Besucherempfang im Unternehmen

Ein Unternehmen funktioniert nicht ohne Geschäftspartner und Kunden. Besonders im produzierenden Gewerbe, aber auch in vielen beratenden Einrichtungen gehören Besucher unmittelbar zum Betriebsalltag.

Geschäftsleute kommen zu Besprechungen, Interessenten wollen mehr über die Produkte und deren Herstellung erfahren und in vielen Arztpraxen oder Beratungseinrichtungen zählen Patienten und Klienten zu den täglichen Gästen. Nicht zuletzt sind es auch Handelsvertreter oder die Beamte aus der Finanzverwaltung, die Ihren Betrieb aufsuchen.

Wenn Auswärtige in Ihr Unternehmen kommen, sollten Sie darauf eingestellt sein – seien es nun Kunden, Gäste, Patienten, Klienten oder Interessenten. Dafür müssen Sie nicht nur die jeweils passenden Räume mit dem entsprechenden Mobiliar bereitstellen, sondern natürlich auch auf die vielen Kleinigkeiten achten, die den Besucherempfang angenehm und gastfreundlich machen.

Der richtige Raum

Es kommt nicht darauf an, ob Ihre Firma gross oder klein ist, Sie sollten  immer auf Gäste eingestellt sein. Während in Hotels meist eine Lobby zur Verfügung steht, müssen in anderen Betrieben und Einrichtungen solche Empfangsräume erst geschaffen werden. Im günstigsten Fall befinden sich diese nahe am Eingang oder Empfang, sodass sich Ihre Besucher nach dem ersten Kontakt mit dem freundlichen Rezeptionspersonal dort erst einmal setzen und auf ihren Gesprächspartner warten können.

Der Besucherraum muss kein in sich abgeschlossenes, separates Zimmer sein. Er kann sich beispielsweise direkt an den Eingangsbereich anschliessen. Allerdings ist bei einer solchen Konstellation darauf zu achten, dass er nicht zu stark von Mitarbeitern oder anderen Kunden frequentiert wird. Zudem sollte er ein bestimmtes Mindestmass an Bequemlichkeit bieten. Einfache Stuhlreihen oder gar harte Bänke sind keine einladende Variante für einen Empfangsraum.

Wählen Sie attraktive, pflegeleichte und moderne Sitzmöbel wie etwa Sessel, Sofas oder bequeme Besucherstühle für die Möblierung eines solchen Bereiches aus. Selbstredend gehören entsprechend passende Tische und Beistelltische, eine dezente Garderobe, Schirmständer sowie Abfallsammler zur Ausstattung. Gern können Sie dort Tageszeitungen, Magazine und Informationsmaterialien zum Unternehmen auslegen. Dort, wo sich Ihre Gäste eventuell länger gedulden müssen, kann auch passende Unterhaltungselektronik in den Besucherraum integriert werden. Gekonnt platzierte Kunstwerke und attraktive Grünpflanzen verleihen zusätzlich ein angenehmes Ambiente.

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Vom Empfang ins Besprechungszimmer

Individuelle Gespräche mit Besuchern sollten prinzipiell in einem extra dafür eingerichteten Besprechungsraum geführt werden. Es empfiehlt sich ein separater Raum, der auch eine vertrauliche Unterhaltung erlaubt. Je nach der Menge der zu erwartenden Gäste kann dieser Raum kleiner oder grösser sein. Auch hier gilt es, die Besucher bequem zu platzieren. Weil dort aber schon an konkreten Fragestellungen gearbeitet wird, kann die Möblierung durchaus sachlicher erfolgen. Ein grosser Besprechungstisch mit modernen Stühlen wird durch Sitzgruppen für die persönlicheren Gespräche perfekt ergänzt.

Denken Sie beim Besprechungsraum auch an die Bewirtung Ihrer Gäste. Im Idealfall befindet sich direkt angrenzend eine kleine Teeküche, in der Sie Snacks und Getränke für die Besucher bereithalten bzw. vorbereiten können. Achten Sie hierbei auf sauberes und modernes Geschirr in ausreichender Menge. Ein wildes Sammelsurium skurriler Motivtassen oder Gläser wirkt keinesfalls professionell. Vielleicht besitzen Sie sogar Geschirr mit eigenem Firmenlogo. Damit demonstrieren Sie auch auf dem Gebiet eine hohe Professionalität.

Die Einrichtung des Besprechungszimmers sollte gut mit der Gestaltung von Wänden und Böden harmonieren. Frische, aber warme Farben erzeugen ein angenehmes, wohnliches Gefühl und laden auch zum längeren Bleiben ein.

Verzichten Sie bei der Möblierung von Besprechungsräumen für Besucher bewusst auf Unterschiede in der Ausgestaltung der einzelnen Plätze. Somit begeben Sie sich auf eine Augenhöhe mit dem Gast. Mitunter ist für Besprechungsräume eine geeignete Präsentationstechnik wichtig. Sie sorgt dafür, dass Sie Ihre Gäste und Besucher bei Bedarf auf zeitgemässe Art und Weise informieren können.

Was den Unterschied zu anderen Räumen ausmacht

Besucherräume sind in der Regel keine Arbeits- oder Pausenräume. Dementsprechend werden sie auch nicht mit Büro- oder Pausenraummöbeln ausgestattet. Der Empfangsbereich ist jedoch auch kein Aufenthaltsraum für viele Stunden. Er dient lediglich der Begrüssung und der Information von Gästen und Besuchern und darf dementsprechend sparsam, aber nicht spartanisch eingerichtet sein.

Verzichten Sie im Besucherraum auf jegliche Informationstafeln, denn Ihre Besucher kommen ja jeweils mit wechselnden Anliegen in Ihr Unternehmen. Gestalten Sie den Empfang angenehm und bequem und nicht einseitig als Arbeitsraum. Überladen Sie ihn nicht! So können Sie die gut eingerichtete Räumlichkeit jederzeit für unterschiedliche Besuchergruppen nutzen.

Sollten die räumlichen Voraussetzungen in Ihrer Firma eher begrenzt sein, dann lässt sich häufig auch im Verwaltungsbereich ein Zimmer finden, das sich durchaus als Besucher- und Besprechungsraum anbietet. Es kann gegebenenfalls auch das Vorzimmer des Chefs sein.

 

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