch Kundenbesuche. Darüber hinaus lassen sich in vielen Fällen durchaus auch täglich feste Zeiten für den Empfang von Besuchern einrichten, die dann auch so in der Terminplanung eingebunden sind.

Wochenplan
Im Wochenplan können Zeiten geschaffen werden, beispielsweise für den Versand von Rechnungen, für die Kontenkontrolle, für die Mitarbeiterkommunikation oder auch für die Auftragsaquise. In vielen Fällen reicht ein Tag dafür aus, sodass die anderen Wochentage frei bleiben für die reine Leistungserbringung und die begleitenden Tätigkeiten. Auch der Einkauf kann oftmals auf einen Tag in der Woche begrenzt werden.

Monatsplan
Im Monatsplan werden Tätigkeit strukturiert erfasst, die mindestens einmal monatlich sinnvoll oder erforderlich sind. Das kann zum Beispiel die Klärung steuerlicher Angelegenheiten sein, die Planung von geschäftlich relevanten Aussenterminen oder auch die Kommunikation mit einzelnen Mitarbeitern über die eigentlichen Aufgaben hinaus.

Quartalsplan
Mindestens einmal im Quartal stehen steuerliche Angelegenheiten ganz oben auf der Agenda. Dazu kommen mögliche Massnahmen der Weiterbildung, die sich oftmals auch quartalsweise planen lassen. Entwicklungsgespräche mit einzelnen Mitarbeitern sollten einmal jährlich stattfinden und lassen sich gut auch quartalsweise planen. Ausserdem ist mindestens einmal im Quartal eine gründliche Kontrolle aller betrieblichen Abläufe sinnvoll. Das bewahrt vor Überraschungen.

Tipp 4: Planungen sichtbar machen und umsetzen

Der schönste Plan hilft nicht, wenn er nicht nachvollziehbar und vor allem nicht sichtbar ist. Deshalb sollten Tages-, Wochen-, Monats- und Quartalspläne zumindest bezüglich des Zeitmanagements jederzeit sichtbar für den Selbständigen sein. Nur dann können solche Pläne auch umgesetzt werden. Bezüglich der Einhaltung solcher Pläne ist ein hohes Mass an Konsequenz erforderlich. Grundsätzlich sollten alle geplanten Arbeitsschritte auch umgesetzt werden.



Ergeben sich dann noch offene Zeiten, können diese für weitere Aktivitäten am besten im Bereich der Leistungserbringung eingesetzt werden. Nicht vorgeplante Notwendigkeiten dürfen nicht auf die lange Bank geschoben werden, da diese sonst leicht in Vergessenheit geraten und irgendwann für unerwünschten Zeitdruck sorgen.



Tipp 5: Sich selbst nicht vergessen

In ein gelingendes Zeitmanagement gehört unbedingt auch die eigene Freizeit. Das ist die Zeit zum Entspannen, die Zeit für Familie, Freunde und andere wichtige Kontakte. Egal, was Sie tun, planen Sie mindestens einen Tag in der Woche ein, der nur Ihnen und Ihrer Familie gehört. Ausserdem sollte auch die tägliche Freizeit nicht zu knapp bemessen sein.

Wer arbeitstäglich nur Zeit zum Arbeiten und Schlafen hat, wird schnell an seine persönlichen Grenzen kommen. Es drohen Burnout, Vereinsamung und nicht selten der Verlust von Initiative, Motivation und Arbeitskraft. Dann steht die gesamte Selbständigkeit auf der Kippe. Wer die Zeit für die Familie fest in sein Zeitmanagement integriert, wird auch mit dem Partner und den Kindern mehr Spass an der Selbständigkeit behalten. Denn letztlich arbeitet keiner aus reinem Selbstzweck, sondern immer auch für ein erfülltes und glückliches Leben.



 

Oberstes Bild – @ Birgit Reitz-Hofmann – fotolia.com



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Über Olaf Hoffmann

Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.



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