Expertentipps: Freiheit und Erfolg durch Selbstmanagement

Der Alltag der meisten Menschen ist vollgepackt bis obenhin. Sie kennen das sicher: Wir hetzen von einem Termin zum nächsten und erfüllen unsere Pflichten. Häufiges Resultat dabei: Wir fühlen uns wie Getriebene. Können nur noch reagieren statt agieren.

Wie kann man den Spiess hier wieder umdrehen? Es mag auf den ersten Blick banal klingen: Doch der Schlüssel zu weniger Stress ist ganz klar Selbstmanagement. Wenn Sie Ihr Leben und Arbeiten wieder proaktiver gestalten möchten, ist gutes Selbstmanagement absolute Grundvoraussetzung. Nur so können Sie langfristig erfolgreich sein. Kein „schneller, höher, weiter“. Wichtig ist: Hinterfragen, Planen und Priorisieren.

Zeitmanagement war gestern

Überall hört man das Wort „Zeitmanagement“. Aber was genau bedeutet das? Und wofür ist es gut? Zeit optimal strukturieren, sagen die einen. Mehr arbeiten, sagen die anderen. Doch der Tag stellt für alle Menschen 24 Stunden zur Verfügung. Daran kann niemand etwas ändern. Wichtiger ist daher, die eigene Arbeitsweise zu managen! Zu durchleuchten und zu optimieren. Deshalb spreche ich von Selbstmanagement. Zeitmanagement war gestern.

Was ist das Ziel von erfolgreichem Selbstmanagement? Die Antwort lautet Autonomie und Produktivität im Alltag – sowohl im Privat- als auch im Berufsleben. Es bedeutet, einen klaren Plan aufzustellen, sich und seine Aufgaben zu organisieren, seine Ziele klar vor Augen zu haben und seine Handlungen zu priorisieren. Wer das Heft der eigenen Handlungen in der Hand behält, ist ausgeglichener und belastbarer. Kurz und knapp: Erfolgreiches Selbstmanagement bedeutet, mit seinen persönlichen Ressourcen verantwortungsvoll umzugehen.

Die Frage nach dem „Warum“

Im modernen Alltag sind wir in feste Arbeitsprozesse eingebunden. Oft geht dabei die Frage nach dem „Warum“ verloren: „Warum mache ich gerade diesen Job?“ „Warum ist dieses Projekt nötig?“ „Warum muss ich diese Zwischenschritte einhalten?“ Die Antwort ist entscheidend. Wenn ich mich und meine Tätigkeiten nicht hinterfrage, treibe ich wie ein Stück Treibholz auf hoher See. Den Gezeiten und Strömungen ausgesetzt, drückt der Alltag mich in verschiedene Richtungen. Ohne, dass ich Einfluss nehmen kann. So kann niemand sinnvolle Entscheidungen treffen. Wenn Sie aber wissen, warum Sie etwas tun, bleiben Sie aktiv Handelnder und motiviert.

Ohne Ziele geht gar nichts

Finden Sie Ihre Antwort auf das Warum, eröffnet sich die Frage nach den Zielen – persönlich und beruflich: „Was will ich erreichen? Was macht mich glücklich und erfolgreich?“ Ziele geben dem eigenen Leben eine Richtung. Sie sind Leuchttürme, an denen Sie sich orientieren können. Das wirkt sich auch auf das Wohlbefinden aus: Zielstrebige Menschen leben zufriedener. Sie achten mehr auf ihre Gesundheit und geniessen dadurch ein längeres Leben.

Der Weg zum Ziel muss nicht genau festgelegt sein. Ganz im Gegenteil: Eine grobe Skizzierung ist meist zielführender als eine ausgearbeitete Wegführung. Ein grober Plan ermöglicht es, spontan zu reagieren. So werden Sie nicht zum Sklaven Ihrer Ziele. Flexibel reagieren zu können, ist eine wichtige Stärke. Denken Sie daran: „Der Kopf ist rund, damit das Denken die Richtung ändern kann.“

Erst, wenn Sie diesen Überbau für sich geregelt haben, können Sie verschiedene Strategien und Alltagstipps für Ihr Selbstmanagement nutzen. Widerstehen Sie dabei der Versuchung, eine Abkürzung nehmen zu wollen. Selbstreflexion bleibt unersetzlich.

