Die 9 besten Tipps, damit Planung keine Zeitverschwendung ist

Neulich habe ich auf dem Schreibtisch meines Sohnes einen Schmierzettel mit wilden Krakeleien gefunden. Bei näherem Hinsehen habe ich erkannt, dass es sich um eine To-do-Liste handelt. Zuerst wollte ich ihm einen Vortrag über den Zusammenhang von ordentlicher Schrift, ordentlichem Äusseren und innerer Klarheit halten. Wenn schon die To-do-Liste kaum lesbar ist, wird am Ende sicherlich kein oder ein schlampiges Ergebnis stehen.

Dann habe ich noch mal überlegt. Stimmt das? Immerhin erledigt er seine schulischen und häuslichen Aufgaben zurzeit zuverlässig. Worauf kommt es also bei der Aufgabenplanung an?

Lesen Sie die besten 9 Tipps, damit Planung keine Zeitverschwendung ist

Tipp 1: Planung ist für ein gutes Zeitmanagement unerlässlich

Die Planung eines Tages oder einer Woche kostet Zeit. Das merkt man spätestens in stressigen Momenten. Wie schnell ist dann der Gedanke da: „Zum Planen habe ich jetzt aber wirklich keine Zeit.“

Dabei ist diese Zeitinvestition gut angelegt, denn Planung hilft, das Gedankenkarussell zu stoppen und somit mehr Gelassenheit und Ruhe zu schaffen. Sie können sich dann um die jeweilige Aufgabe kümmern ohne das Gefühl, etwas anderes sei vielleicht doch wichtiger.

Tipp 2: Planen Sie schriftlich

Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf. Nur das entlastet den Kopf wirklich und Sie haben mehr Überblick. Ob Sie das auf Papier oder digital machen spielt keine Rolle. Planen Sie so, wie es Ihnen am meisten Spass macht. Achten Sie aber auf Tipp 6 😉

Tipp 3: Nicht alles auflisten – kleine Aufgaben gleich erledigen

Erledigen Sie alle Aufgaben, die unter 3 Minuten dauern, sofort. Es lohnt sich nicht, „Müll leeren“, „Bett machen“ und „Rechnung ablegen“ aufzulisten. Die Rechnung gleich abzulegen, hat ausserdem den Vorteil, dass Sie sie nicht mehrmals in die Hand nehmen müssen. Stellen Sie sich vor, Sie machen das Bett sofort nach dem Aufstehen – das ist doch viel befriedigender, als es erst auf eine To-do-Liste zu schreiben.

Tipp 4: Planen Sie ähnliche Aufgaben in Blöcken

Gleichartige Tätigkeiten als Block zu erledigen, spart Zeit und entspannt. Sie sollten deshalb ähnliche Aufgaben auch bei Ihrer Zeitplanung gleich als Aufgabenblock notieren. Es ist sinnvoller, Telefonanrufe hintereinander und E-Mails am Stück zu beantworten. Dann müssen Sie spätere Aufgaben nicht unterbrechen und vermeiden so automatisch uneffektives und stressiges Multitasking.

Tipp 5: Kennzeichnen Sie Prioritäten

Ein versprochenes Angebot fertig zu stellen, ist natürlich wichtiger, als die Ablage zu erledigen. Auf keinen Fall möchten Sie am Abend feststellen, dass Sie zwar vieles erledigt haben, aber leider die wichtige Terminsache nicht geschafft haben. Damit Ihre Zeitplanung keine Zeitverschwendung ist, markieren Sie bei den jeweiligen Aufgaben die Priorität. So können Sie sicher sein, dass Wichtiges vor Unwichtigem erledigt wird. – Sie müssen dann selbstverständlich die Aufgaben auch nach diesen Prioritäten abarbeiten. 🙂

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Tipp 6: Planen Sie möglichst einfach und zeitsparend

Komplizierte Planungssysteme halten Sie auf Dauer vom Planen ab und kosten zu viel Zeit. So sind Pläne und Listen keine Entlastung, sondern echte Zeitschlucker. – Oder planen Sie gerne kompliziert, weil Sie die Arbeit noch ein bisschen schieben möchten? (Siehe Tipp 8).

Achten Sie auch bei der Benutzung digitaler Geräte darauf, dass die Planungsfunktionen einfach zu bedienen sind und Sie schnell darauf zugreifen können. Es ist mir im Laufe meines Geschäftslebens nicht nur einmal passiert, dass mein Gesprächspartner „planlos“ war, weil er seine vorbereitete Liste auf seinem Tablet nicht mehr gefunden hat.

Tipp 7: Berücksichtigen Sie die voraussichtliche Dauer der Aufgabe

Ich wundere mich oft, wenn Freunde und Kollegen mir erzählen, was sie heute noch alles erledigen möchten. Inzwischen weiss ich, dass viele Menschen die voraussichtliche Dauer der Aufgaben nicht berücksichtigen oder zu knapp kalkulieren. – Und am Ende viel weniger geschafft haben, als sie sich vorgenommen haben. Das ist sehr unbefriedigend.

Schätzen Sie deshalb die benötigte Zeit und überlegen Sie auch, wann Sie die Aufgabe erledigen möchten. Notieren Sie beides bei Ihrer Aufgabenplanung. Pausen nicht vergessen, denn „die Kunst des Ausruhens ist ein Teil der Kunst des Arbeitens“ (John Steinbeck).

Tipp 8: Vergessen Sie nach der Planung nicht die „Tat“

Manchmal plane ich meinen Tag und danach setze ich mich mit dem Gefühl „wieder was geschafft“ zu haben auf mein Sofa.

Listen schreiben alleine bringt natürlich gar nichts. Nach der Planung kommt die „Tat“. Passen Sie also auf, dass Sie nicht endlos Listen schreiben und nichts erledigen. Listenschreiben soll nicht für Aufschieberitis missbraucht werden.

Tipp 9: Planung kontrollieren und Aufgaben abhaken

Vor meinem letzten Weihnachtsbummel habe ich eine Liste mit allen Geschenken gemacht. Leider habe ich während des Shoppings diese Liste nicht mehr kontrolliert. Zuhause hat natürlich dann doch etwas gefehlt.

Ihre Planung sollten Sie (und ich auch 🙂 ) also immer wieder kontrollieren. Das Schöne daran: Erledigtes abhaken.

Meinem Sohn habe ich keinen „Schreib-ordentlich“-Vortrag gehalten, denn solange er seine Schrift lesen kann und er nicht nur Listen schreibt, sondern die Aufgaben auch in Angriff nimmt, ist seine Art der Organisation effizient. – Auch wenn es nicht wesentlich länger dauert, eine To-do-Liste mit schöner Schrift zu schreiben 😉

 

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