Texten für E-Mails und E-Mail-Newsletter

29.06.2016 |  Von  |  Marketing

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Texten für E-Mails und E-Mail-Newsletter
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Heutzutage sind E-Mail Postfächer oft überfüllt mit diversen Newslettern und E-Mails. Kein Wunder, werden doch über 200 Milliarden Mails täglich weltweit versendet. Hier eine Benachrichtigung von einem Online-Shop, dort eine Werbe-Mail von einem Unternehmen, hin und wieder eine Geschäftsmail – da ist es gar nicht so einfach, bis zum Kunden durchzudringen.

Es gibt aber durchaus einige Tricks, mit denen Sie Ihre Abonnenten geschickt ködern – und somit zum Öffnen und Lesen der Mail bewegen.

Tipp #1: Von Anfang an Vollgas geben … Betreff und Absender

Der Betreff zieht die Aufmerksamkeit des Lesers sofort auf sich. Deshalb muss er prägnant und aussagekräftig sein. Hier fasst der Leser die Entscheidung, ob es sich lohnt, weiter zu lesen oder nicht.

Fassen Sie sich deshalb kurz, aber geben Sie unbedingt wichtige Fakten an. Am besten gelingt das mit den sogenannten „3-Wort-Wundern“: Das Auge erfasst maximal 3 bis 4 Wörter. Und das ist der Raum, um den Leser auch zu fesseln. Ein kleines Beispiel: „E-Mail-Flut: So behalten Sie die Übersicht …“

Vermeiden Sie ausserdem unbedingt Abkürzungen bei der Anrede! Verbergen Sie sich als Stefan Meier nicht hinter einem S. Meier – der Leser rätselt sonst, ob ihm ein Stefan, eine Stefanie oder vielleicht ein Sven schreibt. Kunden wollen wissen, mit wem Sie kommunizieren. Aber auch andersherum: Sprechen Sie Ihren Abonnenten nicht mit „Hr. XY“ oder „Fr. XY“ an – schreiben Sie die Anrede aus, das wirkt lockerer und persönlicher.

Tipp #2: Weniger ist mehr: Es muss nicht immer HTML sein.

Geschäftliche E-Mails kommen ohne HTML-Codierung aus. Das lässt Sie seriöser wirken. Werbemails und Newsletter dagegen dürfen gerne grafisch aufbereitet werden. Sie werden im Regelfall sogar eher angeklickt, wenn sie über eine ansprechende Gestaltung verfügen. Aber übertreiben Sie es nicht: Lieber ein professionelles, konservatives Design, als eine Fülle von bunten Pop-Ups, Sternchen, Kreisen und ähnlichem. Das sorgt sonst schnell für Durcheinander.

Besonders wichtig bei allen Varianten ist aber vor allem eines: Die richtige Rechtschreibung macht den Ton! Grammatik- und Rechtschreibfehler, nur Gross- oder Kleinbuchstaben irritieren den Leser und vermitteln ein negatives Bild vom Absender.

Tipp #3: Gehen Sie auch Ihren Pflichten nach.

In jedem Newsletter müssen Sie Ihren Abonnenten die Möglichkeit bieten, diesen kündigen zu können. Mit einem freundlichen Text versehen, platzieren Sie den Abmeldelink ans Ende der Mail.

Ausserdem wichtig: Ein vollständiges Impressum direkt in der Mail (kein Link!).

Nicht zu vergessen: Ein Disclaimer, der die Seriosität und Vertraulichkeit des Inhalts unterstreicht. Es gibt absatzlange Beispiele, doch diese sind nicht zwingend bei allen Mails notwendig. Überlegen Sie sich vor dem Absenden, ob ein solch ausführliches Exemplar überhaupt nötig ist:

Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und ausschliesslich für den bezeichneten Adressaten bestimmt. Wenn Sie nicht der vorgesehene Adressat dieser E-Mail oder dessen Vertreter sein sollten, so beachten Sie bitte, dass der Inhalt urheberrechtlich geschützt ist und dass jede Form der Kenntnisnahme, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder Weitergabe des Inhalts dieser E-Mail unzulässig und ggf. strafbar ist. Wir bitten Sie, sich in diesem Fall umgehend mit dem Absender der E-Mail in Verbindung zu setzen. Der Inhalt der E-Mail ist nur rechtsverbindlich, wenn er unsererseits durch einen unterzeichneten Brief gleich lautend bestätigt wird.


Täglich werden über 200 Milliarden Mails weltweit versendet. (Bild: TZIDO SUN – Shutterstock.com)

Täglich werden über 200 Milliarden Mails weltweit versendet. (Bild: TZIDO SUN – Shutterstock.com)


Tipp #4: Ein schöner Anschreiber verleitet zum Weiterlesen!

Formulieren Sie Ihr Editorial mit wenigen, aussagekräftigen Sätzen. Mit einer direkten Anrede, ähnlich wie in Briefen und ein paar einleitenden Worten sowie der eingescannten Unterschrift wirkt Ihr Anschreiber gleich viel persönlicher.

