Zielgruppendefinition für ein gelungenes Event

Eine wichtige Frage, die es ihm Vorfeld eines Events zu klären gilt, ist: für wen ist die Veranstaltung eigentlich gedacht? Nur wenn Sie Ihre Zielgruppe so exakt wie möglich bestimmen und definieren können, können Sie alle Schritte einleiten, um ein in jeder Hinsicht perfektes Eventmarketing auf die Beine zu stellen.

Die genaue Zielgruppendefinition ist für die Organisation eines Events von entscheidender Bedeutung. Da Sie die Veranstaltung ja für Ihre Gäste durchführen, sollte auch alles auf diese abgestimmt sein – sowohl hinsichtlich der grundsätzlichen Gestaltung (Thema, Ort) als auch hinsichtlich der einzelnen Programmpunkte.

Zielgruppe – was ist das eigentlich genau?

Das entscheidende und wichtigste Merkmal einer Zielgruppe ist deren Homogenität. Das heisst: alle potenzielle Teilnehmer eines Events bzw. alle Personen, an die sich Ihre Veranstaltung richtet, weisen irgendeine Gemeinsamkeit auf. Mit dieser Gemeinsamkeit ist nun nicht (nur) das Alter, die Herkunft oder das Geschlecht gemeint, sondern vielmehr Überschneidungspunkte im Bereich der Bedürfnisse, Erwartungen, Träume, Ideen etc. In dieser Hinsicht sollten Sie Ihre Zielgruppe also genau kennen, um sie in einem zweiten Schritt direkt ansprechen und für sich und Ihr Event gewinnen zu können.

Innerhalb der Eventplanung wird grundsätzlich zwischen einer internen und externen Zielgruppe differenziert. Während sich die interne Zielgruppe aus Menschen zusammensetzt, die innerhalb des Unternehmens agieren (Führungskräfte, Mitarbeite etc.), bezieht sich die externe Zielgruppe auf Personen, die im Umfeld des Unternehmens zu finden sind (Kunden, Mitbewerber, Lieferanten, Öffentlichkeit).

Bei der Planung einer Veranstaltung gilt es, in erster Linie der internen Zielgruppe Beachtung zu schenken, denn diese repräsentiert das Unternehmen. Nur wenn diese Zielgruppe zufrieden ist, wird auch ein positives Unternehmensbild nach aussen kommuniziert. So müssen bei Kundenevents insbesondere die Mitarbeiter eines Unternehmens miteinbezogen und angesprochen werden, denn diese sind gleichsam die Botschafter des Unternehmens und repräsentieren es in vielfältiger Weise nach aussen.

Die Bedürfnisse der Zielgruppe eruieren

Bei vielen Veranstaltungen ergibt sich die Zielgruppe gleichsam von selbst. Doch deren blosse Anwesenheit reicht nicht aus, um ein erfolgreiches Event durchzuführen. Ein Betriebsfest für die Mitarbeiter beispielsweise wird nicht dadurch zum Erfolg, dass so viele Leute wie möglich anwesend sind und für das kulinarische Wohl gesorgt wird. Das wäre zu wenig. Vielmehr sollten Sie hier genau darüber nachdenken, wie Sie einen unvergesslichen Tag oder Abend gestalten könnten, von dem die Mitarbeiter wirklich etwas haben. Als Beispiele wären hier lustige Teamevents zu nennen, bei denen sich die Mitarbeiter besser kennenlernen und einfach zusammen Spass haben können.

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Wichtig ist dabei stets, dass die Mitarbeiter sich wohlfühlen und eine angenehme Zeit verbringen. Um dies zu gewährleisten, kann es nicht schaden, sich schon vorher über die Stimmung in der Belegschaft zu informieren und etwaige Probleme zur Sprache zu bringen. Nur wenn Sie wissen, wie sich Ihre Mitarbeiter derzeit fühlen, ob es Reibereien im Unternehmen gibt oder ob alles harmonisch verläuft, können Sie eine zielgruppengerechte Veranstaltung umsetzen, bei der sich die Beteiligten wohlfühlen.

Dieser Aspekt macht erneut deutlich, dass es bei der erfolgreichen Umsetzung eines zielgruppenspezifischen Events mehr um die Empfindungen und Erwartungen der Zielgruppe geht als um soziodemografische Aspekte. Verschaffen Sie sich ein möglichst vollständiges Bild von der aktuellen Stimmung Ihrer Mitarbeiter in allen Abteilungen – die Sicht der Chefetage reicht nicht aus.

Um ein gelungenes Event zu veranstalten, müssen Sie den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe gerecht werden. Wenn beispielsweise gerade ein Umstrukturierungsprozess im Raum steht und viele Mitarbeiter verunsichert sind, wird die Stimmung auf einem Event dementsprechend negativ sein. Probleme sollten Sie nicht ignorieren, sondern mit Ihren Angestellten offen kommunizieren und deren Ängste ernst nehmen. So können Sie vielleicht die eine oder andere Sorge schnell aus dem Weg räumen, was sich wiederum positiv auf die Stimmung auswirkt. Fehlende Information führt leider häufig dazu, dass Gerüchte die Runde machen. Wirken Sie dem durch offene Kommunikation entgegen!

Wenn Sie sich bereits vor der Planung Ihres Events die Zeit nehmen, Ihre Zielgruppe genau zu bestimmen, wird es deutlich leichter, geeignete Programmpunkte und Themen zu finden. Je besser Sie die Menschen, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen kennen, desto leichter wird es Ihnen fallen, diese zu begeistern und ein gelungenes Event auf die Beine zu stellen.

 

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