Eventplanung – so gehen Sie mit Problemen um

26.11.2014 |  Von  |  Organisation
Keine Beiträge mehr verpassen? Hier zum Newsletter anmelden!
Eventplanung – so gehen Sie mit Problemen um
Jetzt bewerten!

„Murphys Gesetz“ greift meistens dann, wenn man dieses ungeschriebene Gesetz nicht gebrauchen kann: Wenn etwas schiefgehen könnte, wird das auch so eintreten. Bei großen Events und Veranstaltungen kann eine solche Panne aber schwere Folgen haben. Der Erfolg und das Image eines Events hängt letztendlich nicht nur von der Show selber und den Inhalten ab, sondern vor allem von einem reibungslosen und planungsgemässen Ablauf. 

Eine gute und vorausschauende Eventplanung heisst auch, dass man mögliche Pannen und Zwischenfälle schon im Vorfeld berücksichtigt und sich Lösungen überlegt, auch wenn sie diese niemals ganz ausschliessen lassen. Dabei kann die Lautsprecheranlage oder Beleuchtung ausfallen, ein Kurzschluss entstehen, oder ein Redner sagt in letzter Minute ab.

Auch Servicepartner können ausfallen, oder die Wetterverhältnisse die Veranstaltung ungünstig beeinflussen. Auch der zeitliche Ablauf kann sich verzögern, oder einzelne Programmpunkte fallen aus. Hier ist es wichtig, dass Sie vor Ihren Gästen, Kunden und Besuchern immer souverän bleiben und die Fassung behalten – denn für jedes Problem gibt es eine Lösung.

Bewahren Sie bei allen Problemen Ihre Souveränität

Falls ein Problem bei Ihrem Event auftreten sollte, sehen Sie zu, dass es nicht nach außen dringt und unter Ihrem Team bleibt. Bleiben Sie ruhig und versuchen Sie, eine schnelle Lösung oder Alternative zu finden. Viele Fauxpas werden Ihre Gäste gar nicht bemerken. Falls eine Panne sich aber nicht verbergen lässt, z.B. wenn ein angekündigter Programmpunkt ausfällt, bleiben Sie offen und verkünden Sie es selbstsicher, sachlich ganz offiziell. Vielleicht wird Ihr Publikum enttäuscht und frustriert reagieren, aber es stellt sich in der Regel schnell auf die neue Situation ein und weiß Ihre Offenheit zu schätzen.

Evaluieren Sie die notwendigen Schritte

Finden Sie zuerst heraus, wie das Problem entstanden ist. Vielleicht erkennen Sie hier schon Lösungsmöglichkeiten und können die nächsten Schritte einleiten, um Ihr Event zu retten. Halten Sie sich in diesem Stadium nicht mit der „Tätersuche“ oder Schuldzuweisungen auf, denn diese können Sie nach dem Event vornehmen. Konzentrieren Sie sich jetzt ganz auf den möglichst reibungslosen Ablauf der weiteren Veranstaltung. Holen Sie sich zur Not Unterstützung von anderen Fachleuten oder halten Sie ein kurzes Brainstorming im Team ab. Manchmal hat eine andere Person schnell die richtige Lösung zur Hand.

Entwerfen Sie ein alternatives Konzept und nutzen Sie das Netzwerk

Viel besser verhält es sich, wenn Sie bereits für den „worst case“ einen Plan B vor dem Event entwickelt haben, mit dem Sie Lösungen und Alternativen einplanen und diese schnell umsetzen können. Haben Sie z.B. für den Ausfall eines Moderators, Redners oder Service-Partners immer einige andere Telefonnummern zur Hand. Gerade bei größeren Veranstaltungen wie Messen oder Festakten ist das wichtig, damit diese ohne große Unterbrechungen fortgesetzt werden können. Haben Sie deshalb immer Optionen in petto!

Ebenso hilfreich ist ein umfangreiches Netzwerk an Dienstleistern, die schnell einspringen können und Ihnen im Fall der Fälle helfen. Dazu gehören auch technische Probleme, Personal, Verpflegung, Transport und Unterhaltungsprogramme. Bei Outdoor-Events sollten Sie immer mit Regen, Sturm und Kälte rechnen und z.B. Zelte zur Verfügung haben, oder einen Innenraum, in den Sie die Veranstaltung schnell verlagern können. Damit gehen Sie sicher, dass Ihr Projekt nicht ins Wasser fällt.

 

Oberstes Bild: © g-stockstudio – shutterstock.com

Über Agentur belmedia

Die Agentur belmedia GmbH beliefert die Leserschaft täglich mit interessanten News, spannenden Themen und tollen Tipps aus den unterschiedlichsten Bereichen. Nahezu jedes Themengebiet deckt die Agentur belmedia mit ihren Online-Portalen ab. Wofür wir das machen? Damit Sie stets gut informiert sind – ob im beruflichen oder privaten Alltag!


Ihr Kommentar zu:

Eventplanung – so gehen Sie mit Problemen um

Für die Kommentare gilt die Netiquette! Erwünscht sind weder diskriminierende bzw. beleidigende Kommentare noch solche, die zur Platzierung von Werbelinks dienen. Die Agentur belmedia GmbH behält sich vor, Kommentare ggf. nicht zu veröffentlichen.