Agieren Sie hier wie ein Marktschreier, der seine Ware anpreisen möchte. Der ruft einem ja auch nicht zu „Guten Tag Frau Müller, ist das Wetter heute nicht schön? Ich war gestern beim Friseur! Und übrigens: Obst und Gemüse hab ich auch noch …“.

Probieren Sie es mit einem einfachen „Sehr geehrte Frau Müller, in Ihrem heutigen Newsletter erfahren Sie alles rund ums Thema Online-Marketing“.

Tipp #5: Wenn’s mal länger wird: Ein Inhaltsverzeichnis verwenden.

Sollte Ihre Mail den üblichen Rahmen sprengen, legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, in dem Sie die wichtigsten Themenschwerpunkte verlinken. So kommt Ihr Leser sofort zu dem Thema, das ihn interessiert. Verwenden Sie jeweils kurze Teaser-Texte, die Spannung beim Lesen aufbauen – und damit den Wunsch beim Leser wecken, weiter zu lesen. Das geht zum Beispiel mit Wörtern wie „neu“, „gratis“ oder „nur für kurze Zeit“.

Tipp #6: Den letzten Schliff verpassen …

Auch am Ende gilt die Devise: Nicht nachlassen. Denn schliesslich gehört so viel in den Schluss hinein: Grussformel, vollständiger Absender-Name, die Position im Unternehmen, Telefon, Fax, Postanschrift… Aber überfordern Sie Ihren Leser nicht! Vermeiden Sie unnötige persönliche Angaben wie die Privatadresse oder das Sternzeichen.

Verwenden Sie am besten die automatische Signatur von E-Mail-Programmen. So müssen Sie sich nicht jedes Mal eine neue, aussergewöhnliche Signatur einfallen lassen. Das spart viel Zeit und Arbeit!

Tipp #7: Werten Sie bereits verschickte Newsletter aus.

Falls Sie die Möglichkeit haben, werten Sie bereits verschickte E-Mails aus. Was kam bei Ihren Abonnenten besonders gut an? Und was wurde weggeklickt? In Kombination mit den anderen Tipps optimieren Sie so Ihre kommenden Newsletter.

Ein Überblick: Do’s and Dont’s in E-Mails und Newslettern


Do! Don’t!
  • Kurzer, klarer und zielgruppenorientierter Betreff: Mit Vorteilen locken Sie Ihren Leser!

Beispiel: Ihr Textertipp im Mai: Englisch, Denglisch, Bahnhof – Anglizismen in der Werbung

  • Kein Thema-Wechsel. Wenn Sie über Marketing-Trends informieren, dann bleiben Sie auch dabei – und wechseln Sie nicht zu Mode-Trends! Das führt möglicherweise dazu, dass Ihre Leser den Newsletter abbestellen.
  • Direktansprache im kurzen aber persönlichen Editorial

Beispiel: „Sehr geehrter Herr Bauer, Ihr heutiger Newsletter zeigt Ihnen alles Wissenswerte über …“

  • Stopfen Sie Ihre Mails nicht mit unzähligen Informationen voll. 3–5 Themenpunkte sind für einen Newsletter völlig ausreichend.
  • Heben Sie die wichtigsten Themen und Angebote grafisch hervor – so wird der Leser durch die Mail geführt.

Beispiel: Sie können mit Fettschrift, Links, Bildern oder Videos Themen betonen.

  • Der Abmelde-Link ist Pflicht. Sie dürfen keine Abonnenten fangen und ohne Abmelde-Link endlos mit Nachrichten bombardieren.

So geht’s richtig: „Wenn Sie keine aktuellen Informationen von xyz wünschen, klicken Sie bitte hier.“

  • Bewerben Sie weiterführende Links mit ansprechendem Text.

Beispiel: „Hier geht’s zum Traum-Urlaub“ oder „Ihr Gratis-Videokurs“

  • Nicht zu viel „Bling Bling“: Übertreiben Sie es nicht mit zu viel HTML, Bildern oder bunten Schriftarten.

So geht’s richtig: Verwenden Sie schwarze Schrift auf hellem Hintergrund und setzten Sie auf Kontraste.


Kurz gesagt: Nehmen Sie sich genug Zeit für Ihre E-Mails und Newsletter. Gehen Sie alle Tipps Schritt für Schritt durch, um ihre Mails zu optimieren und Kunden zum Lesen zu animieren. Und merken Sie sich vor allem eines: Vorteile, Fakten, schnelle Auswertbarkeit und die persönliche Note machen eine gute Mail aus.

 

Artikelbild: © Undrey – Shutterstock.com

Über Stefan Gottschling

Stefan Gottschling ist leidenschaftlicher Autor, Texter, Berater und Trainer. Er ist seit über 20 Jahren im Marketing tätig und schreibt Bücher über das Texten („Stark texten, mehr verkaufen“, „Texten!“, „Lexikon der Wortwelten“). Er hat als Trainer bis heute viele Tausend Zuhörer begeistert, ist Geschäftsführer des SGV Verlags und des Texterclubs. Der Club ist Akademie und gleichzeitig eine der grossen deutschsprachigen Communitys für erfolgreiche Texte. Gottschlings Seminare, Bücher und Medien über das Schreiben gehören zu den Standardwerken der Texterausbildung.


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