Oft ein Stiefkind in Unternehmen: die interne Kommunikation

Die interne Kommunikation in einem Unternehmen, die auch als Mitarbeiterkommunikation bezeichnet wird, ist auch ein Bindeglied zwischen der Führungsetage und den Mitarbeitern. Sinn und Zweck ist es, organisatorische Abläufe effizienter zu gestalten, Informationen zu verbreiten und sie transparent zu machen sowie den Dialog zwischen den Mitarbeitern und den einzelnen Führungsebenen zu intensivieren.

Effizienz, Transparenz und Dialog vertiefen die Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen und führen zu einer höheren Motivation aufseiten der Mitarbeiter.

Die Mitarbeiterkommunikation gliedert sich in die formelle und die informelle interne Kommunikation.

1. Die formelle interne Kommunikation

Die Grundlagen jedweder Kommunikation sind allgemeingültig. Das bedeutet, dass sich Kommunikation im privaten Bereich von der im beruflichen Umfeld nicht unterscheidet. Unterschiede gibt es hinsichtlich der bestehenden Rahmenbedingungen. So orientiert sich die Kommunikation in Unternehmen an den organisatorischen Vorgaben und Regeln, die wiederum in die Form und die Inhalte des Ablaufs der Kommunikation einfliessen. Dieser die Kommunikation umgebende sinnbildliche Rahmen wird als formelle interne Kommunikation bezeichnet. Zu ihren Merkmalen gehört, dass sie personenunabhängig und auf Dauer organisiert ist, wodurch ein reibungsloser innerbetrieblicher Kommunikationsfluss sichergestellt wird. Regelmässig wird sie, wenn möglich, in einer bestimmten Art und Weise in Worte gefasst, beispielsweise in Form von Protokollen, Gesprächsnotizen und E-Mails.

2. Die informelle interne Kommunikation

Zu den Merkmalen der internen Kommunikation gehört neben dem formellen auch ein informeller Anteil. Anders als der formelle ist der informelle Anteil nicht vorgegeben und auch nicht organisatorisch geregelt. Da die informelle interne Kommunikation weitgehend unberechenbar ist, wird sie eher als Störung der formellen internen Kommunikation verstanden und insoweit in Unternehmen weitestgehend vermieden. Tatsächlich wird die menschliche Arbeitsleistung ganz wesentlich durch soziale Faktoren geprägt und durch ein positives berufliches Umfeld gesteigert. Insoweit trägt gerade die informelle interne Kommunikation dazu bei, die die interne Kommunikation kennzeichnenden Merkmale – Effizienz, Transparenz und Dialog – zu intensivieren und die Motivation sowie die Arbeitsleistung zu erhöhen.

Die Instrumente der internen Kommunikation

Neben den klassischen Instrumenten der internen Kommunikation gibt es auch elektronisch basierte. Eines der klassischen Kommunikationsinstrumente ist die Mitarbeiterzeitung, die ihren Fokus darauf richtet, die Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren. Dieselben Funktionen erfüllen auch Rundschreiben, Newsletter und Management-Informationsbriefe. Den klassischen Instrumenten in der internen Kommunikation sind auch das Schwarze Brett, Bulletin Boards, Veranstaltungen wie beispielsweise Betriebsversammlungen und das Mitarbeitergespräch zuzuordnen.

Darüber hinaus gibt es in der internen Kommunikation elektronisch basierte Instrumente, zu denen beispielsweise E-Mails ebenso wie Online-Newsletter, Foren, Blogs, Wikis, das Corporate-Radio und Business-TV ebenso wie die Videokonferenz und Soziale Netzwerke gehören. Auch ein Mix aus klassischen und elektronisch basierten Kommunikationsinstrumenten ist möglich, dann spricht man von crossmedialer interner Kommunikation. Kombiniert werden auch sogenannte Push- mit Pull-Instrumenten. Während Push-Instrumente wie beispielsweise E-Mails die Informationen direkt an eine bestimmte Empfängergruppe übermitteln, stellen Pull-Medien Informationen auf einer bestimmten Plattform zur Verfügung, die von den Mitarbeitern aktiv abgerufen werden. Zu den Pull-Medien gehört beispielsweise das unternehmensinterne Intranet.

