Digitales Fahrtenbuch: ein Schritt zur schlanken Reisekostenabrechnung

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Digitales Fahrtenbuch: ein Schritt zur schlanken Reisekostenabrechnung
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Das Führen eines Fahrtenbuchs ist in den seltensten Fällen eine freiwillige Angelegenheit. Gewerbetreibende, Dienstreisende oder Berufskraftfahrer sind häufig aus steuerlichen Gründen und unternehmensspezifischen Abrechnungsprozessen dazu verpflichtet genau Buch über die geleisteten Fahrten zu führen. Dabei kostet das Befüllen des Fahrtenbuchs in der Regel viel Zeit und Ihr Unternehmen viel Geld.

Aus diesem Grund haben es sich zahlreiche Anbieter zum Ziel gemacht mit digitalen Angeboten den Prozess der Fahrtenerfassung bis hin zur Abrechnung zu unterstützen.



Solche digitalen Services sind für Gewerbetreibende und Dienstwagenfahrer eine grosse Arbeitserleichterung. Das Potenzial dieser Angebote liegt neben der reinen Zeitersparnis in der konsistenten Datenerfassung und der Vermeidung von Medienbrüchen. Sollten Sie eine Fahrt einmal vergessen haben, so ist das Erfassen im Nachhinein häufig nicht mehr fehlerfrei möglich. Eine digitale Erfassung gewährleistet die Konsistenz mit allen sonstigen Belegen. Das Vermeiden von Medienbrüchen und manuellen Aufwänden im Abrechnungsprozess (Ausfüllen von Formularen, die später wieder abgetippt werden müssen) ermöglicht es schlanke Unternehmensprozesse zu etablieren und Prozesskosten sparen.

Im Wesentlichen lassen sich die Angebote in Mobile Dienste und Desktopanwendungen gliedern. Die Mobilen Dienste behelfen sich internetfähiger Endgeräte (v.a. Smartphones, Navigationssysteme) und bieten den grössten Anwendungskomfort, da die Eingabe durch Ortungsdienste und weitere Funktionalitäten maximal unterstützt wird. Desktopanwendungen haben hingegen den Fokus das eigentliche Fahrtenmanagement zu unterstützen und eignen sich für die Abwicklung des eigentlichen Prozesses.

Im Folgenden werden einige ausgewählte Lösungen vorgestellt.



„Fahrtenbuch“ (iOS App)

Mit nur wenigen Klicks ist die App konfiguriert und die erste Fahrt kann beginnen. Der Fahrtgrund kann auch später nachgetragen werden (als freier Text oder aus einer Favoritenliste). Die Position wird automatisch erkannt und eingetragen, oder aus einer Liste ausgewählt. Diese muss natürlich zuvor erstellt werden, erleichtert aber bei wiederkehrenden Fahrten den Prozess. Eine direkte Anbindung der Kontaktdaten aus dem Adressbuch des Mobiltelefonis ist möglich. Die Fahrstrecke wird aus verschiedenen Quellen geschätzt und muss nur noch kurz verifiziert und ggf. angepasst werden. Die Daten werden im Nachgang bequem übertragen. Dies kann per Mail, als Kalendereintrag mit Anhang oder als Cloud-Upload in Dropbox oder iCloud erfolgen. Diese App eignet sich v.a. für Dienstwagenfahrer oder Privatpersonen, die eine genaue Erfassung Ihrer Fahrten wünschen. Für Unternehmen mit zahlreichen Fahrzeugen ist diese App eher ungeeignet, da keine übergreifende Prozessschnittstelle vorgesehen ist.

