Unternehmen betreiben immer noch ineffizientes Dokumentenmanagement

14.12.2016 |  Von  |  News
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Das papierlose Büro ist keine Utopie – von den technischen Fähigkeiten lässt es sich bereits heute darstellen. Doch die Realität in vielen Unternehmen sieht anders aus. Hier wird nach wie vor viel Zeit mit administrativen, papiergestützten Büroarbeiten vergeudet.

Zufrieden sind die Mitarbeiter damit nicht. Das zeigt die aktuelle Adobe-Umfrage „Document Drain“. Angestellte in Deutschland und anderen europäischen Ländern wollen keine schlechten Prozesse in der Büroadministration. Moderne Technologien wie elektronische Signaturen oder mobile Apps sind für eine nachhaltige Verbesserung der Situation unverzichtbar.

Ein Tag pro Woche für Büroadministration

Nahezu einen Tag (6.5 Stunden) pro Woche verbringen Angestellte durchschnittlich mit administrativen Bürotätigkeiten wie dem Ausfüllen von Formularen oder dem Ausdrucken von Dokumenten. Fast die Hälfte (48%) empfinden scheinbar einfache Bürotätigkeiten als zu zeitaufwändig und unnötig komplex. So werden geschäftliches Wachstum behindert, Produktivität gehemmt und personelle Ressourcen verschwendet.

77 % der Befragten geben an, dass sie aufgrund mangelhafter Verwaltungsprozesse bereits einen Geschäftsauftrag verloren haben. Jeder Vierte (25 %) musste wegen desselben Problems bereits ein Projekt abbrechen. Und mehr als die Hälfte der Angestellten (56%) sagen, dass die Reisekostenabrechnung immer mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant. Deutliche Anzeichen dafür, dass Handlungsbedarf besteht.

Ausdrucken und E-Mail-Versand am zeitaufwändigsten

Für den neuen Bericht „Document Drain: How office admin is shredding productivity“ wurden europaweit 7 000 Arbeitnehmer aus kleinen, mittleren und grossen Unternehmen befragt – mit dem Ergebnis, dass zu viel Zeit ineffektiv genutzt wird und den Unternehmen so beträchtliche Kosten entstehen.

Grundlegende Aufgaben der Administration, wie das Ausdrucken von Dokumenten und deren Versand per E-Mail, werden als die zeitintensivsten (96 %) bezeichnet, drei Viertel der Befragten sind zudem der Meinung, dass gerade diese Aufgaben wenig nützlich sindm, bezeichnen sie als langweilig, zeitaufwändig oder schwierig. Darüber hinaus ordnen 65 % der Befragten die Suche nach verschwundenen Dokumenten als unnötig „komplexe“ administrative Bürotätigkeit ein, während 62 % hier das Einarbeiten neuer Kollegen und 61 % das Einholen von Unterschriften angeben.

Digitale Transformation notwendig

Die Umfrageergebnisse unterstreichen die Notwendigkeit einer digitalen Transformation in europäischen Unternehmen. Annähernd die Hälfte der befragten Fachkräfte (46 %) gibt als einen der Hauptgründe für problematische Arbeitsabläufe das Fehlen effizienter Technologie an. Digitale Lösungen wie elektronische Signaturen nennen 74 % als wertvolle Innovation für ihre Arbeit, während 39 % der Befragten mobile Apps als entscheidend für die Lösung von Problemen bezeichnen.

„Die Erkenntnisse sollten ein Weckruf für Unternehmen in ganz Europa sein. Veraltete analoge Prozesse trocknen die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter sprichwörtlich aus – was potenziell zu einem Umsatzverlust und einer schlechten Customer Experience führen kann“, sagt John Travis, Vice President EMEA Marketing bei Adobe.

 

Quelle: Adobe Systems GmbH / Faktor 3 AG
Artikelbild: © Nuk2013 – shutterstock.com (Symbolbild)

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