Agiles Projektmanagement - So wird Ihr Projekt ein Erfolg

Agiles Projektmanagement ist schon lange kein Trendthema mehr. Während man es früher nur als Oberbegriff für unterschiedliche Vorgehensmodelle in der Software-Entwicklung kannte, etabliert es sich in den letzten Jahren immer mehr als neue Denkweise in anderen Bereichen des Projektmanagements.

Agiles Projektmanagement ist dabei, im Gegensatz zu traditionellem Projektmanagement, von einer geringen Planungs- und Führungsintensität geprägt.

Warum „agile“ Projekte erfolgreicher sind

Das Wort „agil“ steht beim Agilen Projektmanagement für „leicht“ und „beweglich“. Projekte und Prozesse werden dynamisch gestaltet und der Fokus liegt auf Flexibilität statt auf starren Regeln und aufwendiger Dokumentation. Agile Projektmanager greifen häufig auf Ideen aus dem Lean Management oder Kanban zurück.

Das klassische Projektmanagement ist häufig geprägt durch schwergewichtige und bürokratische Prozesse. Agiles Projektmanagement hat das Ziel, diesen entgegenzuwirken, indem es sich auf die zu erreichenden Ergebnisse fokussiert und auch soziale Probleme innerhalb des Projektes berücksichtigt. Dadurch sollen eine höhere Erfolgsquote der Projekte gewährleistet und die Projektdauer /-kosten reduziert werden. Zudem verspricht man sich effizientere Abläufe, motiviertere Mitarbeiter und zufriedenere Kunden. Doch wie soll das gehen?

So funktioniert agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement setzt sich ambitionierte Ziele. Ich möchte Ihnen nun zwei Methoden vorstellen, mit deren Hilfe die zuvor genannten Ziele erreicht werden sollen.

Die Scrum-Methode

Vergessen Sie alle Regeln des klassischen Projektmanagements. Warum? Weil all die traditionellen Methoden, Werkzeuge, Vorgehensweisen und Regeln nicht den gewünschten Erfolg bringen. Bei der Scrum-Methode vertrauen Sie auf ein erfahrenes Projektteam. Für ein erfolgreiches Projektergebnis benötigt dieses Projektteam alle nötigen Freiheiten, der Projektfortschritt muss für jeden transparent sein und es müssen eine lückenlose Kommunikation und tägliche Absprachen möglich sein.

Die Grundsätze der Scrum-Methode

Scrum-Projekte sind dadurch gekennzeichnet, dass sie von wenigen und vor allem einfachen Regeln gelenkt werden. Diese verhindern bürokratische Prozesse und verschaffen Freiräume. Für das Projektteam ist es besonders wichtig, dass es sich selbst organisieren kann und auch darf. Auch hier sind Freiräume das A und O und helfen dabei, Mitarbeiter zu motivieren. Neben den gewährten Freiräumen spielt auch die Zusammensetzung des Projektteams eine wichtige Rolle. Diese sollte interdisziplinär sein und Mitarbeiter mit den unterschiedlichsten Kompetenzen berücksichtigen. Die Teammitglieder eines Scrum-Projektes nehmen unterschiedliche Rollen ein und erfüllen damit verbunden unterschiedliche Aufgaben.

Die Rollen im Scrum-Projekt

Ein Scrum-Projekt enthält drei wesentliche Rollen. Diese sind:

• Das Mitglied
• Der Scrum-Master
• Der Produkteigner

Das Mitglied

Als Mitglied in einem Scrum-Projekt hat man keine „spezielle“ Funktion. Scrum Teams sollten generell aus fünf bis zehn Mitarbeitern bestehen, wobei jedes Mitglied aus eigenem Antrieb dabei sein sollte. Die Mitglieder müssen die Möglichkeit haben, sich ihre Projekte selbst auszusuchen. Dennoch ist es wichtig, dass alle Fachbereiche, die zur Lösung gebraucht werden, im Projekt vertreten sind. Alle Mitglieder im Scrum-Projekt haben dieselben Rechte und Pflichten. Sie organisieren ihre Aufgaben selbst und es gibt keine Hierarchie innerhalb des Teams.

Der Scrum-Master

Der Scrum-Master übernimmt mehrere Funktionen. Er stellt sicher, dass die zuvor vereinbarten Regeln eingehalten werden. Des Weiteren hilft er dem Team bei methodischen Problemen und steht als Moderator zur Verfügung. In seiner zusätzlichen Funktion als Dienstleister für das Projektteam sorgt der Scrum-Master dafür, dass Probleme und Hindernisse aus dem Umfeld des Projektes beseitigt werden und alle nötigen Ressourcen vorhanden sind. Zudem fungiert er als Ansprechpartner für Aussenstehende.

Der Produkteigner

Die Rolle des Produkteigners vertritt all diejenigen, die von dem Projekt betroffen sind, oder ein Interesse an dessen Erfolg haben. Das können die Mitarbeiter als Anwender einer IT-Lösung sein, aber auch andere Stakeholder, die am Projekt (indirekt) beteiligt sind. Der Produkteigner muss dabei alle Anforderungen bündeln und im Scrum-Projektteam anbringen. Diese Anforderungen können neben Kundenwünschen auch spezifische Vorgaben aus Abteilungen wie Marketing, Kundendienst oder Vertrieb darstellen. Der Produkteignerdient als Sprachrohr und sichert durch das Berücksichtigen aller Stakeholder den Erfolg des Projektes.

