Nervige Meetings: wie Sie den Fluch los werden

22.04.2015 |  Von  |  Kommunikation, Organisation
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Nervige Meetings: wie Sie den Fluch los werden
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Manager verbringen bis 80% ihrer Arbeitszeit in Meetings. Doch viele Besprechungen scheinen überflüssig zu sein. Andere Sitzungen nerven einfach nur.

Nur allzu gerne würde man sich um diese lästige Selbstdarsteller-Bühne und unnötige Zeitverschwendung drücken und dann mehr Zeit für die richtige Arbeit nutzen. Aber der Fluch klebt an Ihnen? Hier kommen Lösungsstrategien.

Als ich noch Angestellter und Manager war, verging praktisch kein Tag, ohne dass ich abends nach Hause kam und mich bei meiner Frau beklagte, dass ich schon wieder wertvolle Lebenszeit in einem völlig überflüssigen Meeting verschwendet hatte. Oft war ich für diese Verschwendung meiner wertvollen Zeit auch noch mit der Bahn nach München gefahren, um mich in der Zentrale einer der weltgrössten Versicherungen mit anderen Managern gemeinsam zu langweilen. Also 2-4 Stunden Meeting zzgl. 4 Stunden mit der Bahn hin und nochmal 4 Stunden zurück. Ohne die obligatorische Zugverspätung mit verpasstem Anschlusszug also schon 12 Stunden für nichts.

Der Grund waren Meetings, mit endlosen langweiligen Powerpoint-Präsentationen, mit offenbar nutzlosen Statusbesprechungen, bei denen jeder sein 2-minütiges „Nix Neues“ auch per E-Mail hätte schicken können, unendliche Debatten über längst Entschiedenes, langatmige Redebeiträge mit geringem Nutzen. Fazit, das Ergiebigste waren die Gespräche über das Wetter und alternative Fahrstrecken mit weniger Stau. Da kommt einem die Idee aus der Schulzeit wieder: Wen würde es schon stören, wenn ich dieses Meeting einfach schwänze?

Sie finden sicher auch ernstgemeinte Ratschläge, die Ihnen empfehlen: Reduzieren Sie Ihre Meetings auf ein Minimum. Streichen Sie das wöchentliche Teammeeting. Schicken Sie einfach eine E-Mail. Denn schliesslich sei ja „Information eine Holschuld!“ Aber das hätte schon mittelfristig fatale Folgen.

Ich habe es miterlebt, wenn übermütige Team- oder Abteilungsleiter ihren monatlichen Jour-Fixe, ihre Status-Meetings, ihre Wochenbesprechungen gnadenlos zusammenstreichen. Zuerst ist es eine spürbare Erleichterung. Man vermisst sie nicht einmal. Dann, irgendwann, gehen Dinge schief, weil zwei nicht miteinander geredet haben, die Mitarbeitermotivation sinkt massiv, weil die Leute das Gefühl bekommen, ihre Meinung interessiert ja eh keinen, der Teamgeist geht den Bach runter. Jeder sieht nur noch seine eigenen Baustellen und Interessen. Das Chaos wächst zusehends.

Heute bin ich selbstständiger Trainer für Kommunikation und Teamentwicklung. Und nun vergeht kein Teamworkshop, ohne dass nicht irgendwer moniert, er hätte zu wenig Information, er bekäme gar nichts mehr mit, er sei nicht eigebunden und gefragt gewesen und man müsse doch viel mehr miteinander reden. Bei jedem, der seine regelmässigen Teambesprechungen auf Ad-hoc-Meetings („falls mal was anliegt“) umgestellt hat, werden die Uhren nach kurzer Zeit, massiven Protesten und Pannen dann doch wieder zurückgestellt. Die Antwort in aller Kürze: Kommunikation ist nicht das Problem, Kommunikation ist die Lösung.

Egal in welchem Bereich Sie arbeiten, Sie arbeiten nie allein. Und schon ist Kommunikation notwendig. Kommunikation ist der Klebstoff für die Kollegen in Unternehmen. Information ist eines der wichtigsten Werkzeuge in Management und Führung. Um es auf den Punkt zu bringen: Wenn Sie Manager sind, dann sind diese nervigen Meetings Ihr Job. Genau das ist Ihre eigentliche Arbeit. Denn hier wird informiert, koordiniert, geplant, verbessert, und fundiert entschieden. Wer sich um seine Meetings drückt, um damit mehr Zeit für „echte Arbeit“ zu haben, der drückt sich um seinen wichtigsten Job, nur um dann Zeit mit Zeitfressern wie E-Mails zu verbringen. Oder vielleicht sogar um die Probleme zu lösen, die er ohne Meetings nicht gehabt hätte.

Und ausserdem läuft jede Zusammenarbeit besser, wenn wir positive Beziehungen zueinander pflegen. Auch dafür sind Meetings eine gute Gelegenheit. Deshalb sollte man auch die Zeit, die darauf verwendet wird, als gut investierte Zeit akzeptieren.


