Zeit ist Geld: Warum Zeitplanung im Unternehmen immer wichtiger wird

Zeit ist Geld – eine alte Weisheit, die in modernen Zeiten neue Dimensionen erreicht. Besonders im unternehmerischen Alltag ist der Faktor Zeit eine rechenbare Grösse, die sich nicht nur in Arbeitszeiten und Herstellungszeiten für Produkte erschliesst. Zeit wird hier zu einem Faktor, der sich auch als Reaktionszeit auf Kundenanfragen, Bestellungen und Lieferungen wirtschaftlich auswirkt.

Schnell reagieren lohnt sich

Schnelllebige Zeiten erfordern auch schnelles Handeln. Vorausgesetzt die Umgebungsvariablen im Unternehmen stimmen, kann schnelles Handeln zu deutlich mehr Anfragen und letztlich auch zu mehr Umsätzen führen. Meist wird Ihr Unternehmen nicht das einzige vom Kunden angefragte sein. Besonders dann, wenn keine Nische besetzt wird, kämpfen viele konkurrierende Anbieter um Interessenten, Anfragen und Kunden. Letztlich gewinnt, wer vom Kuchen das grösste Stück abbekommt. Hier zeigt es sich, wie wichtig neben einer hochwertigen Qualität der Produkte und Leistungen und der angemessenen Preisgestaltung auch das Thema Schnelligkeit ist.

Besonders dann, wenn Anfragen über das Internet generiert werden, ist Schnelligkeit ein Muss. Potentielle Kunden, die im Internet Leistungen anfragen, erwarten eine möglichst schnelle Reaktion auf ihr Anliegen. Dabei gilt oftmals: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.“ Sind angebotene Leistungen in der Qualität und im Preis akzeptabel, wird selten lange verglichen. Deshalb entscheidet hier oft, wer die erste Reaktion bietet.

Wettlauf um die Kunden

Auf diese Weise beginnt ein regelrechter Wettlauf um die Kundschaft, der viel mit einem sportlichen Wettkampf zu tun hat. Wer ist der schnellste am Start, wer hält über die Strecke durch und wer erreicht letztlich als Erster das Ziel? Nicht nur im Sport, auch im unternehmerischen Umfeld wird Vieles nach der Beantwortung dieser Fragen entschieden.

Wettbewerber, die bei Anfragen lange auf ihre Antwort warten lassen, sind oftmals schon draussen, bevor nach Produkt und Leistung gefragt wird. Auch solche Anbieter, die zwar schnell auf Anfragen reagieren, dann aber in Leistung und Lieferung zurückhängen, werden selten wieder neu beauftragt. Den Wettlauf um Kunden gewinnt letztlich nur, wer neben schnellen Reaktionszeiten auch bei der Leistungserbringung und in puncto Qualität die Nase weit vorn hat.

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Wie kann ein Unternehmen schneller werden

Der Produkt-Zeit-Wert ist in vielen Fällen nur selten auf ein kleineres Mass zu bringen. Längst haben sich moderne Produktionsmittel und entsprechende Maschinen etabliert; Dienstleistungen brauchen auch ihre Zeit, und bei hoher Qualität in Produktion und Leistungserbringung lässt sich in modernen Unternehmen kaum noch Zeit einsparen.

Wirkliche Effekte im Bereich der Zeitoptimierung zeigen sich eher in der Anbahnung von Aufträgen, in der Auslieferung, im Kundenservice und selbst in der Bearbeitung von Reklamationen und Retouren. Hier wird oftmals wertvolle Zeit vergeudet, die jedoch für die Kundenbindung und Kundenzufriedenheit immens wichtig ist. Zugleich ergeben sich hier vielfältige Möglichkeiten, wie Unternehmen schneller werden können.

Zehn Möglichkeiten, schneller zu werden

1. Kommunikation mit Interessenten und Kunden nicht aufschieben

Schieben Sie die Beantwortung von Anfragen nicht auf die lange Bank. Je schneller Sie Anfragen beantworten, desto grösser ist die Chance, vom potentiellen Auftraggeber oder Kunden auch berücksichtigt zu werden. Grosse Unternehmen und solche mit vielen Kundenanfragen sollten dafür vielleicht sogar extra Mitarbeiter einstellen.