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Der Scrum-Prozess

Wir haben nun bereits die Rollen kennengelernt, welche für ein erfolgreiches Scrum-Projekt wichtig sind. Noch viel wichtiger als die Rollen ist jedoch der Ablauf des Projektes. Der Auslöser für ein Scrum-Projekt ist immer ein Auftrag. Dieser ist in der Regel eine Vision, eine Idee oder eine grobe Vorstellung über die Lösung, welche dann im Projekt erarbeitet werden soll. Darauf aufbauend folgen neun Prozessschritte.

1. Story Cards


Der Auslöser des Projektes, der eben kurz beschrieben wurde, wird im ersten Projektschritt genauer definiert. Auf sogenannten Story Cards werden die konkreten Anforderungen und die einzelnen Funktionalitäten formuliert. Besonders wichtig ist es an dieser Stelle, dass diese Formulierung in den Worten der „Anwender“ und nicht in den Worten der Spezialisten erstellt wird. Aus den Story Cards wird nun sichtbar, welche Ressourcen und Qualifikationen das Projektteam benötigt.

2. Produkt-Backlog


Die zuvor definierten Anforderungen des Produkteigners werden nun in einem sogenannten Produkt-Backlog zusammengefasst. Dieses Produkt-Backlog ist eine Zusammenfassung sämtlicher Funktionen und Merkmale, die das Produkt oder die Lösung haben sollte.

3. Prioritäten


Der dritte Schritt befasst sich mit dem Vergeben von Prioritäten. Das Team überlegt, welche Funktionen und Elemente am wichtigsten sind und somit zuerst bearbeitet werden müssen. Funktionen, Elemente und Anforderungen, die nicht so wichtig sind, werden aussortiert, mit anderen zusammengefasst oder verschoben.

4. Sprint-Planung


Schritt vier beschäftigt sich mit der Sprint-Planung. Hierbei werden in einer Besprechung die Rahmenbedingungen des Projektes abgesteckt. Rahmenbedingungen sind in diesem Fall:

• Wo und wann kann sich das Team treffen?
• Wie soll das Projektergebnis aussehen?
• Was sind mögliche Teilziele?
• Was sind die Meilensteine?
• Was sind Besonderheiten, die beachtet werden müssen?
• Was sind die einzuhaltenden Schnittstellen?
• Wer sind die Ansprechpartner?

Alle Antworten darauf werden als Sprint-Regeln festgehalten und strukturieren das weitere Vorgehen.

5. Sprint-Backlog


Das Sprint-Backlog enthält alle Aufgaben, die ausgeführt werden müssen. Die einzelnen Aufgaben bezeichnet man als Tickets. Das Sprint-Backlog stellt somit eine Art Massnahmenplan dar. Die Teammitglieder übernehmen eigenverantwortlich die Bearbeitung der Tickets. Gleichzeitig zeigt der Sprint-Backlog den Arbeitsvorrat, der dem Projektteam im nächsten Arbeitszyklus (Sprint) bevorsteht.

6. Arbeitsprozesse im Sprint


In dieser Phase arbeiten die Teammitglieder an ihren Tickets.

7. Besprechungen


In einer täglich stattfindenden 15-minütigen Besprechung (dem Scrum), stellt jedes Teammitglied vor, was er seit dem letzten Scrum erledigt hat und was es bis zum nächsten Scrum erledigen wird. Des Weiteren legen die Teammitglieder offen, was sie in der Ausführung ihrer Aufgaben behindert. Diese Information ist wichtig für den Scrum-Master, welcher diese Hindernisse zu beseitigen hat. Mithilfe eines Sprint-Burndown-Charts kann der Projektverlauf visualisiert werden.

8. Fortschrittskontrolle


Jeder Sprint (Arbeitszyklus) wird durch ein Sprint Review Meeting abgeschlossen. Hierbei stellt das Team die Ergebnisse dem Produkteigner vor. Dieser muss die Ergebnisse akzeptieren und annehmen.

9. Projektabschluss


Wenn alle Arbeitszyklen (Sprints) durchlaufen sind, wird das fertige Produkt, die fertige Lösung, an den Produkteigner übergeben. Das Projekt ist abgeschlossen.

Das Kanban-Board

Eine weitere Methode, welche auch im Rahmen von Scrums genutzt wird, ist das sogenannte Kanban-Board.

Das Kanban-Board liefert den Projektmitarbeitern eine Übersicht über den Projektstand und den Verlauf des Projektes. An einer Tafel, bspw. einem Whiteboard, werden die Tickets angeheftet und je nach Status durch die unterschiedlichen Bearbeitungsstufen geleitet.

Der Mitarbeiter sieht auf einen Blick, welche Aufgaben noch anstehen, was gerade in Bearbeitung ist und welche Aufgaben schon erledigt wurden.

Angelehnt an das Kanban-Prinzip werden nur so viele Aufgaben angehängt, wie auch vom zuständigen Team bearbeitet werden können. Für die Anwender wird sofort sichtbar, wenn irgendwo ein Engpass vorliegt und es können direkt Massnahmen eingeleitet werden, um das Projekt am Laufen zu halten. Eilige Aufgaben können durch farbliche Abgrenzung vorgezogen und priorisiert bearbeitet werden.

Das Projektteam hat die Möglichkeit und die Freiheit, die Aufgabenverteilung und den Arbeitsfluss völlig selbstständig zu steuern.

 

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