Aufgaben strukturiert erledigen

Wer täglich nur an einer Aufgabe arbeitet, hat es verhältnismässig leicht. Das Gleichmass der Aufgaben erlaubt einen konzentrierten Arbeitsstil und wird kaum von anderen Einflüssen gestört. Schwieriger wird es dann, wenn tagtäglich eine Menge unterschiedlicher Aufgaben mit abweichenden Inhalten abgearbeitet werden müssen.

Zwischen die immer wieder erforderlichen Lösungen platzen neue Aufträge, aufwendige Anfragen und ab und an auch noch ein unerwarteter Aussentermin. Wer hier nicht die Übersicht verlieren will, braucht nicht nur jede Menge Fleiss und Übersicht, sondern vor allem eine klare und zugleich flexible Struktur. Nur so lassen sich die Anforderungen wechselnder Aufgaben innerhalb des Tages auch über lange Zeit erfolgreich bewältigen.

Ordnung ins scheinbare Chaos bringen

Ordnung ist das halbe Leben. Aber was wird aus der anderen Hälfte? Chaos, Vergesslichkeit, Anarchie? Das muss nicht sein. Grundlage für ein gut organisiertes und planvolles Arbeiten auch in unübersichtlichen Situationen ist eine gute Struktur, die allerdings nicht allzu starr sein darf. Wer immer wieder mit unerwarteten zusätzlichen Aufgaben zu rechnen hat, muss sich dafür gewisse Freiheiten einplanen.

Günstig ist es, zunächst die bereits feststehenden Aufgaben in eine zeitliche Abfolge zu bringen. Das bedeutet, dass terminlich gebundene Aufgaben und Aufträge zunächst nach ihrer Dringlichkeit geordnet werden. Dabei geht es nicht ausschliesslich um die sogenannten Deadlines, sondern vielmehr auch darum, wie viel Arbeitsaufwand erforderlich ist, um diese Deadlines auch einhalten zu können. Nach dieser Struktur werden die bekannten Aufgaben zunächst chronologisch sortiert.

Anschliessend muss festgestellt werden, ob eventuell ein Teil dieser Aufgaben delegiert werden kann und ob weitere Hilfen erforderlich sind. In einem nächsten Schritt werden die Aufgaben strukturiert, die nicht an eine feste Deadline gebunden sind. Solche Arbeiten sortiert man am besten nach dem Schwierigkeitsgrad. Dabei legt man die schwierigsten oder ungeliebten Aufgaben nach vorn, gern gesehene oder leichtere Aufgaben mit weniger Aufwand können auch nach hinten verschoben werden.

So kommt in das erste Durcheinander unterschiedlicher Aufgaben und Termine erst einmal eine grobe Struktur, die allerdings auch festgehalten werden muss. Entweder man legt sich dazu eine Tabelle an oder arbeitet mit Haftnotizen, die in einer entsprechenden Form geordnet werden. Auch Kalendereinträge sind eine gute Möglichkeit, die Übersicht über die täglichen Aufgaben zu behalten.

Wenn alles anders kommt

Im Volksmund sagt man, dass ein Plan dazu da sei, verworfen zu werden. Das sollten Sie möglichst vermeiden. Gerade dann, wenn Sie immer wieder von neuen Aufgaben „überrascht“ werden, müssen Sie auch eine klare Struktur für Ihr Handeln haben. Je mehr Sie immer wieder an dieser Struktur ändern, desto eher werden Sie die Übersicht verlieren. Wichtig ist, dass Sie sich zwischen den bereits bekannten Aufträgen genügend Freiräume für weitere zu erwartende Aufgaben einplanen. Dort entsteht dann der Platz für zusätzliche Arbeiten.

Grundsätzlich kommt so gut wie nie alles anders, meist ändern sich lediglich die Rahmenbedingungen oder es kommen eben weitere Aufträge dazu. Damit lässt sich leben und diese Situation lässt sich auch beherrschen.

Allerdings sollten Sie auch daran denken, dass ein ständiges Umplanen von Arbeitsaufgaben letztlich auch Zeit kostet, die Sie für das Abarbeiten der bereits bestehenden Aufträge einsetzen könnten. Im zwingenden Fall dürfen Sie jetzt auch Anfragen negativ beantworten. Jeder Auftrag, den Sie nämlich nicht erfüllen können, kostet Sie Reputation und vielleicht auch den einen oder anderen bislang sicheren Kunden, den Sie jetzt nicht mehr von Ihrer Leistungskraft und Zuverlässigkeit überzeugen können. Da ist vergleichsweise der kurzfristige Verzicht auf mehr Umsatz und Gewinn oftmals die bessere Lösung.

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Irgendwann ist das Limit erreicht

Wenn Ihr persönliches Leistungslimit erreicht ist oder einfach keine Zeit mehr für weitere Aufgaben bleibt, setzen Sie klare Signale. Solange Sie solche Signale nicht setzen, gehen die Auftraggeber davon aus, dass Sie noch ausreichend Kapazitäten frei haben. Da das dann aber unter Umständen nicht stimmt, schaufeln die Auftraggeber Sie mit immer mehr Aufträgen zu, bis der Topf überkocht. Dann ist es jedoch meist schon zu spät.

In der Folge eines nicht festgesetzten Limits müssen Sie Termine absagen, Aufträge zurückweisen oder Terminverschiebungen aushandeln. Das alles kostet Zeit, Nerven und nicht selten auch Kunden. Es lohnt sich also durchaus, auch einmal rechtzeitig „Schluss“ zu sagen oder gleich auf längere Fristen für die Bearbeitung einzelner Aufgaben hinzuweisen. Das ist letztlich auch den Auftraggebern gegenüber nur fair. Diese können sich dann auf die längeren Fristen rechtzeitig einstellen oder, wenn nötig, auch andere Partner für die Erledigung von Aufgaben suchen.

Denken Sie bei allem Fleiss und Eifer auch an Ihre eigene physische und psychische Gesundheit. Auch als entspannter Workaholic sind sie nicht unbegrenzt belastbar und werden irgendwann unter der übermässigen Belastung zusammenbrechen. Das gilt besonders dann, wenn die chaotisch erscheinende Aufgabenschwemme nicht von überschaubarer Dauer ist, sondern zum Dauerzustand wird. Dann sollten Sie rechtzeitig darüber nachdenken, sich Unterstützung zu organisieren oder Aufträge und Aufgaben auch nach ihrer Lukrativität einzuordnen. Es ist keine Schande, etwas nicht zu schaffen; eine Schande wäre es aber, nicht rechtzeitig und professionell die richtigen Weichen zu stellen.

 

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