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Das Intranet – Orientierungsgeber für Geschäftsführung und Mitarbeiter

Ein unternehmensinternes Intranet braucht Inhalte, die geplant, getextet, eingepflegt und koordiniert werden müssen. Dies bedarf besonderer Sorgfalt und fachlicher Kompetenz, da das Intranet von seiner Zielsetzung her ein Orientierungsgeber für Mitarbeiter und Geschäftsführung gleichermassen ist. Mindestens ein zentraler Ansprechpartner muss deshalb in der Lage sein, sich mit den von allen Seiten auf ihn einströmenden Ansprüchen und Anforderungen auseinanderzusetzen und entsprechende Massnahmen daraus abzuleiten. Wie die Koordination der verschiedenen Interessen in einem Unternehmen stattfindet, bleibt dem Verantwortlichen überlassen, wobei sich Jours Fixes mit Verantwortlichen der einzelnen Unternehmensbereiche bewährt haben. Grundsätzlich gehört das Intranet in die Hände unternehmensinterner Mitarbeiter, denn sie allein kennen die Befindlichkeiten aller Beteiligten und auch die Unternehmensorganisation. Ganz abgesehen davon werden in das Intranet auch Interna eingestellt, deren Kenntnis für Dritte nicht erwünscht ist.

Auch im Intranet kommt es auf die Inhalte an

Ziel ist die regelmässige Intranet-Nutzung aller im Unternehmen angesiedelten Zielgruppen. Während die Geschäftsführung das Intranet vor allem für die Informationsverbreitung und das Wissensmanagement nutzt, sind die Mitarbeiter an Mehrwert, Aktualität und Austausch interessiert. Insoweit werden an die Redaktion hohe Anforderungen gestellt, das sie die Interessen aller Beteiligten in die Inhalte des Intranets einfliessen lassen muss. Oberste Priorität hat deshalb die Qualität der Inhalte, zu denen beispielsweise diese gehören können:

• Neuigkeiten über das Unternehmen wie der Geschäftsbericht, Interviews mit Mitarbeitern und Führungskräften sowie aktuelle Pressemitteilungen
• Wissensbeiträge zu neuen Produkten oder Dienstleistungen, ein fachsprachliches oder technisches Glossar mit begrifflich-sachlichen Definitionen oder Fachartikel
• Service-Elemente wie die Möglichkeit zum Abrufen von Formularen sowie Kontaktmöglichkeiten
• Visuelle Elemente wie Videos über das Unternehmen oder auch Fotos, die bestimmte Arbeitsvorgänge dokumentieren
• Community-Inhalte, die die Möglichkeit bieten, eigene Beiträge einzubringen, beispielsweise Veranstaltungshinweise oder Büchertipps, oder auch Kommentar- beziehungsweise Bewertungsfunktionen.

Mit dem Intranet untrennbar verbunden ist ein solides Fundament in Form eines Redaktionsleitbildes, das den thematischen Überbau definiert. Das Redaktionsleitbild lässt sich aus der Beantwortung der Frage entwickeln, welche Zielsetzung mit dem Intranet verfolgt werden soll und wie diese Ziele erreicht werden können.

Das Intranet trägt meist die individuelle Handschrift eines Unternehmens, denn jedes Unternehmen verfolgt eigene Ziele und Kommunikationsprozesse. Insoweit kann ein gutes Intranet helfen, vorhandene Strukturen zu stützen und zu ergänzen, so dass es nicht nur ein wertvoller Kommunikationskanal, sondern auch ein wesentliches Führungsinstrument ist, das auch die Zugehörigkeit der Mitarbeiter zum Unternehmen stärkt.

 

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