„MyLog“ (Android App)

Diese App erfasst Ihre Fahrt mittels GPS. Dies hat den Charme, dass keine Internetverbindung benötigt wird (v.a. bei Fahrten im Ausland interessant). Die Auswertung der aufgenommenen Fahrten erfolgt automatisch und erfordert eine Internetverbindung. Die Auswertemöglichkeiten umfassen PDF-Reports, XLS-Exporte sowie grafische Auswertungen der Fahrten auf der Landkarte. Das Bearbeiten von aufgenommenen Fahrten und eventuelle Korrekturen sind einfach möglich. Weiterhin ist es möglich auch weitere mit der Fahrt in Verbindung stehende Kosten zu erfassen (Treibstoffe, Maut, etc.). Die App unterstützt die Verwaltung mehrerer Fahrzeuge (in der Version Pro MultiCar) und ist somit auch für Gewerbetreibende mit mehreren Fahrzeugen geeignet. Zu erwähnen ist jedoch, dass keine Prozesslösung zur Reisekostenabrechnung vorgesehen ist und sich der Service auf das eigentliche Datenerfassen beschränkt.



TomTom WORKsmart™

Auch der Navigationsspezialist TomTom hat eine Fahrtenbuchlösung für Firmenkunden vorgestellt. Diese Lösung eignet sich für einzelne Firmenfahrzeuge oder ganze Nutzfahrzeugflotten. Es ist mehr als eine reine Fahrtenbucherfassung und kann zu einem ganzen Flottenmanagement-Dienst erweitert und für durchgängige Unternehmensprozesse eingesetzt werden. TomTom verfolgt dabei das Software-as-a-Service (SaaS) Konzept, d.h. für Sie ist keine Installation erforderlich und Sie können den Dienst in kürzester Zeit unabhängig von Ihrer IT-Infrastruktur einsetzen.





Die Abrechnung von Reisekosten ist zeitaufwendig. Digitale Komplettangebote erleichtern den gesamten Prozess (Bild: patpitchaya / shutterstock.com)

Die Abrechnung von Reisekosten ist zeitaufwendig. Digitale Komplettangebote erleichtern den gesamten Prozess (Bild: patpitchaya / shutterstock.com)

INtex Fahrtenbuch

Diese Desktoplösung hat die Verwaltung Ihrer Firmen- und Dienstfahrzeuge zum Zweck. Dabei können Sie neben der Kilometererfassung auch Angaben zu den Standard-Fahrtstrecken, zu laufenden Kosten oder Benzinverbräuchen erfassen und auswerten. Die Auswertung erfolgt mit wenigen Mausklicks und bietet verschiedene statistische Auswertefunktionen. Bei Bedarf können Sie Ihren Fahrzeugen auch bequem relevante Unterlagen, wie TÜV-Berichte oder Strafzettel, in digitaler Form hinterlegen. INtex bietet mit dem Zusatz-Tool „FileMaker GO“ auch eine mobile Erweiterung, die Ihnen den Zugriff auf die Wesentlichen Funktionen mobil von iPhone oder iPad ermöglicht. Es stehen zahlreiche vorkonfigurierte Layout-Einstellungen für Export- und Druckmöglichkeiten zur Verfügung.

DATEV Reisekosten

Eine sehr umfangreiche Lösung bietet der Softwarespezialist DATEV. Neben einfachen Lösungen zur Reisekostenvorerfassung werden auch ganzheitliche Systeme zur Reisekostenabrechnung und Fahrtenbuchführung angeboten. Dabei ist es möglich den gesamten Workflow von Reiseantragstellung, Genehmigung durch Vorgesetzten, Reisekosten erfassen und abrechnen, Fahrtenbücher führen, etc. digital abzubilden. Dies stellt gerade für Unternehmen eine grosse Erleichterung dar und bietet deutliche Kosteneinsparpotenziale.



Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt von Ihrem Anwendungsszenario ab. Allerdings lohnt es sich insbesondere für Flottenbetreiber oder Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen über eine digitale Unterstützung der Prozesse nachzudenken, da unter Umständen immense Prozesskosten eingespart werden können.

 

Oberstes Bild: Lisa S. / shutterstock.com


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