2. Konkret antworten und Angebote unterbreiten

Interessenten und Kunden warten nicht gern. Und ungern lesen sie Abwesenheitsmails oder Hinweise darauf, dass die Anfrage eingegangen ist und schnell beantwortet werden wird. Kunden und Interessenten wollen möglichst schnell konkrete Angebote oder Antworten auf ihre Anliegen. Schaffen Sie hier ein professionelles Anfragenmanagement.

3. Ausschreibungen täglich beobachten

Wer seine Aufträge hauptsächlich über öffentliche Ausschreibungen einsammelt, muss diese natürlich regelmässig beobachten. Auch bei Ausschreibungen entscheiden viele Auftraggeber nach den Reaktionszeiten der Unternehmen. Ausserdem sind öffentliche Ausschreibungen in der Bewerbungsphase zeitlich begrenzt. Wer auf solche Ausschreibungen trotz verfügbarer Leistungskraft nicht rechtzeitig reagiert, verliert potentielle Kunden.

4. Keine falschen Versprechungen

Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können! Sie haben schnell auf Anfragen reagiert und sind vom Kunden für eine mögliche Leistung ausgewählt worden? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt aber beginnt die eigentliche Arbeit. Informieren Sie den Kunden möglichst genau darüber, wann dieser mit der Lieferung der Leistung rechnen kann. Versprechen Sie hier nur, was Sie auch halten können und erfüllen Sie dieses Versprechen. Das schafft Vertrauen und erhöht die Chancen, wieder beauftragt zu werden.

5. Wenn die Zeit nicht ausreicht

Sollten Sie feststellen, dass eine Leistung nicht in der vorgesehenen oder versprochenen Zeit erbracht werden kann, informieren Sie den Leistungsempfänger offen und fair darüber. Vielleicht können Sie sogar einen Preisabschlag vereinbaren. Erbringen Sie die Leistung dennoch so schnell wie möglich und vor allem in einer erwarteten Qualität. Ein Nichteinhalten vereinbarter Fristen sollte stets die Ausnahme sein.

6. Reklamationen schnell bearbeiten

Auch bei Reklamationen sollten Sie schnell sein. Das zeigt dem Kunden, dass Sie wirklich für ihn da und an einer einvernehmlichen Lösung des Problems interessiert sind. Oftmals liegt der Reklamationsgrund nicht einmal bei Ihnen selbst. Das trifft vor allem für Händler zu. Zögern Sie die Bearbeitung einer Reklamation hinaus, verlieren Sie damit auch Kunden. So etwas spricht sich herum.

7. Retouren schnell und transparent abwickeln

Kommen Waren oder Leistungen zurück, sollten Sie auch hier schnell sein. Informieren Sie die Kunden vom Eingang der Retouren und vom weiteren Verfahrensweg. Damit schaffen Sie Vertrauen und Transparenz. Leisten Sie wenn möglich schnell Nachbesserungen oder Ersatz.

8. Bleiben Sie am Ball

Wenn sich Interessenten oder Kunden länger nicht gemeldet haben, bleiben Sie aktiv. Vielleicht sind Sie auf diese Weise bei neuem Interesse auch gleich wieder der Erste, der gewünschte Leistungen erbringen kann.

9. Mitarbeiter richtig planen

Zeit ist ein Faktor, der kaum veränderbar ist. Jeder Tag hat nur 24 Stunden und jeder Mitarbeiter nur eine begrenzte Zeit, die zur Verfügung steht. Deshalb lohnt es sich, auch in der Mitarbeiterplanung den Faktor Zeit fest einzuplanen.

10. Ausgeklügeltes Zeitmanagement

Zeit vergeht auch dann, wenn wir nichts tun. Deshalb sollte die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und effektiv verplant werden. Dafür gibt es ein professionelles Zeitmanagement, mit dem wir uns in einem weiteren Beitrag befassen.

Und jetzt gilt es – keine weitere Zeit verlieren, sondern möglichst Erster sein!

 

Oberstes Bild: Zeit ist Geld (Bild: © Androm – Fotolia.com)