Bessere Kommunikation hilft, Probleme zu lösen

Bessere Kommunikation hilft, Probleme zu lösen (Bild: Monkey Business Images – shutterstock.com)


10-Punkte-Plan

Doch nun endlich zur versprochenen Lösung. Und die beginnt mit einer genaueren Formulierung der Eingangsfrage. Statt: „Wie werde ich nervige Meetings los?“ muss es heissen: „Wie mache ich meine Meetings effektiv, effizient, spannend und gewinnbringend für alle?“ Der Management-Vordenker P. Lencioni fordert sogar, jedes Meeting müsste spannender sein als ein Kinofilm. Schliesslich geht es hier um etwas, das wirklich Einfluss auf unser reales Leben hat.

Punkt 1

Übernehmen Sie selbst die Verantwortung für die Produktivität aller Meetings, auch wenn Sie nicht der Organisator, nicht der offizielle Moderator und nicht der Vorgesetzte sind. Fordern sie von allen Teilnehmern die nötige Fokussierung, das nötige Engagement und die nötige Selbstdisziplin ein.

Punkt 2

Jedes Meeting sollte effizient moderiert werden. Das macht in der Regel der Ranghöchste. Nur der macht das eben nicht immer gut. Mal ist er zu bestimmend, ein Anderer macht zu viel „laissez-faire“. Als Teilnehmer sind Sie aber diesem Übel nicht hilflos ausgesetzt. Seien Sie kein Opfer der Umstände, übernehmen Sie Verantwortung. Übernehmen Sie unauffällig einen Teil der Moderation, in dem Sie höfliche Fragen stellen und alle Anderen in Richtung einer Lösung treiben. „Herr M., was ist Ihre Meinung dazu?“, „Ich möchte gerne wissen, was alle Anderen hier glauben?“, „Sind wir uns eigentlich über unser heutiges Ziel einig?“, „Lassen Sie uns doch mal das bisher Gesagte sammeln…“, „Lassen Sie uns jetzt eine Entscheidung treffen.“ usw.

Punkt 3

Verschaffen Sie sich und den anderen Teilnehmern Klarheit über das Ziel. Leider beginnen nur die wenigsten Meetings damit, dass man sich über das Ziel dieses Meetings einigt. Allenfalls wird ein Ziel implizit angenommen, aber eben vielleicht von jedem ein anderes. Und schon geht das ziellose Geschwafel los. Stellen Sie zu Beginn die Frage nach dem Ziel des Meetings.

Es gibt übrigens keinen erfolgreichen Kinofilm, der gleichzeitig Krimi, Reportage, Sitcom und aktuelle Nachrichtensendung in einem ist. Das wäre die berühmte „Eierlegende Wollmilchsau“. Entscheiden Sie sich für ein – maximal zwei – Ziele des Meetings: reiner Informationsaustausch, Beziehungsaufbau, Entscheidungsvorbereitung, Entscheidung treffen, Planung, Strategiediskussion, Brainstorming, Ursachenklärung, Optimierung, usw. Klären Sie gleich zu Anfang: Was soll nach dem Meeting effektiv passiert sein, was soll am Endes des Tages auf dem Zettel stehen?

Punkt 4

Sorgen Sie für einen dem Ziel angemessenen Zeitrahmen. Setzen Sie zu Beginn Prioritäten. Es ist immer frustrierend, wenn gerade die wichtigsten Themen nicht mehr besprochen werden konnten. Ein Informationsmeeting kann mit 10-30 Minuten auskommen. Ein Strategie-Meeting braucht mehrere Stunden, kann aber sogar auch über mehrere Tage gehen.

Punkt 5

Hüten Sie sich vor (künstlicher) Harmonie. Künstliche Harmonie, Group-Think, jeden Kollegen ganz sanft anfassen, und nur nicht anderer Meinung als der Chef sein, sind die Rezepte für lähmende Meetings. Echte Debatten können sehr inspirierend und gewinnbringend sein. Suchen Sie deshalb die Meinungsverschiedenheit. Grundsatz: „Wenn zwei in einem Raum der gleichen Meinung sind, ist einer überflüssig.“
Binden Sie alle Teilnehmer aktiv ein. Selbst wenn es sich nur um ein Informationsmeeting handelt, können Sie alle Teilnehmer abfragen (am besten jeden einzeln), nach deren Meinung, Feedback, Ideen, Implikationen für alle Anwesenden, Ergänzungen, etc. So werden aus unbeteiligten „Dabeisitzern“ Menschen, die einen wichtigen Beitrag leisten.

