Gut vorbereitet ist halb gewonnen

28.06.2016 |  Von  |  Selbstmanagement

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Gut vorbereitet ist halb gewonnen
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In Prüfungen jeglicher Art scheitert so mancher nach dem Motto „Lieber faul als doof“. Er bereitet sich so schlecht vor, dass er hinterher eine Ausrede für sein Versagen hat. Das sollte Ihnen bei Ihren Telefonaten – insbesondere den beruflichen – nicht so gehen. Wie überall ist bei Business-Gesprächen eine solide Vorbereitung die halbe Miete.

Damit Sie stressfrei und erfolgreich telefonieren können, beachten Sie vor allem Folgendes:

1. Legen Sie sinnvolle Termine für Ihre aktiven Telefonate fest (im Terminkalender!), zu denen Sie ungestört sprechen können und genügend Zeit für Ihren Gesprächspartner haben. Denken Sie dabei an Ihre eigene Leistungskurve (Sind Sie eher Morgen- oder Abendmensch? Wann können Sie besonders konzentriert arbeiten?) und natürlich an die Situation Ihres Gegenübers. Herrscht in dessen Unternehmen gerade Hochbetrieb, hat er sicher kein Ohr für Ihr Anliegen.

2. Informieren Sie sich ausreichend über Ihren Gesprächspartner. In Zeiten sozialer Netzwerke wie Facebook, LinkedIn oder Xing ist das recht einfach: Schauen Sie sich sein persönliches Profil und das seiner Firma in den sozialen Medien an. Dort finden Sie Interessen und Themenschwerpunkte, die Ihnen als sinnvoller Gesprächsaufhänger dienen können. Ergänzend dazu sehen Sie auf der Unternehmenswebsite nach aktuellen Projekten und Entwicklungen im Haus Ihres Partners und beziehen die bisherige Kommunikation mit ein.

3. Legen Sie ein Gesprächsziel und eine Strategie fest: Wollen Sie Informationen erhalten oder welche vermitteln oder direkt etwas verkaufen oder erst einmal vorfühlen, welche Haltung der andere zu einem bestimmen Thema hat? Vielleicht möchten Sie auch einfach den menschlichen Kontakt zu einem Geschäftspartner pflegen? Ein Gesprächsleitfaden hilft Ihnen dabei, dass Sie an Ihrem Ziel dranbleiben und nicht abschweifen. Er sollte zu Ihnen als Person passen und der Situation angemessen sein. Einen Standard-Leitfaden müssen Sie entsprechend variieren, um nicht künstlich zu wirken.

4. Überlegen Sie sich einen guten Einstiegssatz, der Ihr Gegenüber gleich ins Thema hineinzieht. Schreiben Sie diesen am besten auf. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner gut kennen, können Sie auch über ein wenig Smalltalk einsteigen, etwa eine Reise des anderen ansprechen, von der er Ihnen erzählt hat. Übertreiben Sie es mit solchen weichen Themen aber nicht und kommen Sie rasch zum Punkt.

5. Legen Sie sich zum Gespräch alle notwendigen Unterlagen bereit (etwa Verträge, Korrespondenz) und schalten Sie Ihr CRM-System ein. Schalten Sie Störquellen wie beispielsweise das akustische Signal Ihres Browsers bei Mail-Eingang aus. Informieren Sie Kollegen, dass Sie in nächster Zeit nicht gestört werden möchten.

6. Denken Sie auch an Ihre eigene Befindlichkeit. Wenn Sie sich nicht wohl fühlen oder schlecht gelaunt sind, strahlen Sie das auch durchs Telefon aus. Der andere spürt, dass etwas nicht stimmt. Führen Sie wichtige Gespräche also nur, wenn Sie in guter Verfassung sind.

7. Trainieren Sie Ihre Stimme und trinken Sie ausreichend. Dann werden Sie nicht allzu schnell heiser und wirken souveräner. Bringen Sie Bewegung in längere Telefonaten: Wenn Sie beim Telefonieren stehen oder umhergehen, wirkt sich das je nach Atemtyp positiv aus. Wählen Sie eine Position, die Ihnen behagt.

Auch und gerade wenn Sie sehr viel zu tun haben, zahlt sich eine gründliche Gesprächsvorbereitung aus. Eingehende Anrufe können Sie natürlich oft nicht vorbereiten, da andere sich ungeplant melden. Hier ist es ganz wichtig, dem anderen genau zuzuhören, um sich ein Bild von seinen Vorstellungen machen und darauf eingehen zu können.


„99 Tipps für erfolgreiche Telefonate“ – Buchcover.

„99 Tipps für erfolgreiche Telefonate“ – Buchcover.


Claudia Fischer

99 Tipps für erfolgreiche Telefonate

Die Erfolgspotenziale von Telefonaten optimal nutzen

224 Seiten, gebunden
ISBN: 978-3-86936-668-5
€ 24,90 (D) / € 25,60 (A)
GABAL Verlag, Offenbach 2015

Kurz und knackig bringt Telefonexpertin Claudia Fischer die wichtigsten Erfolgsregeln für Telefonate auf den Punkt. Kein Buch, das man von vorne bis hinten durchlesen muss, sondern ein Angebot an den Leser, sich nach und nach die essentiellen Themen praktisch zu erarbeiten – von den Akquise-Hürden über Konferenzcall bis Zuhörsignale.

Gerade im Zeitalter von Social Media, WhatsApp & Co. ermuntert das Buch, häufiger mal zum Telefonhörer zu greifen. Denn nach wie vor ist das persönliche Gespräch am Telefon der Königsweg zum Kunden. Ein Telefonat ist beziehungsfördernd, meist effektiver als Mails, kann Missverständnisse vermeiden, macht Spass und bringt schnellere Resultate und Erfolge.

Interessierte können das Buch hier erwerben.

 

Artikelbild: © Monkey Business Images – Shutterstock.com

Über Claudia Fischer

Claudia Fischer gilt als eine der renommiertesten Telefon- und Kommunikationsexpertinnen im deutschsprachigen Raum. Sie trainiert Menschen, die noch professioneller telefonieren wollen, ohne dabei an Authentizität zu verlieren. Als Trainerin konzentriert sie sich bewusst auf die mittel- und langfristige Umsetzung von Telefontrainings mit dem Ziel, Unternehmen einen nachhaltigen Telefonerfolg zu sichern. Durch ihre umfangreiche Coachingausbildung (systemisches und wingwave-Coaching, Graves Values System Model Advanced und 9 Levels of Value System) bietet Claudia Fischer ihren Kunden ausserdem Unterstützung in den Feldern Bewerberdiagnostik und Weiterentwicklung von Vertriebsmitarbeitern und Führungskräften. www.telefontraining-claudiafischer.de


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