Tipp 1: Spontane Ideen ablegen, wo sie hingehören

Jede Minute schiessen uns unzählige Ideen durch den Kopf, denen wir nicht immer sofort nachgehen können. Aber auch nicht sollten. Vor allem als Führungskraft können spontan geäusserte Einfälle unnötig Staub aufwirbeln. Das stresst Mitarbeiter und Kollegen. Hören Sie lieber noch einmal in sich hinein. Notieren Sie Ihre Idee in ein festgelegtes Medium. Dafür eignen sich elektronische Lösungen auf dem Smartphone, aber auch ein spezielles Ideen-Notizbuch.

Tipp 2: Aufgaben und Termine trennen

Elektronische Planer sind praktisch, da wir unser Smartphone immer griffbereit zur Hand haben. Das verleiten aber dazu, alle Informationen in eine Plattform zu quetschen. Darunter leidet die Übersicht. Ausserdem ist ein Termin an einen festen Zeitpunkt gebunden, während Aufgaben eine feste Deadline haben. Das sind zwei Paar Schuhe. Deshalb lautet mein Rat: Trennen Sie unbedingt Termine und Aufgaben. Das erleichtert die Organisation enorm.

Tipp 3: Prioritäten setzen

Nur wer selbstständig Prioritäten setzen kann, ist wirklich frei im Handeln. Das macht das Arbeiten effektiv. Wenn Sie sinnvoll Prioritäten setzen, sind Sie fokussierter. Sie erreichen Ihre Ziele schneller. Positiver Nebeneffekt: Sie behalten das grosse Ganze im Blick und verzetteln sich nicht in Einzelheiten. Es bringt also nichts, Ihre To-Do-Liste stur von oben nach unten abzuarbeiten. Wichtig ist, dass Sie eine Rangfolge in Ihre Punkte bekommen. Diese kann und sollte sich je nach Situation ändern.

Tipp 4: Zeitblöcke einrichten

Mittlerweile sollte es jeder wissen: Multitasking oder schnelles Hin- und Herspringen zwischen einzelnen Aufgaben funktioniert nicht. Trotzdem machen wir es täglich! Mit dem Resultat, dass wir uns über die hohe Arbeitsbelastung und ein hohes Stresslevel ärgern. Viel effektiver ist die Arbeit in Zeitblöcken. Fassen Sie gleichartige Tätigkeiten wie E-Mails schreiben, Kundenkontakt oder Dokumentationen in Zeitabschnitte zusammen. Fixieren Sie diese Zeitblöcke auf feste Uhrzeiten. Nicht wiederkehrende Aufgaben sollten Sie bereits am Anfang der Woche auf bestimmte Wochentage und Uhrzeiten legen. Wenn Sie sich an Ihren Plan halten, verbessert das Ihre Ergebnisse. Zudem sind Sie nicht ständig abgelenkt oder werden unterbrochen.

Tipp 5: Gelassen bleiben

Das kennt jeder: Ein schwieriges Gespräch mit einem Kunden oder Kollegen. Eine lange Diskussion oder viele Meetings hintereinander. Die Konzentration lässt nach. Manchmal hilft folgendes: Lachen Sie den Stress weg. Es klingt banal, aber Lachen entspannt unsere Muskeln. Nachweislich. Auch wenn es nichts zu lachen gibt: Überlisten Sie Ihren Körper. Die Wissenschaft hat bewiesen: Bereits das künstliche Anheben der Mundwinkel schüttet Glückshormone aus.

Auch für diese Tipps gilt: „hinterfragen, planen, priorisieren“. Testen Sie für sich verschiedene Techniken. Suchen Sie Ihren optimalen Weg, mit dem Sie sich wohlfühlen. Dann werden Sie mit grösserer Freiheit erfolgreicher sein.

 

Titelbild: Dr. Jens Tomas (© Jens Tomas)