Punkt 6

Achten Sie auf die Einhaltung der Verkehrsregeln. Meinungsverschiedenheiten sind willkommen, aber persönliche Angriffe verboten. Genau genommen ist jede Form von Adrenalin in der Besprechung zu vermeiden. Adrenalin präpariert den Teilnehmer für Angriff, Flucht oder Starre. Vom zentralen Nervensystem wird nun die Energie in die Extremitäten geleitet, aber leider fehlt sie dann im Grosshirn. Das können Sie im Business nicht gebrauchen. Bremsen Sie Angreifer. Aber aktivieren insbesondere auch die Flüchtigen, die schweigen oder sich beleidigt zurückziehen wollen.
Ächten Sie Killerphrasen: „Das geht bei uns nicht“; „Das hat beim letzten Mal schon nicht funktioniert“; „Bedenkenträger wie Sie brauchen wir hier nicht“ usw.. Entlarven Sie unsaubere Kommunikation. Das sind z.B. Verallgemeinerungen, „Nie“, „Immer“, „Jeder“, „Keiner“, unbewiesene Behauptungen oder getilgte Subjekte, z.B. „Das tut man nicht.“ (Wer ist man? Und warum eigentlich nicht? Und wer sagt das überhaupt?).

Punkt 7

Verbieten Sie Powerpoint mit Bulletpoints. Die Zuhörer schauen nur noch auf die Folie und nicht mehr auf denjenigen, der präsentiert. Halten Sie Ihre Manager an, frei zu reden und Powerpoint allenfalls für Abbildungen oder Bilder zu nutzen. Auch bei Präsentationen sollten Sie aus einem Monolog einen Dialog aller Teilnehmer machen.

Punkt 8

Bremsen Sie Vielredner aus. Z.B. durch begrenzte Redezeit (z.B. bei Informationsmeetings jeder nur 2 Minuten). Oder auch durch höfliche Unterbrechung und das Stellen von Fragen an die ganze Gruppe. Befragen Sie aktiv die passiven Meetingteilnehmer. Sie können Meetings auch beschleunigen, indem Sie sie im Stehen abhalten.

Punkt 9

Sammeln Sie grundsätzlich alle Beiträge am Flipchart. Das fokussiert die Aufmerksam, vermeidet Doppelnennungen und Diskussionsschleifen. Visualisieren Sie anschaulich die Argumente. Nutzen Sie dazu Moderationsmethoden, wie z.B. „Mindmap“, „Ursache-Wirkungs-Diagramm“, „Problem-Analyse-Schema“, „Low-Hanging-Fruits“, „Gewichtete Kraftfeldanalyse“, usw. Wenn am Ende des Meetings nichts auf dem Papier (Flipchart) steht, haben die Teilnehmer das Gefühl, dass das Meeting nichts gebracht hat.

Punkt 10

Sorgen Sie immer für ein Protokoll mit knallharten Ergebnissen. Z.B. „Was, warum, wer, bis wann, Check“. Wenn hier etwas Handfestes im Protokoll landet, haben die Teilnehmer eher das Gefühl, dass dieses Meeting alle ein Stück weiter gebracht haben wird.

Fazit

Effektiv heisst: „Das Richtige tun“. Die Lösung ist also gerade nicht, weniger Meetings abzuhalten. Kommunikation ist Ihre Hauptaufgabe. Effizient heisst „Das was man tut, richtig tun“. Machen Sie Ihre Arbeit in Ihren Besprechungen wie ein echter Profi. Dabei helfen Ihnen die obigen Regeln, die aus langweiliger Zeitverschwendung produktive Zeit machen. Wenn Sie ab sofort in Ihren Meetings auf effiziente Durchführung und lösungsorientierte Beiträge pochen, werden sich Ihre nervigen Meetings in Luft auflösen.

 

Oberstes Bild: © Monkey Business Images – shutterstock.com

Über Peter Rach

Peter Rach ist Experte für Team-Entwicklung, freiberuflicher Kommunikationstrainer und erfahrener Coach für Teamleiter.

Als Trainer sorgt er für eine Kommunikations- und Feedback-Kultur und fördert die Kunden-Kommunikation. Sein Steckenpferd ist die „Mitarbeiter-Begeisterung“. Er moderiert eine Xing-Gruppe zu diesem Thema und hat sich so auch zu einem Experten für Leadership-Fragen entwickelt.

Webseite: begeisterte-mitarbeiter.de


1 Kommentar


  1. Vielen Dank für den Artikel ! Auch wir standen vor der Herausforderung, unsere Meetings effizienter zu gestalten. Dabei sind wir auf die webbasierte Software RS TaskGroup von Raikosoft gestoßen. Mit dieser Software können wir interne und externe Teilnehmer direkt aus der Software einladen (diese können auch direkt zu- oder absagen), die Meetings werden schnell und einfach geplant und die Aufgaben während des Meetings direkt an die Verantwortlichen zugewiesen. Über die Software hat man den ständigen Überblick über den Fortschritt der Meeting Ziele. Eine kostenlose Tesversion kann man hier anfordern: https://www.raikosoft.de/meeting-und-besprechungs-protokoll/

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