6 Reaktionen, die Ihre Einladungen auf keinen Fall provozieren sollten

Die Einladung ist so etwas wie eine Vorab-Präsentation Ihres geplanten Business-Events – egal, ob es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung oder eine Portfolio-Schau handelt. Natürlich sind generell Anlass und Thema ausschlaggebend für die Teilnahmeentscheidung. Dennoch spielen die Optik und der Informationsgehalt der Einladung eine unbewusste, aber gewichtige Rolle bei der vorherigen Einschätzung Ihres Events, vor allem, wenn die Besucher Eintritt bezahlen sollen. 

Gut gemachte Einladungen heben Ihre Professionalität und die Wertigkeit des Termins hervor. Im gegenteiligen Fall aber müssen Sie sich über wenige oder ausbleibende Zusagen nicht wundern. Wir haben hier sechs typische Reaktionen auf Einladungen zusammengestellt, die Sie auf jeden Fall verhindern sollten.

1. „Die können sich nicht mal Drucksachen leisten!“

Schätzen Sie Ihre Zielgruppe gewissenhaft ein, bevor Sie sich für ein Einladungsformat entscheiden. Postalische Einladungen wirken häufig edel und werden eher registriert, können aber auch altmodisch erscheinen. Sie bedürfen eines höheren Beantwortungsaufwandes – frankierter Rücksendeabschnitt hin oder her. Recherchieren Sie die Best Practices Ihrer Wettbewerber und fragen Sie vertrauenswürdige Kunden oder Geschäftspartner nach deren Auffassung.

Sie können parallel auch beide Wege beschreiten, indem Sie an den inneren Gästekreis einen Brief, an Ihren Gesamtverteiler aber eine E-Mail verschicken. Vergeben Sie zeitraubende Arbeitsschritte wie das Kuvertieren ruhig nach aussen. Stellen Sie in jedem Fall eine Online-Zusagefunktion und weitere Infos digital abrufbar zur Verfügung und geben Sie diese in geeigneter Form auf der postalischen Einladung an.

Falls über das Internet nicht gleich eine Antwort zurückkommt, unterliegen Sie nicht der Versuchung, dieselbe Einladung mehrmals zu senden. Sie können ein Follow-up schicken, eine ausführliche Anleitung dafür finden Sie in diesem Post zur digitalen Eventerinnerung. Sie sollte aber auf jeden Fall neu formuliert sein. Ansonsten wirkt die ganze Sache eher verzweifelt als engagiert.

Laden Sie immer zusätzlich, aber niemals ausschliesslich über Facebook ein. Das soziale Netzwerk ist derart mit Contents überschwemmt, dass es sein kann, Ihre Einladung wird leicht übersehen und Ihr Event wird nicht als so exklusiv und einmalig wahrgenommen, wie Sie es sich wünschen. Personalisieren Sie Ihre Einladungen so gut wie möglich – das gilt für alle sozialen Netzwerke, es sei denn, es handelt sich um eine Messe, die keiner individuellen Einladungen bedarf.

Eine Ausnahme zu oben Genannten sind Presseeinladungen. Diese sollten immer digital versandt werden.

2. „Verdammt, dieses Zeug hat mir gerade noch gefehlt!“

Egal, wie Sie Ihre Einladung gestalten oder welche humorvollen Ideen Sie verwirklichen: Gehen Sie Ihren prospektiven Gästen nicht auf die Nerven. Platzieren Sie in den Umschlägen keine kleinteiligen Inhalte wie Glitter oder Konfetti, das sich überall festsetzt, stört und keine wirkliche Aussage hat. Möchten Sie etwa eCards verschicken, verzichten Sie auf animierte Effekte, denn die kann zum Beispiel nicht jedes Betriebssystem korrekt wiedergeben.

3. „Kein Mensch kann das hier lesen.“

Die Rede ist von bewusst ausgefallenen Schriftarten. In Zeiten der Free Fonts ist die Versuchung bei Abwesenheit des Grafikers recht gross, eine originelle, themenbezogene Typologie zu wählen. Das kann gut gehen, aber auch entsetzlich daneben. Falls Sie sich dafür entscheiden, sollte bloss der Event-Name selbst auf die Art gesetzt sein.

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Halten Sie den Rest eher schlicht und einfach. Eine grundlegende Sachlichkeit in der Schrift tut jeder Einladung gut – egal wie innovativ und avantgardistisch die Veranstaltung selbst sein wird. Vermitteln Sie diese Aspekte über Bilder und Grafik, nicht über die Typen.

4. „Wer ist denn nun eigentlich der Veranstalter?“

Wenn Sie ein sponsorenfinanziertes Event planen, sind Einladungen natürlich eine der Werbemöglichkeiten, welche die Sponsoren sich nicht entgehen lassen wollen. Das ist an sich völlig in Ordnung. Jedoch bestimmen Sie über Grösse und Platzierung der entsprechenden Logos. Es sollte nämlich deutlich werden, dass Ihr Unternehmen der Veranstalter ist und nicht einer Ihrer Sponsoren.

Stellen Sie auch sicher, Letztere in der Reihenfolge ihres Beitrages zu listen und anzugeben, wer von ihnen das Event sponsert und wer es „präsentiert“. Präsentationen werden immer teurer – konsequenterweise kann der Sponsor auch erwarten, nicht in der Logofülle unterzugehen.

Sie haben eine Gratwanderung vor sich: Ihre Investoren glücklich zu machen, als Veranstalter klar hervorzutreten und alles in einer ansprechenden, eleganten Einladung grafisch umzusetzen. Lassen Sie sich im Sponsoringvertrag möglichst nicht darauf ein, Logos in festgelegten Grössen zu zeigen, damit Ihnen mehr gestalterische Freiheit bleibt. Sie und Ihr Grafikteam dürfen es nicht zulassen, dass unternehmensfremde Layout-Elemente Ihr Corporate Design sprengen.

5. „Klingt interessant – aber wo soll das Event stattfinden?“

Es hört sich fast unglaublich an, kann aber jedem passieren: Man vergisst ganz wichtige Inhalte mitzuteilen, weil sie für einen selber bereits selbstverständlich geworden sind. Klassiker in dieser Hinsicht sind der Ort, das Datum und der Beginn, Kontaktadressen, wichtige Programmpunkte, Keynote-Speaker, die Zusageoptionen, um nur einige aufzuzählen.

Nicht zu vergessen sind Rechtschreibfehler, die das eigene Gehirn einfach hartnäckig überliest. Am Beginn der Einladungsgestaltung sollten Sie eine Liste der wirklich wichtigen Punkte anlegen und diese anhand der fertigen (Druck-)Grafik nochmals durchgehen.

Lassen Sie die gestaltete Einladung von mindestens drei Personen gegenlesen, die am Entstehungsprozess möglichst nicht beteiligt waren, und bitten Sie um ein Feedback, ob alle notwendigen Fakten kommuniziert werden. Ansonsten scheint Ihre Einladung auf Schludrigkeiten hinzuweisen, die der Eingeladene dann auf das Event als Ganzes überträgt und zu befürchten beginnt.

6. „Meier???? Ich heisse nicht mehr Meier!“

Stellen Sie sicher, dass die Namen der Eingeladenen aktuell und korrekt geschrieben sind. Wenn jemand gerade geschieden oder verwitwet ist, kann der falsche Name zu nicht gewünschten Emotionen führen. Diese haben zwar mit Ihrem Event nichts zu tun, provozieren aber eine Absage. Wenn Sie Ihre Einladungen digital versenden, sollte immer der Name eingefügt sein, sonst wirkt sie noch anonymer.

 

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