Professionelles Gäste- und Teilnahmemanagement bei Veranstaltungen

18.02.2015 |  Von  |  Allgemein, Dienstleistungen
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Professionelles Gäste- und Teilnahmemanagement bei Veranstaltungen
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Der Erfolg eines grossen Events steht und fällt mit einer perfekten Organisation. Dabei kommt es nicht nur auf den reibungslosen Ablauf, sondern auch auf das Gäste- und Teilnehmermanagement im Vorfeld der Veranstaltung an.

Vorbereitung und Organisation spielen eine entscheidende Rolle. Professionelle Dienstleister haben sich auf diese Services spezialisiert und unterstützen die Veranstalter bei der Vorbereitung, der Einladung und der Durchführung des Events. Am Ende steht die gemeinsame Nachbereitung und die Reflexion der Veranstaltung.



Anbieter suchen via Ausschreibung

Wenn Sie als Veranstalter auf der Suche nach professioneller Unterstützung für Ihr Event sind, sollten Sie im Rahmen einer Ausschreibung den passenden Anbieter suchen. Stellen Sie anhand einer Liste zusammen, welche Aufgaben vom Gästemanagement übernommen werden sollen, und vergleichen Sie die einzelnen Angebote. Legen Sie im Vorfeld Ihres Events das zur Verfügung stehende Budget fest. Bedenken Sie: Je detaillierter die Angaben des Veranstalters sind, desto genauer fällt das Angebot des Dienstleisters aus! Sprechen Sie besondere Wünsche und Anforderungen direkt an und nehmen Sie sie in den Aufgabenkatalog auf. Experten empfehlen, die Anzahl der Angebote auf drei bis vier zu begrenzen, da der Prozess sonst schnell unüberschaubar und ein Vergleich schwierig wird.

Professionelle Dienstleister unterstützen die Veranstalter bei der Vorbereitung, der Einladung und der Durchführung des Events. (Bild: dotshock / Shutterstock.com)

Professionelle Dienstleister unterstützen die Veranstalter bei der Vorbereitung, der Einladung und der Durchführung des Events. (Bild: dotshock / Shutterstock.com)

Mit professioneller Software geht das Gästemanagement leichter



Beim professionellen Teilnehmermanagement übernimmt ein Dienstleister die Gestaltung und den Versand der Einladungen. Eine Gästeliste gibt Überblick über die geladenen Gäste, hier werden Zu- und Absagen notiert. Im Fachhandel gibt es spezielle Software, die bei der Pflege der Teilnehmerliste unterstützt. Einige Anbieter haben eigene Tools entwickelt. Reisen Teilnehmer des Events von ausserhalb an, übernimmt das Gästemanagement die Buchung von Hotelzimmern, veranlasst auf Wunsch die Anreise der Gäste und sorgt für den Transfer zur jeweiligen Unterkunft.



Der Service übernimmt zudem das Seating und sorgt dafür, dass jeder Teilnehmer seinen Platz findet. Gemeinsam mit dem Veranstalter wird eine Tischordnung erstellt. Auf Wunsch werden Tickets oder Gäste-IDs für das Event bereitgestellt. Auch hier vereinfachen Software-Lösungen die Verwaltung.

Zu Beginn der Veranstaltung übernimmt das Teilnehmermanagement die Zugangskontrolle und sorgt für die Akkreditierung der Gäste. Ist ein Transfer von der Unterkunft zum Veranstaltungsort erforderlich, wird dies ebenfalls koordiniert. Die Betreuung der Technik vor Ort und die reibungslose Durchführung des Events stehen nun auf dem Programm.

Massnahmen nach dem Event

Nach Durchführung des Events erfolgt – falls erforderlich – die weitere Kommunikation mit den Teilnehmern. Ein umfassender Report gibt Auskunft über den Erfolg der Veranstaltung, zudem übernimmt das Gästemanagement die Abrechnung mit entsprechender Dokumentation und kümmert sich um die steuerlichen Belange. Auf Wunsch führt der Dienstleister eine Gästebefragung zur Zufriedenheit mit der Veranstaltung durch.



 

Oberstes Bild: Ein professionelles Gästemanagement sorgt von der Einladung bis zur Nachbereitung für den reibungslosen Ablauf eines Events. (© Halfpoint / Shutterstock.com)

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